「社長ひとりが会社を動かす」発想から「仕組みを使って会社を動かす」発想へ

        

「仕組みで」動かす経営
   
  ■成長のための組織づくり

   ほとんどの経営者の方は、その強力なリーダーシップでこれまで会社を引っ張り、そし
   て、今後も自らが中心になって会社を成長させていきたいと考えていることでしょう。

   しかしながら、たとえば、創業間もなく従業員が10人程度の時期と、50人程度にまで
   規模が拡大している時期とでは、社長が果たすべき役割は変わっていきます。

  □20人の壁

   「会社を成長させるために社長が果たすべき役割は何か」、この答えは会社の規模・
   業種などによってさまざまだと思います。

   たとえば、会社の規模が小さいうちはほとんどの場合、社長自身の考え方や裁量で
   会社のすべてが決まり、実際に動いているこでしょう。

   また、積極的に現場に関与して、「社長自身が率先して営業の現場に立つ」といった
   ことも行われているでしょう。

   これらは会社の規模が小さいうちはよいのですが、会社の規模が一定のレベルに
   達してくると状況は変わってきます。

   その分岐点は従業員20人程度の頃にやってきます。

   それまでは従業員一人ひとりの様子や、会社で起こっていることはすべて社長が把握
   でき、適切な指示が出せていたものが、この規模を超えると、社長ひとりで何もかも
   対応することはほとんど不可能になります。
 
   また、ひとつの現場に社長が集中して関与しすぎると、ほかの現場の状況がわからなく
   なり、結果として会社全体に大きな損失をもたらす可能性もあります。 
 
   このような状況を克服するためには、これまでの「社長ひとりが会社を引っ張る」という
   発想から「仕組みを使って会社を引っ張る」という発想に切り替えなければなりません。

   この場合の「仕組み」とは日々の業務、会社のルール、日常的な決裁、指示・命令
   など、会社を運営していくための決まり事や方法などのすべてを指します。

   つまり、これまで社長が「直接的に」行っていた業務を、仕組みを使って「間接的に」
   行っていきます。

   中小企業の経営者の多くが、強力なリーダーシップでこれまで会社を引っ張り、そし
   て、今後も自らが中心になって会社を成長させていきたいと考えていることでしょう。

   しかしながら、規模の拡大に伴って社長が果たすべき役割は変わっていきます。

   会社の規模が小さいうちはほとんどの場合、社長自身の考え方や裁量で会社のすべて
   が決まり、実際に動いていると思います。

   また、積極的に現場に関与して、「社長自身が率先して営業の現場に立つ」といったこと
   も行われているでしょう。

   このような状況を克服するためには、これまでの「社長ひとりが会社を引っ張る」という
   発想から「仕組みを使って会社を引っ張る」という発想に切り替えなければなりません。

   限られた現有資産で事業を運営していかなければならない環境だからこそ、人材を
   人財に育て有効活用していく「仕組み」づくりが最重要課題となります。

   「仕組み」づくりが重要であることは理解しても、その仕組みを動かす人材を育成しな
   ければ機能しません。

   しかし、社内の教育体制は今問題を抱えています。

   それは中小企業の多くが場当たりで無計画な教育が横行していることです。

   その原因に教育担当者の人数と能力の不足が挙げられる。

   この問題を解決しなければ、教育制度の内製化は不可能です。

   あなたは「毎日仕事に追われている」、「重要な仕事になかなか手をつけられない」、

   「部下が、決めたルール通りに動かない」、「自分の時間をつくることができない」
   など、日々の仕事を振り返って、このように感じることはないでしょうか?

   「どうすれば効率よく、収益に直結した業務に集中できるか?」

   今日に至るまで、多くが勘と経験そして精神論を武器に仕事をやってきました。

   しかし、社会・経済の流れは今までにないほどのスピードで変化しています。

   今日の環境下で仕事をしていくには変化に対応していくことが求められています。

   10、20年前のやり方では事業運営は成り立っていきません。

   PC、FAXそして電話という武器を十分活用していかなければ、いつまでたっても労働
   集約型経営から抜け出せないのです。
   
  ■「仕組み」とは

   「仕組み」とは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ
   成果が出せるシステム」のことを言います。

   あらゆる仕事が「仕組み化」できるわけではあり
   ません。

   仕組みが必要な仕事と、そうでない仕事があ
   ります。

   日常的に行なっている仕事は、大きく2つに分け
   ることができるでしょう。

   私は「作業」と「業務」に分けて考えています。

   あなたの一日の仕事を見直してみましょう。

   業種や職種、ポジションによって多少の差は
   ありますが、たいていは、仕事をしている時間の
   7〜8割を作業の仕事に費やしているのが実態ではないだろうか。

   この「作業」の仕事こそ仕組みづくりが有効なのです。

   それによって、時間と労力の徹底的な効率化をはかります。

   一方、「業務」の仕事には、時間と労力を費やすべきです。

   なぜなら、「業務」は収益に直結している仕事と位置づけているからです。

   ですから、できる限り仕事をシンプルに作業化することで、業務にかける時間を増やす
   ことです。

    「作業」の仕事……頭を使わないで処理できる仕事。
                手や身体を動かすなど、行動をともなう仕事、
                ルーチンワーク(きまりきった、繰り返しの、機械
                的な日常の仕事)。

