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| 営業日報の書き方とテンプレート |
| 多くの会社（店）で営業マンに日報を書かせていることと思います。 ですが、何のために日報を書かせているのか、もう一度確認してください。 営業マンは社外にいる時間が多く、その行動を把握することはできません。 そこで営業マンの行動を把握するために、１日の行動記録を日報にして提出させ そして、営業マンに行動記録をかかせることに、どれだけの意味があるのでしょう。 きっと、多くのマネジャーが「もちろん10件の顧客を訪問している営業マンに しかし、訪問件数を多くすることだけを考え、準備もそこそこに、休む間もなく得意 一方、訪問件数よりも商談の中身を重視し、訪問の前に十分な時間をかけて準備し、 行動記録だけを書かせる日報では、それぞれの営業マンが「何を考えたからそういう また、行動記録にはウソを書き込むこともできます。 それでは、意味がある日報とはどのようなものでしょうか。 一言で言えば、営業マンの活動にプラスになるものです。 本来日報とは、一日の活動を振り返り、その成果や反省点を報告するものです。 「今回の訪問の目的は何か」「なぜこの商品をこの得意先に勧めたのか」「次回 １日の営業活動を始める前に、必ずその日の目標、課題を設定してください。 できれば前日のうちにその日の反省をふまえて目標を決めておくとよいでしょう。 「日報を書けといわれても、書くことがない」という営業マンがよくいます。 それは、「ただなんとなく訪問活動をしているから」ということにほかなりません。 営業マンにとって問題意識をもつことは基本です。 日報の活用で気を付けなければならないのは、あまりにも細かい報告を義務付けて、 事務的な作業を増やして営業に注力できなくなったり、自由な営業に縛りがかか 極力細かい日報は避け、対話ができるレベルに抑えることが望ましいでしょう。 □営業日報の使い方（記入） ○行動の記入 商談時間と移動時間など行動の境界線は、記入者が自ら横線を引いてください。 商談の場合は、訪問先と相談内容を書き込みます。 その他の、社内での作業などの場合はその作業内容を記入します。 特記事項の欄には、得意先から得た情報や、商談中に気づいた点などを記入
１日の営業活動を始める前に、必ずその日の目標、課題を設定してください。 当日の朝、設定しても構いませんが、できれば前日のうちにその日の反省を 日報に書くことがない、という営業マンは「ただなんとなく訪問活動をしている」 こうした状況に営業マンが陥らないために、毎日の営業活動に目標、課題を設 なにも難しい目標を設定する必要はなく、最初は「１日10件訪問する」とか「ラ これを毎日繰り返すことで、徐々に目標のレベルは上がっていきます。 営業マン自身が自分の力でより高いレベルに到達することができるのです。
問題意識を持って行動していないと書けない項目です。 もちろん「成約」が最大の成果なのですが、毎日、成約できるわけではありま ですから、日々の地道な活動の中で小さな「成果」を見つけだし、積み重ねて
ここには営業活動中に気づいた問題点と、それに対する自分なりの解決策を 営業マン自身に解決策を考えさせることで、問題解決能力がつきます。
○何のために訪問するのか（その目的とネライを明確にすること） ・商談締結のための訪問 ・新商品提案（販売）のための訪問 ・契約のための訪問 ・クレーム処理のための訪問 ・集金・顧客先情報収集のための訪問 ・有益情報提供のための訪問 その目的によって指示・指導するポイントが違ってくることを忘れてはならない。
・翌日からの行動計画内容をアドバイス ・計画変更の指示 ・計画訪問不履行の場合、その理由を確認 ・決定した訪問計画を遵守させる ・訪問経路・順序・食事時間のとり方をアドバイス ・できるかぎり行動を標準化させる
・行動内容別に時間を記録させる。 ・販売活動の内容を、目的・ネライ・目標・成果別に分析させる。 ・行動予定は、時間別に計画表を作成させる。 ・週間・月間別に活動実績を整理させる。 ・営業マンとしての仕事の組織化が十分かどうか検討させる。
せっかくの日報も営業に生かすことができなければ書くだけ無駄に終わってし 日報から集めた情報やノウハウを組織として活かすための仕組みづくりが管理 営業マンのなかには、「自分の仕事の本質は販売にあり、日報を書く時間も惜し
