指示命令は仕事の始まりであり、成果を左右する

           

          業績を左右する指示(命令) 


  組織は指示(命令)によって動くのが原則です。

  ■指示命令とは
   命令とは、上司が部下一人ごとに、特定の業務を割り当てることで、この割り当てた
   業務ついて、その方法や手順を示すことを指示といいます。

   正しい仕事が出来るか否かは指示命令の出し方、受け方で決まります。

   すなわち、動機付がきちんと出来るためには、現地現場を確認し、ことの本質を見極
   めなければなりません。

   人はその人に合ったレベルで「やってみせ、言って聞かせ、やらせてみせ、褒めて
   あげる」ことも必要です。

   上司に対するメンバーから期待されていることに、テキパキとした決断力が第一位と
   なっています。 

  ■指示命令の原則 

   指示命令の受け方は、その命令の内容を上司の前で復唱し、間違いのないことを
   確認し、内容をノートにメモする習慣も大切です。

   また、業務遂行にあたり、受けた命令だけでは手順がわからない場合はその場で
   指示を求めます。

   以下のどれを欠いても指示命令でなくなってしまう点に注意しましょう。
    @直接に  A一人ごとに  B目的を明示

    C一般社員には一つの命令だけを、リーダーには重点を明示

    D具体的に  E結果は数値で表現  F期限を設ける

    G途中の確認  Hできないとき、反省させる  I報告できる

   『指示命令』は組織人としてとしてやらなければならない行動であり、
   基本動作12項目の一つです。

  1.仕事の始まりであり、成果を左右する

    (1)業務活動は指示命令によって始まる。

   (2)指示・命令の仕方が適切でなければ努力は成果に結び付かない。

  2.仕事をやることに自信をつけさせる

   (1)目的・重点をはっきりとさせ、作業者に的確な作業をやらせる。

  3.自発性と協力心を呼び起こす

   (1)作業の重要度と期限・程度を知らせる事により、作業者に自発性と協力心を持た
     せる。

  4.リーダーシップの第一歩である

   タイプ別指示命令の出し方(時、場所、相手により、指示・命令の仕方が違う。)

   民主型指示命令
   <中堅社員等、自発性、協力的な人に
    対して>

    a.自我意職がある人間 指示.gif

    b.自立型人間

    c.判断力がある人間

    d.依存心がややある人間

   独裁型指示命令
   <判断力が乏しく迷いのある人(新人)や
    緊急時等>

    a.自我意識が非常に弱い人間

    b.機械型人間

    c.判断力が乏しい人間

    d.他人への依存心が強い人間


   放任型指示命令
   <能力があり、任せても必要な事は必ず報告できる人に対して>
    a.自我意識が非常に強い人間

    b.自立独歩型人間

    c.判断力がある人間

    d.依存心のない人間

  5.規律ある社風づくりとミスの発生を防ぐ

   タイミングとスピードそして復唱・復命を行う事により、リズム感ある社風とミスの
   発生を防ぐ。

   (1)指示命令の内容

     @仕事の目的と意義・使命を明らかにして、受令者に腹の底から理解させ、
      自らの心にやる気の炎を燃え上がらせることが第一歩である。

     A5W3Hで

      ア)When:     (いつ) 

      イ)Who:       (誰が)

      ウ)Where:    (どこで)

      エ)What:      (何を)

      オ)Why:       (なぜ)

      カ)How to:    (どのように)

      キ)How much:(いくらで)

      ク)How many:(いくつ)

      B受令者の自主性と創造性を活かす余地を残す手段と手法はたくさんある。

   (2)口頭と書面による出し方

     @口頭による指示命令

      ア)充分にやり方・考え方を理解させる必要があるときはメモをさせる。

      イ)やさしい仕事、短時間でできる仕事。

      ウ)受け方、聞き取り方に間違いが起こり易い場合は復唱させる。

     A書面による指示命令

      ア)仕事が正確性を要するとき、特に数字に関係ある時。

      イ)客観的資料として必要な時。

      ウ)仕事が各部門に関連している時。

   (3)状況に応じた出し方

     @民主型

      ア)「相談する」「誰がやってくれるか」等の有志を募る時。

      イ)危険な作業・不快な作業の時。

      ウ)激しい労働・特殊な仕事をさせる時。

      エ)担当以外の仕事をさせる時。

     A独裁型

      ア)急を要する時・危険を警告する
        時。

      イ)現に無駄が行われている時。 

      ウ)現に規律が守られていない時。

      エ)判断力に乏しく迷いのある人に
        対して(新人)。

      オ)断定的に明快に命令する時。

     B放任型

      ア)能力があり、常に報告・連絡・相談できる社員に対し自主性を尊重して。

      イ)「たのむ」式の信頼型の命令とし大綱とポイントだけで自発性を活かし
        任せる方法。

 

  ■指示命令徹底のチェックポイント

   1.目的、意義、使命が徹底しているか

    (1)何の為にやるのか、納得しているか。

    (2)やる気の炎を燃やしているか。

   2.指示命令の内容を整理し、明記しておく

    (1)案件について明確に。

    (2)内容を複雑多岐にせず、まとまったものにする。

    (3)命令の順序を論理的に首尾一貫させる。

    (4)命令の意味を的確に伝える言葉を用いる。

    (5)主なものは記録に残しておく。(忘れる場合社員の信頼を失う)

   3.指示系統の原則にかなった正規のルートで行う

    (1)民主、独裁、放任の3つのパターンを使い分ける。

    (2)時、所、相手の能力、性格によって言い方を変える。

   4.徹底させて確認する

    (1)内容の難易と重要度、相手の立場と能力などを考慮する。

    (2)一度に多くの命令をしない。

    (3)点を質問したり、復唱させたりして、納得のいくまで確かめる。

   5.意欲を持たせる

    (1)目的、方針の意義を納得させる。

    (2)最も適切な命令の型を選ぶ。

    (3)基準をハッキリ明示する。“然るべく主義”は使わない。

    (4)不快や反感をそそるような表現をしない。
      (どうせ満足に出来ないだろうが、君にできるかな?)など

  ■命令に対する報告

   命令を受けたら、これに対する報告は必ずしなければなりません。

   部下全員が報告することによって、上司は全体の能率を上げるための業務計画
   を立てることができるのです。

   業務が命令されたとおりできたときはもちろんのこと、そうでないときは、早めに
   その旨を報告しなければならない。

 

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