業務改善の方法と進め方

バックオフィス(事務部門)を収益に直結した部門に
するためにも、社内の業務改善は早急に着手すべ
き最重要課題です。

収益を上げる上でも、組織のコミュニケーションを図
るにも、ムリ・ムダ・ムラを排除するためにも早急に
業務改善の仕組みを構築しょう。

　　ムリ：一部の部門、工程、人に過度の負担が偏った状態

　　ムダ：成果･結果に結びつかない余分な労力･時間が使われている状態

　　ムラ：ムダとムリが混在して起こっている状態

　　業務改善の方法は業務の手順をマニュアル化し、特定の人だけでなく、全員でノウハウを
　　共有できるようにします。

　　業務改善は大きなコスト削減につながり、収益改善につながります。

　　売り上げが増えたから人を採用する、売り上げが落ちたから人件費を削る、といった安
　　直な対処法を繰り返していると、人は育たず、会社に仕組みができません。

　　業務改善の手順を参考に自社での業務改善を試みてください。

　　ぜひ、早急に改善に着手してください。

　　業務改善の目的の一つは、いかに労働時間を短縮して生産性を上げることです。 

　　以下に業務改善の手法（ポイント）について列記しておきます。

　　各部門で行われている業務を詳しくみると、本来の目的が見失われ従来からの慣例だけ
　　で行われていることが多数あり、部門レベルでの改善は部門責任者が中心になっ て、部
　　下の業務内容を十分に把握したうえで進める必要があります。

　　＜部門ごとの改善ポイント＞

　　　・業務の重複によるムダは生じていないか

　　　・特定社員への業務の偏りが大きすぎないか

　　　・業務（役割）分担は明確になっているか

　　　・業務手順は標準化・マニュアル化されているか

　　　・その部門で行うのが適切な業務か、当該部門の役割に合致しているか

　　　・それぞれの業務の目的と求められる成果は明確になっているか

　　　・無意味な報告書（日報）作成や会議などが行われていないか

　　　・繁忙期・閑散期などの季節変動を吸収する取り組みは行われているか

　　　・各社員のスキル向上に向けた教育や訓練が組織的に行われているか

　　　・上司の思いつきによる計画性のない指示･命令が頻発していないか

　　　・ボトルネック（もっとも時間がかかる工程）改善のための取り組みは行われているか

　　　・リードタイム（業務着手から完了までの時間）の適切な管理は行われているか

　　　・上司は部下全員の労働時間について把握しているか

　　　・恒常的に長時間労働を続けている社員はいないか

　　　・上司は長時間労働している社員を「頑張っている」と単純に評価していないか

　　　・メンタルヘルス面への配慮は十分に行われているか

　　個人レベルでの改善については、一つひとつの業務について「手順は適切か」、「各工
　　程への投入時間は適切か」、「スケジューリングはきちんと行っているか」など正しい仕事
　　の仕方について上司が指導していきます。

　　上司によるこれらの指導は自社独自の業務マニュアルに沿って行うことがより効果的に
　　なります。

　　また、自分が月単位、週単位でどの業務にどの程度の時間を使っているかという時間の
　　有効活用度合いについても考えさせます。

　　業務の生産性は個人のスキルに大きく左右されます。このことからも個人の能力に頼っ
　　たやり方から凡人でも能力のある人と同レベルに近い能力を発揮できる仕組みが必要と
　　なります。

　　上司は各業務におけるマニュアルを基に各人に自分の伸ばすべきスキルを意識させ、
　　向上に努めさせることが必要です。

　　＜個人レベルでの業務改善ポイント＞

　　　・自分に正しい仕事の仕方が身についているかどうかをつねに意識しているか

　　　・現在自分が抱えている業務について納期や期待される成果水準を把握しているか

　　　・今後1カ月間のスケジューリングがきちんとできているか

　　　・毎月、毎週、毎日の時間の使い方について振り返りを行い、改善につなげているか

　　　・自分の担当業務のすべてについて目的と求められる成果は明確になっているか

　　　・自分が伸ばすべきスキルを意識しており、実際に向上に努めているか

　　　・業務改善の意義を理解して積極的に取り組む意志をもっているか

　　　・上司の指示事項をそのまま遂行することのみに没頭していないか

　　　・部門全体の役割を理解し、そのなかで自分の担当業務の価値について意識しているか

　　　・残業代を得るために自ら残業時間を増やそうとしていないか

　　　・生産性が低いとわかっていながら従来のやり方に固執していないか

　　　・緊急度や重要度によって業務に優先順位をつけているか

　　　・自分の能力、時間で対応できない業務について早めに上司に相談しているか

　　　・自分が業務で使っている時間が会社の経営資源であることを意識し、大切にしているか

　　　　　　　　　　　　　　　　　　小さな会社１１の経営革新

　　　・初めから大きなコストをかけず、小さな予算で始める(商売はバクチにあらず)

　　　・収益の柱を複数持つ(本業に関連した商売)

　　　・「真似る」ことから始め、自社オリジナルの『仕組み』をつくる

　　　・情報の氾濫する中で、惑わされず信念を貫く

　　　・事業運営に「魔法の杖」はないと心得る

　　　・「知っている」けど「やっていない」は知らないのと同じ

　　　・成功や大きな報酬を手にするのは、実践者だけ(但し、実践は  “Just Do It！”)

　　　・ＰＣ、ＴＥＬ、ＦＡＸを営業の道具として活用する

　　　・個人に頼ったマンパワーからチーム(組織)パワー

　　　・穴の開いたバケツに水を入れない(経営において100万円の利益を出すことと、
　　　  100万円の損失を未然に防ぐことは同じ価値を持っている)

　　　・過去の延長線上でやっている限り、決して成果は得られない

　　業務改善は経営の要。中小規模企業の多くが、掲載の課題を未解決のまま抱えています。

　　　人事考課制度(規程)　　就業規則(作成・変更)　　 助成金活用

　　　役割分担(業務の分業化・専門化)　　社内会議のやり方　　

　　　経営計画の策定　　モチベーション(基本動作)アップ　　コスト削減

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