・一生懸命日報を書いても、上司がきちんと読んでくれない ・日報の報告は要点しか伝わらず、結局は口頭による報告も必要になる ・外出が多く文章を書く機会が少ないため、書くこと自体が苦手である ・字が汚いので書くことが嫌いである などさまざまです。 日報は、営業活動におけるさまざまな情報を上司やそのほかの部門に知ら しかし、それが有効に活用されなければ営業マンが「書くことが無意味だ」と 日報に対しては確実にフィードバックすることが必要です。 その際には、業務上のフィードバックとともに、日報の書き方や内容について 両方のフィードバックを行うことで営業マンの日報に対する意識が高まり、より 【対策】 1日に何件も訪問した後に帰社してから書こうとしても、時間がかかるうえに 営業マンの日常業務の流れのなかで、日報作成の時間を割けるよう指導し 【対策】 ・帰社後一定の時間を日報記入にあてるように指導する ・商談時にメモをとり、日報にそのコピーを添付させる ・移動に電車などを使う場合は、移動時間を利用して書かせる 書くことが苦手という人には「きちんとしたものにしなくてはならない」とい 営業日報は社内だけのものですから、必要なポイントさえ押さえていれば、 毎日書いて慣れることで苦手意識を克服することもできます。 【対策】 ・一定の期間を区切って、その間は全部の欄を埋めるように指導する ・初めは箇条書きなどの書きやすい形で書く 「定期訪問」や「打ち合わせ」といった決まり文句の繰り返しになることがあり しかし、たとえルートセールスであっても訪問ごとに在庫状況の確認などを行 営業活動の内容を整理・確認するとともに、書くべき事柄を指導していく必要 【対策】 ・営業活動の内容を、より具体的にとらえるように訓練する ・書くべき項目を設定し、それについて具体的に記入するように指導する ・訪問ごとの目的を明確にさせ、それが達成できたかどうか、要因分析も含 営業日報の目的は営業マンの行動管理であり、収益に直結させるものです。 営業日報は単なる事後の報告書ではなく、行動計画書、顧客情報の蓄積として 従来の日記式の日報で、営業活動の報告書を営業マンに提出させるやり方では、 たいていは、今日できなかったことをクドクドと記述した日報が多いためか、上司 営業日報の提出が、このようにマンネリ化した作業となっているのが、たいてい これでは売上げが上がるはずがない。 だからその場合は、思い切って営業日報の書き方を変えてしまう必要があります。 ・営業活動に対する管理、指導のためのツールとして活用する ・営業マン自身に行動の反省を促すためのツールとして活用する ・営業活動により得られた情報の報告を（確実に）行う これにより、1日の訪問活動の内容を確認でき、次回訪問の指針が得られます。 しかし、日報を書いても上司からの反応がなかったり、その日報が部門報告など それどころか、営業意欲を減退させてしまうことにもなりかねません。 よく日報を作成しない理由に、「営業マンの人数が少ないから」「書かせても効果 ミーティングはたとえ議事録という形でまとめても、 ・個人の経過がつかみにくい ・経過の変化を後から確認しにくい というデメリットがあります。 これは、日報の作成内容、管理、活用が正しく行われていないからです。 したがって、会社の規模や営業マンの人数にかかわらず、日報を作成して管理 1．日報の書式設定のポイント ・日報の利用目的を明確にし、そのために必要な項目を設定する ・ほかの管理ツールと重複させない ・営業マンが記入しやすいように工夫する 日報に記入するべき内容が毎日の行動の記録のみで、日報を書く目的が これでは、せっかく書かれた内容を今後の営業活動にいかすことができま 逆に、いろいろな項目を盛り込みすぎ、記入に時間がかかる書式もみられ これでは営業マンも記入が面倒になりますし、管理する側もチェックに手間 日報の書式はその利用日的に沿って、営業マンの1日の活動の要点を的確 また、書き込む用紙は1枚にまとめたほうがよいでしょう。 日報は以前に記録したことが現在どのようになって現れ、さらにこれからどの そのためには、次の事項を盛り込むとよいでしょう。 懸案事項はどうなったか（過去からのつながりを記入） ・売掛金の回収はできたか ・顧客からの要望は解決したか ・出荷は計画通りに行われたか ・クレームの対応は完了したか ・解決したことは何か 新しい事項は何か（今回始めてお きたかったことを記入） ・受注内容（何を、どれだけ、いつまでに） ・顧客からの新しい要望 ・新しい顧客 予想される事項と見通し（どのようになるか、またどうすべきかを記入） ・売上の予測、見込み ・目標達成の度合いと進捗状況 ・新しい顧客の獲得状況 ・他社の動きと見解 日報の内容を充実させるために、営業マンには、 (1)物事を見る目と鋭い感覚をもつ (2)文章を要領よく、わかりやすく書く ということが求められます。 (1)「物事を見る目と鋭い感覚をもつ」ためには ・人の話のなかに、自社の商品に関係するところがないか、 ・他社の動きに注目する（業界情報、新聞・雑誌などから） ・社内の製造技術担当者や研究部門から、技術の動向を聞く (2)「文章を要領よく、わかりやすく書く」ためには ・主語、述語を明確に書く ・修飾語や助詞はあまり使わない ・数値を使って表す ・明記できないことは、「調査中」「検討中」とする ・重要なところは、多少大きめの字で書いたり、 たとえば「先方担当者に新商品の有用性を認めてもらい、次回はその上司との 日報にも訪問の目的を書く欄を設け、実際の面談後にそれが達成されたか、 営業日報を有効に活用するには、営業マネージャーが日報をもとに営業活動を ・計画通り行われているか ・効率的に行われているか ・抜けているところはないか ・クレームを受けるような活動を行っていないか 有効なフィードバックを行うことにより、営業マンは日報の必要性を再確認でき 日報は行動計画書であり、情報収集に欠かせないものです。 日報が有効に活用されていないようであれば、緊急に見直す必要があります。 単に行動記録だけを書かせる日報だと、ただ「移動時間」「商談時間」「企画書作 ですが、「考えて行動する」ためのツールとなる日報では、営業マンが何を考え 例えば、「なぜＡ社には○○を売り込むのか」「何の目的でどのような企画書を書い 営業日報の書き方は「文字の多用」から「記号・数値化」 日報を文字の多用から「数値化」「記号化」して、一目見ただけで営業活動を継 そうすれば、営業社員はスムーズに報告書が書けるし、長々とした記述もない また、面談時の相手の反応（感覚）も記号化することです。 面談の印象を記述させようとすると、またしても長々とした文章を書くことになり、 また、不在で面談ができなかった場合には、「不在表」を置き、さらに帰社した後で 問題は面倒くさがらずに、継続的な実行ができるかどうかです。
特に、営業日報は単なる事後の報告書ではなく、 トップ、責任者はこの問いかけに「Yes」と答 仕事はうまくいっているか？ 今日やるべきことを先延ばししていないか？ しかし、この日報を部下の行動管理と位置づけているトップ、責任者が大多数 営業担当者がサボらないよう、サボらせないようにするため「日報」を報告書 しかし、日報は本人の自己申告により書かれるので都合の悪いことは書か このような日報であれば無用の長物になりかねません。 作れば売れた時代なら、ばがんばればがんばるほど売れましたが、今はが このような日報では、単なる事後報告書と化し、時間の浪費としかいいようがあ 日報は社員の行動管理のためではなく、収益を上げるために活用していくことが 原因として、営業マンの例で言えば、彼ら個人に、集客（見込み客開拓）から顧客 これでは継続した売上げアップは望めず、モチベーションは下がり、コンプラ問題 営業マンが日報を正しく活用することで、見込み客へのアプローチに専念でき、 日報を事後報告書と捉えるから営業担当者などはついごまかしを交えた内容を 日報に次回行動予定の欄を設けることでトップ、責任者のアドバイスが入れや ○営業であれば商談内容を記載し、内務であれば業務内容を記載 ○営業であれば商談中に感じたこと、内務であれば業務中に感じたことを ○次回の行動予定 エクセルでも十分ですし、安い市販のソフトでもいいでしょう。 要は収益を上げる道具として日報をどう ○業務（営業、内務）が時系列に見える ○情報の共有化が図れる ○チーム営業（役割分担・営業のプロ ○「決められたことを決められたとおり ○営業スタッフ ・顧客の立場になった提案ができていない ・活動量が少なく、やる気がない ・場当たりなトークに終始し、適切なトークを知らない ・セールスの決め手が価格や商品の特徴だけになっている ・アポがとれず、顧客との接点が希薄 ・適切な活動指示・助言ができていない ・営業戦略を立てられない ・営業手法がワンパターンで改革できていない ・部下のやる気を高められない ・ターゲットとなる市場・営業先を部下に指示できない 「言われたことだけこなしさえすればいい」、「指示がなければ動かない」といった アウトソーシングや人材派遣にすれば、決めたことはやってくれますし、仕事ぶ 労働環境や雇用制度も変化しています。 過去の延長線上で営業担当者の行動を管理するといった日報では、通用し 日報を行動管理のための報告書だと思っているから営業担当者もごまかしを