                【例】書類・帳簿作成、会議の準備・議事進行、朝礼
                   PCへのデータ入力、机の片づけ、等。

    「業務」の仕事……頭を使って考える必要がある仕事。知的作業。
                【例】新規事業のプランニング、マーケティング、
                   計画書の作成 等

   この「仕組み」は日々の業務、会社のルール、報連相人材育成、日常的な決
   裁、指示・命など、会社を運営していくための決まり事や方法などを標準化・マ
   ニュアル化することで、これまで社長が「直接的に」行っていた業務を、「間接的
   に」行っていくことを言います。

   「仕組み」の構築は、仕事の手順をフォーマット化し、それをスタッフの「能力」「精
   神力」「経験・記憶力」といったマンパワーに頼らない、誰に代わっても再現できる
   ようなルーティンをつくることです。

   「仕組み」づくりのスタートは、仕事の洗い出しを行い、役割分担表の作成からです。

   役割分担表を作成したら、そこに埋め込んだ仕事の一つひとつについて「チェックシ
   ート」を作ることをお勧めします。

   それらをまとめたものが、あなたの会社のノウハウ(業務マニュアル)となるのです。

   仕事の流れをシンプルにすることです。

   あなたが今まで「業務」と思っていた仕事も「作業」である可能性は大いにあります。

   労働時間における仕事をなるべく作業(標準)化させ、入社の浅い社員には標準化させ
   た作業で基本を習得させ、中堅社員にはより生産性のある仕事に就かせるせること
   です。

   中小企業にとって人材に限りがあるにもかかわらず、大企業と同じマンパワーに頼った  
   経営を行っていることに心当たりはないだろうか。

    ・営業力が弱い

    ・苦情対応が場当たり

    ・役割分担ができておらず、業務が特定の人に負担がかかっている

    ・見込み客、顧客のデータが整備されていない

    ・組織人としてのビジネスマナーができていない

    ・組織が単なる個人の集まり

    ・無計画、計画はあっても目標達成は画餅に帰している

   これらはマンパワーに依存している結果です。

   上記の弱点を克服していくことは一朝一夕にはいきません。

   しかし、いつまでもこの問題点を抱えているわけにはいかないことは言うまでもありま
   せん。

   日常業務の多くがルーチンワークならば、誰に代わってもできるように業務を標準化
   することです。

   また、特定の人が関わっている業務がルーチンワーク化できないのか?

   営業力を強化していくにも営業マンに個人に頼るのではなく、組織(チーム)営業を行
   うことです。

   収益が上がらないのは誰のせいでもなく、自社の体制整備ができていないことと理解
   すべきです。

  □「仕組み」づくり3つのポイント

   最小限の時間と労力で最大の効果をえるために、「作業」の仕事をどのように「仕組み
   化」するかです。

   仕事を「仕組み化」するということは、仕事のすすめ方にフォーマットをつくり、それを
   「才能、能力」「意志の力、熱意」「記憶力、経験」に関わらず、誰でも再現できるよう
   なルーチンをつくることです。

   仕事にたいして仕組みをつくるなら、この3点を前提に考えないことです。

   そして、「仕組み化」した各仕事ごとにチェックシートを作成します。

   ルーチンワークにおいて、チェックシートは最大の効果を発揮します。

   会社の成長を強く決意するのであれば、自社がこのような問題を抱えているかどうかを
   確認する必要があります。

   そして、もし問題があるとしたら、困難であってもできるだけ早くゼロベースで組織を
   見直す必要があります。

  組織の最適化

   多くの中小企業では創業当初は社長の「一人親方」からスタートしています。

   そして従業員も増え、一人ひとりの得手不得手や、感覚としての序列関係が何となく
   わかってきた段階で、部門分けや部門長を任命する。

   おおよそこのような経緯で最初の組織が編成されるのではないでしょうか。

   このような経緯を経て誕生した組織は、「現状の仕事を現状のまま」こなすという意味
   では、最適でしょう。

   序列関係も各自が納得しているので、無用な軋轢も生じません。

   しかし、会社を大きく成長させていくためには、このような組織編成は好ましくあり
   ません。

   いうまでもなく、組織編成はそれ自体が目的ではなく、会社の目標を達成するための
   「手段」にすぎません。

   目標の変化に合わせて組織も最適化していく必要があります。

   「会社の現状維持」が目的であれば旧来型の組織で十分かもしれないが、「会社の
   成長」を目的とする以上、組織編成のあり方も変わっていかなければなりません。

   しかし、なかには組織の目標が変化しているのに、従来の組織形態を維持することを
   優先しているケースも少なくありません。

   このような困難かつ大胆な決断ができるのは、社長自身です。

   「会社成長のための戦略を練り、重要な決断をすること」、これこそが社長自身が取り
   組むべきもっとも重要な仕事です。

  □想定組織図

   組織を成長させるための編成を考えるときに、実際に将来(3〜5年後)必要とされる
   想定組織図を描いてみるとよいでしょう。

   3年後に自社がどのような事業をどれくらいの規模で行っているかを想定して、それを
   実現するために最適な組織図を描いていきます。

   当然現在の社員の人数や能力だけでは足りなくなるはずですが、それは社内の人間を
   育てたり、新規に採用することを前提に作成します。

   これにより、どんな人間がどれだけ不足しているかが具体的にわかるので、教育計画
   や採用計画につなげることができます。

   また、作成した想定組織図を社員に公開することも有効です。

   会社の今後の方向性を口で伝えるだけでなく、その結果このような組織が必要になると
   示すことで、格段にイメージがつきやすくなります。

   さらに組織図に示されたそれぞれのポストに就くためには、具体的にどのような能力や
   実績が必要かを示しておけば、社員の意欲の向上にもつながります。

   会社が一定の規模を超えてきたら、組織や権限委譲を活用して仕組みによる経営に
   移行していく必要があります。

   社長が直接ではなく仕組みを使って間接的に会社を引っ張ることによって、社長は
   会社全体の状況を把握することができ、また、仕事を任されることで社員も成長する
   ことができます。

   現場の一線で頑張ってきた社長としては一見寂しいようにも思えますが、会社はそう
   したプロセスを踏んでのみ大きくなっていくのです。
  
  ■権限委譲

   合理的な組織編成によって部門長などのポストが決まったら、彼らに一定の権限を
   与えていきます。

   日常的な決裁業務などはあらかじめルールを
   決めておき、「この範囲以内であれば部長クラ
   スの決裁で可」といった形にして、社長自身
   がささいな決裁業務に煩わされないようにし
   ていきます。

   多くの中小企業の経営者が「権限委譲の大
   切さは理解しているが任せられる人材が育っ
   ていない」と悩みを口にします。

   しかしながら、実際に権限委譲を進めている
   会社でも「十分に育ってから権限委譲する」と
   いうケースはほとんどありません。

   「実力は課長クラスだが、あえて部長のポストを
   与えて、実践のなかで能力をポストに追いつかせる」
   というケースが大半なのです。

   また、日常業務レベルでの人材育成を考えるうえでも、権限委譲は大変重要です。

   たとえば、社長自身が現場で逐一指示を出しているうちは、現場責任者は本来であれば
   自分自身で判断すべきレベルの決断でも、ちょっと迷ったら社長に指示を仰いでしまい
   ます。

   このような状況が続くと、現場責任者は目の前の「作業」は習熟するかもしれませんが、
   自分で考えるという習慣、つまり本当の意味での能力開発が進みません。

   社員の能力を高めるためには多少の失敗には目をつぶっても、責任者に自分で考え
   させることが大切です。

   彼らに一定の権限を与えて、多少イレギュラーなことが起こっても自分で対処すること
   によって、管理者としての意識も能力も高まっていくのです。

  □NO2(後継者)を早期に育てる

   社長にとって究極の権限委譲とは、引退して後継者にすべての経営を任せることです。

   現在、高度成長期の創業者の多くが引退時期を迎えているにもかかわらず、後継者難
   で苦しんでいるという現実もあります。

   当然ですが、後継者は一朝一夕で育つものではありません。

   できるだけ早い時期に後継者候補を選定し、じっくりと育てていかなくてはなりません。

   多くの中小企業の場合、後継者には社長の息子などの親族が選ばれます。

   しかし、息子がまだ幼かったり、適任ではないと考えられる場合はそれ以外の社員を
   選抜し育てていくしかありません。

   ナンバー2には仕事の仕方だけではなく、経営理念や社長の哲学なども教えていく必要
   があります。

   そして十分に信頼できる後継者が育成できたら、引退時期を待たずとも既存事業は
   すべて後継者に任せて、自分は新たなビジネスに挑戦するといったことも可能になり
   ます。

  □『仕組み』で経営する

   会社が一定の規模を超えてきたら、組織や権限委譲を活用して仕組みによる経営に
   移行していく必要があります。

   社長が直接ではなく『仕組み』を使って間接的に会社を引っ張ることによって、社長は
   会社全体の状況を把握することができ、また、仕事を任されることで社員も成長する
   ことができます。

   会社を大きくしていくということは「社長の直接関与は極力抑えた仕組みをつくる」こと
   にあります。

   会社経営の仕組みづくりを決意した社長の最初の役割は、この仕組みができるだけ
   早く機能するようにすることです。

   そのためにも人材育成とその基である基本動作の習得が欠かせません。

  間接部門の仕組み

   一般に中小企業では経理、人事、労務といった間接部門はあまり重視されず、営業部門
   のように直接収益を生み出す部門にほとんどの人材が投入されます。

   会社が小さいうちは仕方のないことですが、ある程度会社が成長し「仕組み」で経営
   する必要が出てくると、これらの部門の機能を強化(目標管理)することも大切になり
   ます。