日報が行動管理のための報告書と思うから、営業担当者もごまかしを交えた事後 「○○様に見積書を提出しました」「△△社に新商品の説明をしました｣といったよ 日報に必要なのは、「相手の反応はどうだったのか」そして「次回のアプローチ このように次回行動予定欄を設けることで、トップ・責任者が事前のアドバイスが 逆に、事後のアドバイスになれば、「どうしてもっと早く見積書を提出しないんだ｣ このような内容で日報を書かせることで、日報自体が行動計画書となり、場当たり 日報は営業活動の見直しにも役に立ちます。 営業活動の見直しとは、各営業マンごとの販売計画と営業活動内容を検討する 営業会議の場でこのような内容の反省会が行われる企業もあるようですが、 営業マンがしっかりと自分の営業活動を見直すには、個別に時間をとり、自分の 日報が正しく使われなければ、せっかくの営業マン個人の情報が会社の共有物 これは会社にとって大きな損失です。 顧客とのやり取りを時系列に書き込んだ帳面です。顧客との履歴を蓄積し、情報の 同様に、あなたもご存知の富山の薬売りも「懸場帳」と呼ばれる帳面で顧客管理 今で言うデータベースです。 日報を行動計画書、顧客情報の蓄積として活用していくためには仕組みづくりが 熱意や根性といった精神論をかざし、がんばっても売れない時代だからこそ1件 日報を事実だけを書かせた事後報告書にさせないためにも、事実だけでなく 今までのような、営業担当者の行動を管理するといった日報では通用しないこと どんなに業務の「見える化」を図っても組織の根底にあるのは「理念」、
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| 月報・週報の書き方とテンプレート |
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経営計画を実現可能にするためには月報・週報・日報をリンクさせた活用が欠かせま 営業会社に限らず、企業にとって月間（月報）・週間（週報）・１日（日報）の行動予定 月報・週報・日報に基づいた行動と管理は必ず成果を生みます。 |
| 月報（月間行動計画） |
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売上をアップさせるためには、「新しい取引先を開拓する」か「既存客への単価アッ そして、この二つを実現するためには、営業マンの「訪問回数を増やす」、「商談の しかも、やみくもに訪問するのではなく、「契約してくれそうな顧客」を効率的に訪問 彼らは、必ず月ごとに行動予定計画を立てて顧客（お客様）を訪問してい そして、その上で実際に顧客を訪問した時に、顧客の反応をみて商談時間を調整して こうして効率的に訪問回数を増やし、同時に商談の内容を充実させているのです。 こうした営業手法は、一朝一夕に身につくものではありません。 まず、そのための第一歩が、月報（月間の行動計画）を立てて目標を設定すること 単年度経営計画は多くの会社で立てていると思います。 しかし、年度計画を、より精度の高い実行可能な計画にするための月報（週報、日報） 月報、週報、日報は行動計画書であって、事後の報告が目的ではありません。 まず、顧客別にその月の目標訪問回数を決め、訪問可能な日を割り振り、予定を 商談は〇、顧客へのアフターフォローは△、回収は◇、など訪問の目的別に記号 ①自分の行動計画は自分で立てる 当然のことですが、「上司に言われたから」では意味がありません。 自分の行動を自分で管理するという意識を営業マンに持たせてください。 ②実行可能な計画であること 意欲的なのはいいことですが、実行できなければ計画を立てる意味がありません。 ③訪問頻度のバランスを考えること 訪問予定を立てる目的は、当然ながら販売目標の達成です。 契約成立の期待が高い顧客への訪問回数は多くなるでしょうし、 また将来の業績を考えて、新規開拓への訪問も欠かせません。 目標達成を念頭において、顧客ごとの訪問頻度を決定してください。 目標訪問回数は、必ず達成することが大切です。 急な仕事や、顧客の都合で予定が狂うことも少なくないでしょうが、日程を変え こうした繰り返しによって時間を管理する能力がつき、効率的に仕事ができる 一日の活動を終えたら、必ず結果を記入します。 その日の訪問件数、成約金額を集計し、商談の内容を振り返ります。 この結果をもとに、常に自分の活動を反省することが必要です。 