   間接部門とは雑務処理部門ではなく、営業メンバーなどが最大限のパワーを発揮する
   のをサポートする部門のはずです。

   間接部門が本来的に機能し始めると、会社全や個々の社員に、何が起こっているか
   についての情報が集中するようになります。

   つまり、社長にとっての貴重な「情報源」となるわけです。

   社長は現場部門からの直接的な報告だけでなく、間接部門に集められた中立的な
   データも加味したうえで、最適な指示を出すことができるようになります。

   たとえば、特定部門の経費が急に増えてきたとか、特定社員の長時間残業がずっと
   続いているといった場合は、社長を通さずに間接部門から当該部門長に直接指摘させ
   ます。

  □社長の情報源として育てる

   間接部門は全社的な問題点を改善したり、全社
   の将来像を探っていくうえで非常に大切な役
   割を担っている部門のはずですが、業績が 
   悪くなってくると真っ先に人員削減の対象に
   なるのも間接部門のようです。

   ほとんどの会社ではもともと最低限の人員し
   かおいておらず、さらに人員削減などが行わ
   れると、残った人員は雑務に忙殺されるばか
   りで、とても全社的な問題点の解決などには
   頭が回らなくなります。

   その結果、問題解決のために必要な情報が
   社長に十分に集まらない、さらに業績が悪化
   するという悪循環に陥ることもあります。

   会社を仕組みで経営するためには、社長には
   間接部門を自らの「情報源」として、育てていく
   姿勢が求められます。

  ■社長本来の仕事

   会社経営のための仕組みがいったんできあがれば、社長は多くの雑務から解放され、
   社長本来の仕事に集中できるようになるはずです。

   では、社長本来の仕事とはどんな仕事なのでしょうか。

   それは一言でいえば、「社長自身にしかできない仕事」です。

   社長の仕事は「今日」の現場仕事ではなく、「将来」の仕事をいかにつくるかということ
   です。

   構築した経営の仕組みを使って、大きな視点、長期的な視点で、今やっている事業を
   今後どのように展開すべきか、あるいは新規事業としてどんなことに取り組むべきかと
   いったこの先の会社の屋台骨を考えることこそが社長の本来の仕事といえます。

   会社を本当に成長させるためには、3年後、5年後のあるべき姿を描かなくてはなりま
   せん。

   そして、そこへ到達するまでの道筋もつける必要があります。

   自社が現在取り組んでいる市場がこの先衰退が見込まれる場合などは、まったく新しい
   事業へのシフトなども考慮しなければなりません。

   大きな先行投資も必要になるかもしれません。

   そして、このような困難かつ大胆な決断ができるのは、社長自身です。

   「会社成長のための戦略を練り、重要な決断をすること」、これこそが社長自身が取り
   組むべきもっとも重要な仕事です。

   また、構築した経営の仕組みを進化させていくことや、人材の育成、とりわけ前述
   したナンバー2の育成などについても社長自身が取り組むべき重要な仕事とい
   えます。

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中小企業における内部統制

           

中小企業における内部統制

  ■内部統制の意義

   企業における内部統制とは、適切なルールを定め、それに従って企業を運営して
   いくことです。

   上場企業では法律によって所定の「内部統制報告書」を提出することが義務づけ
   られています。

   未上場企業はその対象外ですが、すべての企業において内部統制が重要である
   ことはいうまでもありません。

   ここでは、中小企業にとっての内部統制の考え方について解説します。

   1.社長による監視から仕組みによる監視へ

    多くの「中小企業ではトップダウン型の経営が行われており、内部統制について
    も社長自身が目を光らせているのが通常でしょう。

    社長が自社の内部統制に関心をもつのは非常に重要なことです。

    しかし、そのような高い意識をもっていても、社内で起こっていることすべてを社
    長が完全に把擬するのは困難です。

    末端の従業員レベルでは悪意のあるなしに関わらず、自社の従業員として不適
    切な行動を取ることもあるでしょう。

    また、これを防ごうとして社長が些細な事項の監視に没入すると、経営戦略の
    策定などの重要業務が疎かになる可能性もあります。

    社長自身による直接的な監視の負担を減らし、内部統制整備による仕組みによ
    る監視に移行していくことで、よりきめ細かい統制が実現し、社長自身も本来的
    な業務に集中することができます。

   2.取引先へのアピール

    前述のように上場企業では「内部統制報告書」の提出が義務づけらている 
    (2008年4月1日より)など、内部統制に関する社会的関心は高まっています。

    提出義務のない未上場企業においても、取引先である上場企業から内部統制
    強化を求められるのは当然の流れといえます。

    つまり、大企業は取引先選定に当たって、「品質」、「価格」、「納期」といった基
    本的な要件に加え、「この企業は内部統制が十分にできているか」という点を重
    視するようになっています。

    中小企業においても自社の内部統制の仕組みを設計し、仕組みに従ってきちん
    とした管理ができていることを示す必要があります。

   3.「攻め」の内部統制へ

    さらに、内部統制は「取引先に求められるから」という「守り」ではなく、「自社の
    企業運営の方法を見直し、企業価値を高めていく」ための「攻め」の取り組みと
    捉えることができます。

    内部統制によって経営活動をより効果的かつ効率的なものに高め、経営理念
    実現、持続的成長、競合他社への優位性確保などを推進していくのです。

    たとえば、「不正な経理処理をさせない」ことは当然大切ですが、一歩進んで「不
    要な経理処理を排して生産性を向上させる」ということも内部統制の目的のひと
    つです。

    内部統制によって業務のやり方を革新し、企業価値をいかに高めていくかという
    視点をもつことが重要です。

   4.内部統制の目的と要件

    金融庁が示している「財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施
    基準」によれば、内部統制は以下のように定義されています。

     「内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事
     業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の4つの目的が達成されてい
     るとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内のすべての者に
     よって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、
     情報と伝達、モニタリング(監視活動)及びIT(情報技術)への対応の6つの基本
     的要素から構成される」

    これを整理すると内部統制の目的は、

     1)業務の有効性及び効率性

     2)財務報告の信頼性

     3)事業活動に関わる法令等の遵守

     4)資産の保全

    の4つであり、

    その実現のためには、

     1)統制環境  

     2)リスクの評価と対応  

     3)統制活動  

     4)情報と伝達 

     5)モニタリング(監視活動) 

     6)IT(情報技術)への対応

    の6つが要件ということになります。

    中小企業が上場企業と同レベルの詳細かつ網羅的な「実施基準」を備える必要
    はありませんが、その考え方を自社の状況に応じて取り入れることで、内部統
    制を強化することができます。

    次項以降ではこれらの目的と要件について、中小企業における取り組みのポイ
    ントを解説していきます。

  □内部続制の4つの目的

   1.業務の有効性及び効率性

    ここでいう業務とは企業が事業目的を達成するために継続的に行うすべての活
    動を指します。

    社長や経営幹部から一般社員、パート・アルバイトに至るまで、すべての従業員
    がその対象になります。

    また、一人ひとりの従業員が行う個別の業務だけではなく、組織として行ってい
    る業務もその対象になります。

    有効性とは業務によって事業目的がどの程度達成されるかという尺度です。

    たとえば、明らかにターゲット選定を間違った営業活動などは有効とはいえません。

    そのような活動が野放しで行われていれば内部統制が取れていることにはなり
    ません。

    効率性とは事業目的達成に向けて、人、モノ、カネ、時間などの経営資源がど
    の程度合理的に配分されているかという尺度です。

    たとえば、必要のない人が出席していたり、進行の不手際で時間ばかりを浪費
    する会議などは効率的とはいえません。

    業務の有効性及び効率性に関する内部統制は、業務の達成度及び経営資源
    の合理的な利用度を測定・評価し、適切な対応を図る体制を設けることによっ
    て、有効性及び効率性に係る目標の達成を実現することが目的です。

    自社のさまざまな業務を大分類から小分類まで棚卸しして、その有効性・効率
    性を確認することから始める必要があります。

   2.財務報告の信頼性

    財務報告は、企業の内外の者が当該企業の活動を確認するうえで、極めて重
    要な情報です。

    未上場企業であっても貸借対照表や損益計算書等の財務諸表の作成は適切
    に行わなければなりません。

    社長は自社の財務内容について正確に理解していないと、正しい経営判断を下
    すことができません。

    また、従業員や取引先、銀行などに対して自社の状況をきちんと伝えることもで
    きません。

    社長は業績が良くても悪くてもその状況を正確に把握し、その情報を経営にい
    かすとともに、適切に社内外に開示することが求められます。

   3.事業活動に関わる法令等の遵守

    すべての事業活動においては、個々の従業員や組織は法令を遵守しなければ
    なりません。

    これを怠ると、社会に対して多大な迷惑をかけることになり、経営において致命
    的なダメージを受けることは避けられません。

    逆に法令遵守の姿勢を積極的に打ち出し、その努力を継続していけば社会的
    信用は高まり、結果として業績向上につながることも期待できます。

    企業活動に関わる法令は多様です。

    すべての企業に関わる法令としては「民法」、「商法」、「会社法」、「個人情報保
    護法」、「労働基準法」、「著作権法」などがあり、さらに業界ごとにもさまざまな
    法令があります。