なかには、「月末にまとめてチェックすればいいじゃないか」という営業マンがい しかし、それでは計画を立てた意味が半減してしまいます。 一ヵ月という長いスパンで計画を立てるのですから、必ず途中で計画通りにいか ですから、常に計画を見直して修正していかなければ、より良い成果は生まれてこ また、より綿密な計画に基づいて活動の見直しをするために、月だけではなく週 当月の活動が終了したら、顧客ごとの訪問回数、総訪問軒数、販売実績などを 「訪問回数目標は達成できたか」、「新規開拓先を精力的に訪問したか」など、 その検討結果を担当者コメントの欄に記入し、上司へ報告させます。 行動（予定）計画表は、営業マン個人で活用することが第一の目的ですが、営業 例えば、営業会議で活動方針を決定するとき、「誰がどの得意先に対して、どの また、誰もがこの行動計画表を閲覧できる環境をつくっておけば、優秀な営業 上司だけでなく、先輩や同僚同士で気づいたことをアドバイスしあえる雰囲気が この修正作業こそが、営業効率を上げることに直結するのです。 計画を立案するのは「目標を達成するため」です。 計画を立て、その計画と実際の行動のズレを確認し、絶えず計画を修正していくこと なぜ計画通りにいかなかったのか、その原因を考え、目標達成のために新たな対策 |
| 週報（週間行動計画） |
| ●週報（1週間の行動計画）を立てる 場当たりな営業活動を認めている会社はないと思いますが、個々の営業マンレベルで 「上司が計画を立てろというから立てた」という営業マンはいないでしょうか。 そうした営業マンは、「計画なんて立てても意味がない」と考えている場合が多く、 この修正作業こそが、営業効率を上げることに直結するのだと、肝に銘じましょう。 計画を立案するのは「目標を達成するため」です。 計画を立て、その計画と実際の行動のズレを確認し、絶えず計画を修正していくこと なぜ計画通りにいかなかったのか、その原因を考え、目標達成のために新たな対策を 月間行動計画を１週間にブレイクダウンして、より細かい計画を立ててください。 週間行動計画の見直しは毎日行うことが理想ですが、最低でも１週間ごとに見直して (1)訪問予定の記入 あくまでも、実現可能な週間行動計画を立てることが重要です。 月間行動計画をもとに、１週間の行動予定を記入します。 その月の第一週目の行動予定は月間行動予定と同じものになりますが、２週目以降は 週間行動予定を記入する際に、月間行動予定では記入できなかった、商談の内容・目的 これができていないと、週間行動計画表を立てる意味も見直しを行う意味も 月間行動の予定に従って「ただなんとなく訪問する」のではなく、目標達成のための １日の訪問活動を終えたら、その日のうちに結果を記入します。 それをもとに計画を修正するのですが、基本的な考え方として、「その日の未達目標 「近いうちにやろう」というのは計画ではありません。 達成できなかった目標は、「いつまでにやる」という具体的な期限を決めることが １週間の営業活動が終わったら、訪問回数、売上高などを集計し、当初の週間行動 「目標は達成できたか」「できないとしたら何が原因だったのか」「顧客別の活動の これにより、営業マン自身のやる気が引き出されると同時に、経験を営業ノウハウ 反省点を次に生かすためにも､反省・評価と計画立案は同時に行うべきです。 |
| 日報（１日活動計画） |
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当日の活動（訪問）計画は前日に必ず作成します。 「今回の訪問の目的は何か」、「なぜこの商品をこの顧客（お客様）に勧めたのか」 これらの点を踏まえ、作成に際しては日報の目的を理解した活動計画とします。 事務的な作業を増やして営業に注力できなくなったり、自由な営業に縛りがかかったりと、
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静岡県静岡市のビジネス・ソリューション㈱です。
静岡・愛知県内、東京周辺を中心に中小規模企業の問題解決支援としてマーケティング・業務改善・リスクマネジメント
企業運営に欠かせない3つの仕組みづくりを支援いたします。
経営者にとって重要課題は会社をつぶさないことです。
しかし、毎年1万件以上の中小企業が倒産に見舞われています。
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多くあったことを、私どもは見聞きしております。
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