    社長は自社の事業活動に関わる法令を自らが理解し、すべての従業員に対し
    て法令遵守を指導しなければなりません。

    日々の行動に定着させるためには、法令の文言を示すだけではなく、法令を踏
    まえた自社独自の行動規範を作成することも必要でしょう。

   4.資産の保全

    企業にはさまざまな資産があります。

    建物や機械などの有形資産のほか、特許などの知的財産や顧客に関する情報
    などの無形資産もあります。

    これらの資産が適切に保全されなければ事業活動に大きな支障を来し、企業価
    値そのものを損なうこともあります。

    また、外部からの出資を受けている場合には、社長は資産の保全に大きな責任
    を負っています。

    資産の適切な保全のためには、資産の取得・活用・管理・処分などについて、正
    当な手続きや承認の仕組みを整備し、運用することが求められます。

  □適切な内部統制実現のための6つの要件

   1.統制環境

    統制環境とは、企業が保有する価値基準及び組織の基本的な人事、職務の制
    度等を総称する概念です。

    統制環境は企業文化や個々の従業員の内部統制への取り組みに大きな影響
    を与えます。

    代表的な要件を整理すると次のようになりますが、まずは経営理念を明確にし 
    て、それをブレイクダウンして従業員に浸透させることが基本となります。

     ・社長の意向及び姿勢が経営理念や行動指針等によって明確に
      なっていること

     ・経営理念や行動指針等によって企業としての誠実性及び倫理観が
      明確になっていること

     ・経営方針や経営戦略等が事業計画として具体的に示されていること

     ・社長や経営幹部が「独断専行」に陥らない牽制機能があること

     ・目的に沿った組織編成がなされ、適切に運用されていること

     ・権限及び職責が明確になっており、適任者がそれを担っていること

     ・教育や昇進などの人事管理が適切になされ、人的資源を有効活用
      していること

   2.リスクの評価と対応

    リスクとは事業目標を阻害する要因のことです。

    リスクには天災や為替相場などの外的要因や情報漏洩、会計処理の不正など
    の内的要因があります。

    リスクの評価と対応とは、自社の抱えているリスクを把握して特性を評価し、そ
    れぞれのリスクに対する対応策を打ち出すことです。

    (1)リスクの把握

      リスクは、全社的なレベルから業務プロセスのレベルまでさまざまな段階で
      存在することから、各段階において適切にリスクを認識することが大切です。

    (2)リスクの評価

      それぞれのリスクの発生確率やその被害の程度などを考慮し、対応の必要
      性の有無の判断や、優先順位づけを行います。

    (3)リスクへの対応

      リスクへの対応には、リスクの回避・低減・移転・受容またはその組み合わせ
      などがあります。

       回避:リスクの原因となる活動をやめてしまうこと

       低減:リスクの発生確率や被害を低くするため、新たな内部統制を
        設けるなどの対応を取ること

       移転:保険加入などによって、リスクの全部または一部を組織の
        外部に転嫁すること

       受容:被害が小さく発生確率も低いリスクなどについて何もせずに
        受け入れること

   3.統制活動

    統制活動とは、社長の命令及び指示が適切に実行されることを確保するために
    定める方針及び手続きのことです。

    全社にわたって標準的・統一的に定めることが適切なもの、組織内の各部門ま
    たは活動単位ごとに定めることが適切なものなどに整理します。

    各担当者の権限及び職責を明確にし、各担当者がその範囲において適切に業 
    務を遂行していく体制を整備していくことが必要です。

    具体的には次のような点が重要になるでしょう。

     ・職務分掌規定、撮務権限規定、取締役規定などの整備

     ・業務マニュアルの整備

     ・記録すべき事項の明確化、確実な記録・保管

     ・正確な資産の把握

     ・決裁権者(経理責任者、発注責任者など)の定期的なローテーション
      (不正防止と属人性排除)

   4.情報と伝達

    情報と伝達とは、必要な情報が組織内外の関係者に正しくタイムリーに伝えら
    れる仕組みのことです。

    また、たんに情報が伝達されるだけでなく、それが受け手に正しく理解され、そ
    の情報を必要とするすべての者に共有されることが重要です。

    たとえば、社長の方針はすべての従業員にタイムリーに伝達される必要があります。

    また、不正発生に関する情報などは、社長及び部門の管理者に迅速に伝達さ
    れる仕組みを整備することが必要です。

    さらに、社内から社外(取引先・顧客など)へ、社外から社内に必要な情報が伝
    わる仕組みも必要です。

    具体的には次のような点が重要になるでしょう。

     ・「報連相(報告・連絡・相談)」の仕組みの整備

     ・「悪い報告こそ迅速に」という習慣の定着化

     ・全社及び部門ごとの会議体系の整備

     ・データベース、社内メールなどIT環境の整備

     ・クレームやトラブル情報の集約、対応マニュアルの整備

     ・内部通報制度など通常の経路から独立した伝達ルートの確立

   5.モニタリング(監視活動)

    モニタリングとは、内部統制が有効に機能していることを継続的に確認することです。

    内部統制は仕組みをつくるだけではなく、実践されてこそ意味があります。

    また、内部統制は徐々にレベルアップしていくべきであり、その質を維持・向上さ
    せていくためにもモニタリングは不可欠です。

    内部統制におけるモニタリングには「日常的モニタリング」と「独立的評価」があ
    ります。

     (1)日常的モニタリング

       日常的モニタリングとは、通常の業務に組み込まれた一連の手続きを実施
       することで、内部統制の有効性を継続的に検討・評価することです。

       たとえば、マニュアル通りに業務が進められているかどうかの振り返り、自
       ら定めた目標と実績の差異確認、数値計算結果のダブルチェックなどがこ
       れに該当します。

       モニタリングを業務プロセスのなかに組み入れて、日々の習慣として確実
       に行っていくことが大切です。

     (2)独立的評価

       日常的モニタリングでは発見できないような経営上の問題がないかを、別
       の視点から評価するために定期的または随時に行われるものが独立的評
       価です。

       日常的モニタリングによる自己チェックだけでは評価が甘くなったり、あいま
       いになったりすることがあります。

       独立的評価は、「全社的な視点」、「当該部門とは利害関係がない視点」か
       らの評価でこれを補うものです。

       独立的評価は監査役など事業部門とは独立した地位にある人が行うのが
       好ましいですが、監査役などを設置していない企業においては、社長自ら
       あるいは社長が命じた人が中心になって評価を行う必要があります。

   6.IT(情報技術)への対応

    IT活用には業務の標準化や効率化、情報共有などのメリットがありますが、適
    切に導入・利用されていなければ不正やミスを助長するなど内部統制にとって
    マイナスに作用する可能性もあります。

    ITを活用する際には、自社の事業目的達成のために必要なITに関する方針を
    定めて、それに基づいて業務のなかにITを組み込むことが必要です。

    具体的には次のような点が重要になるでしょう。

     ・社会全体や自社業界におけるITの浸透度の把握

     ・事業全体の戦略に連動したIT戦略の策定

     ・ITに関する社内技術の蓄積状況の把握、計画的教育の実施

     ・ITに関する職務分掌、職務権限、セキュリティー方針の明確化

     ・システムダウン時のバックアップ、業務継続の確保

     ・利用ソフトウエアのライセンス管理

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  ■会社の存続と成長に重要なもの

   ほとんどの経営者の最重要関心事は、今期の利益目標でしょう。

   したがって、今期の利益獲得のために今何をしなければならないかについては日

   頃から考えており、鮮明な意識をもっています。

   しかし、「我が社の長期的な存続と成長を保証してくれるモノは何か」というような
   問いかけを自分に発し、そういう目で物事をみて考えるという習慣はもっていない
   方が多いようです。

   では「毎年の利益目標を達成するのに必要なもの」と「会社の長期的な存続と成
   長を保証してくれるもの」の違いとは何なのでしょうか。

   たとえばある会社が、さらなる成長のためには商品力、営業力強化のための投資
   が不可欠であると感じたとします。

   その会社は毎年利益を計上していますが、投資を行うことにより、今期の利益は
   ほとんど出なくなります。

   この会社の社長の選択肢は「今期の利益優先、投資中止」、「今期の利益は諦め
   投資実行」のいずれかです。

   どちらが社長として正しい判断といえるのでしょうか。

   企業にとってより重要なのは、毎期の利益よりも長期的な成長・存続です。

   短期的な視野からすれば、利益獲得を目的とした行動と、会社の存続・成長を目
   的とした行動とは多くの場合、相反します。

   いいかえれば毎年利益を計上するという延長線だけでは会社は必ずしも成長し
   ないというということです。

   つまり、

    毎期黒字を計上して会社を「維持」することと、
    会社を「成長」させるということはまったくの別物

   なのです。

   会社の成長ステージを一段あげるためには相応の投資が必要です。

   現状のやり方では限界に近づいていると感じたならば、短期的な利益は犠牲に
   することも考えねばなりません。

   このように経営者にはつねに長短両方の視点で、バランスよく経営戦略の舵を
   切っていくことが求められます。

  □資産、技術、人材があれば、将来は安泰か?

   一般に経営の三要素は、人・物・金などといわれます。

   そのような視点からすれば企業の存続を保証してくれるのは、「豊富な資産」「高
   い技術」「優れた人材」といったところでしょう。

   ところが、資産・技術・人材のすべてにおいて、十分に優れたモノを有していた企
   業が存続の危機に瀕し、倒産していった例は、枚挙にいとまがありません。

   たとえば、戦後のアメリカの映画会社を例に考えてみましょう。

   かつて黄金時代を築いたハリウッドの映画会社が、軒並み赤字を出し、没落して
   いった理由は、一般にはテレビが出現し、普及したことによって映画の魅力が失
   われたからであると考えられています。

   ところが、アメリカでは、映画会社が没落したのは、映画会社自身の経営政策上
   の失敗によるものであるとする論もあるのです。

   映画会社は、テレビの出現に対して、2つの柱となる政策をとりました。

   その第一は、大作主義と呼ばれるものです。

   「テレビのようなちっぽけな画像に映画の魅力が負けるはずがない。

   我々が、本当によい映画(=テレビには作れないようなよい映画)を作りさえすれ
   ば、お客は必ず映画をみにきてくれるに違いない」と映画人たちは考えました。

   そこで本当によい映画、すなわち内容が重厚で、制作費を十分にかけ、一流の監
   督、俳優を使った映画(大作)を作ったのです。

   ところが、大金を投じて作った大作映画が、それに見合うだけの観客を動員でき
   ず、十分な興行収入を上げられずに赤字を出し、映画会社の足を引っ張ったのです。

   映画人たちが考えた本当によい映画とは、玄人の目からみたものであって、観客
   がみたがる映画ではなかったのです。

   これは、多くの業界で見受ける現象です。

   専門家が本当によい商品を作ればと考えて、苦労をして作った商品は、玄人受け
   はするが一般大衆には売れないのです。

   なぜなら、

    その商品は、顧客の求めるモノを作ろうとしたのではなく、
    ただよいモノを作ろうとしたにすぎないからです。

   映画会社がとったもうひとつの政策は、テレビを敵視し、テレビの成長を妨害する
   というものでした。

   具体的には、送信すべき映画を制作するということについて、まったく未熟であっ
   たテレビ会社に対して、映画製作のための一切のノウハウ、人材、技術を、貸さな
   い、使わせないように妨害工作をしたのです。

   どんな映画、テレビ番組でも、人気俳優が出てこそ観客はみたがるものです。

   しかし、テレビ会社は、映画会杜の妨害のために、当時のスターたちを使えなく
   なってしまったのです。

   それにもかかわらず、テレビはどんどん普及し、テレビ会社は成長発展をしていき
   ました。

   この現象を、革新的な技術進歩が新しい産業(テレビ産業)を生み出し、その発展
   段階において古い産業(映画産業)を駆逐していった過程であると解説するのは
   簡単です。

   しかし、そのことが、古い産業に属していた企業(映画会社)の没落原因であると
   考えるのは早計です。

    斜陽化していく産業のなかにあって、新しい事業機会を見出し、
    現事業分野からの脱皮を取ってこそ、企業活動と呼ぶに値する

   からです。

   もし仮に、映画会社の経営者が、テレビの出現に際して、テレビを敵視するので
   はなく、絶好の提携先が出現したと捉えることができたとしたら、事態はどう変化
   したでしょうか。

   テレビの映画製作を妨害する代わりに援助し、指導し、請け負うという姿勢をとっ
   ていたとしたら事態は決定的に変化したのではないでしょうか。

   当時の映画会社が、もしその気になって努力すればテレビ放映の制作フィルム
   は、ほとんど映画会社が提供するという状況を作り出すことも不可能ではなかっ
   たかもしれません。

   映画会社が没落していった例は、大変重要な事実を、私たちに示唆してくれます。

   当時の映画会社は、黄金時代を経て、極めて豊富な資産を有し、当代随一の映
   画制作技術と、優れた監督や一流のスターたちを抱えていました。

   すなわち「豊富な資産」「高い技術」「優れた人材」のすべてを保有していたのです。

   しかし、企業の成長どころか存続さえ図ることができない映画会社が続出したの
   はなぜでしょうか。

    これらの企業に正しい経営職略が存在しなかったから

   なのです。

   この事例からわかるように自社の存続と成長を保証してくれるのは、正しい経営
   戦略以外にはないのです。

    あなたの会社には、存挨と成長を保証してくれるに足るだけの
    確固たる経営戦略が存在するでしょうか?

   こうした視点から、会社経営を考えてみることが必要です。

   ぜひ、自社のことを振り返ってみてください。

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フレームワークの活用

         

フレームワークの活用

  ■フレームワークの活用

   ビジネスパーソンにとっての共通言語となるフレームワーク。

   ビジネスには、企業規模や業種などが異なっても共通して重要となる事項があります。

   こうした事項は、ある程度の経験を積んだビジネスパーソンであれば相応の知識を
   必ず有しているものです。

   こうしたビジネスパーソンにとっての“共通言語”には、会計や財務諸表に関する知識
   などが挙げられますが、ビジネスに関する基礎的なフレームワークもまたビジネパー
   ソンにとっての不可欠な共通言語の一つです。

   例えば、経営戦略などにはなフレームワークがあります。

   ビジネスパーソンとしては、こうしたフレームワークについて“知っている”というレベル
   にとどまることなく、日々のビジネスシーンの中で効果的に活用するようにしたいもの
   です。

  □フレームワークの活用方法
   フレームワークとは開発・運用・意思決定を行う際に、その基礎となる規則・構造・アイ
   デア・思想などの集合のことをいいます。

   フレームワークは、必要な事項を体系的に検討したり、不可欠な要素を漏れなく整理
   する際には大きな効果を発揮しますが、活用できる場面はそれだけではありません。

   例えば、
    ・自社を取り巻く外部環境について説明する際
    ・会議の場などにおいて、議論をする際
    ・新商品をどのように販売していくのがよいか

   にもにフレームワークは有効です。

   フレームワークを活用することで、聞き手にとって理解しやすく、納得性の高いものに
   なります。

   上記の「新商品をどのように販売していくのがよいか」といったテーマの設定において
   も、各人が独自の視点から意見を述べて、議論が進展しないことも少なくありません。

   そのような時に事前に「4Pに沿って議論する」ということを示せば、論点を共有して、
   よりよい議論ができるようになります。

   このように、フレームワークを、“共通言語”となるように、日々のビジネスの中で活用
   する習慣を付けることをお勧めします。

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