アウトソーシングのメリット・デメリット

          

アウトソーシングの考え方とメリット・デメリット

   
  ■アウトソーシングは現有資産を効率的活用するため

   多くの市場で競争状態が厳しさを増しており、企業は自社の経営資源をより効率的に
   活用していくことがこれまで以上に重要となっています。

   また、目まぐるしく変化する企業の内部や外部の環境にいち早く対応していくことも、
   生き残りのために必要となっています。

   こうした経営の効率化や環境変化に対応するための手法の一つが「アウトソーシング
   (自社の業務を外部へ委託するもの)」です。

   現在では、大企業から中小企業まで、企業規模を問わず積極的にアウトソーシングを
   活用しています。

   アウトソーシングは、さまざまな業務分野で活用されていますが、一般的にアウトソー
   シングを活用しやすい業務分野としては、

    1.物流業務(配送・在庫管理など)
    2.事務業務や受付業務(経理・総務など)
    3.店舗運営に関する業務(店頭販売・販売促進など)
    4.高度な専門的知識を要する業務
     (法務・会計、システム開発・Webサイト構築など)

   などが挙げられます。

   また、アウトソーシングのサービス形態はさまざまです。

   例えば、「商品を販売する営業部門のみをアウトソーシングしたい」など、ある部門の
   業務すべてを自社から切り離し、外部企業へ委託することはアウトソーシングの典型
   的な事例としてとらえられますが、こうした全面的な委託だけでなく、「プログラマー
   など特定分野に専門的な人材を取り入れたい」として、人材派遣企業などから人材を
   確保することも広い意味でのアウトソーシングといえます。

  □アウトソーシングの活用ポイント
   1.経営の効率性を高める
   2.経営の有効性を高める
 
   1の観点から活用するアウトソーシングは、「経費削減」「人材の効率的な活用」など
   を目的としています。

   具体的には、当該業務に従事する従業員の雇用形態を正社員からパートに変更する
   ことで人件費を削減したり、アウトソーシングによって余裕が生じた従業員の業務遂行
   能力をほかの業務に振り分けるといった「人材の効率的な活用」を目指しています
   (正社員と同一の業務に従事するパートなどの賃金を不当に低くすると、パートタイム
   労働法に抵触する恐れがあるので注意が必要です)。

   一方、2.の観点から活用するアウトソーシングは、「戦略的アウトソーシング」とも呼
   ばれ、主に「経営資源の集中などによる企業の競争力を高めていくこと」を目的として
   います。

   この場合は、主に、自社の経営資源・人材を投入して、ノウハウが少ないままその
   業務に取り組むよりも、外部の専門的な知識・ノウハウに基づく企画設計・運営を取り
   入れたほうが費用対効果が高いと判断できるような場合に取り入れます。

   このような戦略的アウトソーシングは、自社のコア部門(本業)に経営資源を集中させる
   ことができ、競争力の向上につながります。

   また、この場合のアウトソーシングでは、「外部資源の活用」だけにとどまらず、「自社
   資源の外部化」という手法を取り入れることがあります。

   アウトソーシングといえば、アウトソーサーと呼ばれる外部企業の資源を活用するという
   イメージが一般的ですが、自社の競争力が高い部門を分社化(自社資源の外部化)
   して、さらに競争力を高めるということもアウトソーシングの一つです。

   2つの観点に共通していえるのは、アウトソーシングという手法を取り入れることで、
   自社の競争力の強化を目指しているということです。

   「コストダウンにつながるアウトソーシング」は、単なる「経費削減」だけに着目してア
   ウトソーシングを活用するのではなく、コストダウンにつながるアウトソーシングの活用
   によって生産性を高め、自社の競争力を高めるという観点に立脚しています。

   事業環境がめまぐるしく変化する今日、これまで以上に会社にとって“スピード”が重要に
   なっています。

   自社が戦略的アウトソーシングに取り組む意義は大きいといえます。


  ■アウトソーシングと外注

   アウトソーシングとは、特定の経営資源を外部に依存することを意味します。

   各企業がアウトソーシングに着手しはじめた頃は、コンピューター関連業務を中心に
   外部委託し、コストの削減を図ることが主な目的でした。

   しかしアウトソーシングが定着した近年では、対象業務が給与計算などの人事、経理、
   営業、販売促進などあらゆる業務分野に広がっており、たんにコストを削減する目的
   から社外の高度な専門スキルを活用することで、自社の中核事業を拡充するなど目的
   に広がりが出てきています。

   こうして、従来のたんなる外注化とアウトソーシングとの違いが明確になってきていると
   思われます。

   このように外注化は、コストの大きい周辺業務をたんに外部委託することでコストを削減
   しようとするものです。

   一方、アウトソーシングは、周辺業務、とくに中核業務をサポートするような専門性の
   高い業務も含めて外部委託し、経営体質を強固にすることをめざします。

   これまで企業がアウトソーシングを行う狙いは、主に自社内部で行うよりも「外部に委託
   したほうがコストが抑えられる」といった、コストダウンにありました。

   人件費をはじめとしたコストを出来る限り抑えたい企業にとって、アウトソーシングは有
   効な手段となってきたのです。 

   しかし近年では、コストダウンに加えて、「外部の高い専門性を活用する」「自社の得
   意分野(コア・コンピタンス)に経営資源を集中する」といった、「企業の競争力を高め
   ていく」ことを目的とした、戦略的なアウトソーシングの活用が広がっています。

  コア・コンピタンスの強化
   戦略的アウトソーシングを行ううえで欠かせないのが“コア・コンピタンス”の強化です。

   コア・コンピタンスとは「他社がまねできない自社ならではの中核的(コア)な能力」の
   ことで、いわば自社にとっての得意分野のことです。

   激しい競争環境の中で企業が生き残っていくためには、「他社には絶対負けない」
   というコア・コンピタンスのさらなる強化が重要になります。

   そのためには企業の持つヒト、モノ、カネ、ジョウホウといった経営資源をコア・コンピ
   タンスに集中的に投入しなければならなりません。

   その代わり、ほかの分野はできる限り他の企業にアウトソーシングします。

   このように、コア・コンピタンスを強化するためのアウトソーシングこそが“戦略的アウト
   ソーシング”なのです。
   
  □アウトソーシングの導入とメリット・デメリット
   1.導入手順とポイント
     中小企業にとって、ヒト・モノ・カネ・情報と
     いう各種経営資源に限りがあります。

     しかし、高度なアウトソーシング・サービス
     を採り入れることにより、経営資源を補強
     し、規模が小さいながらも大企業に負けな
     い事業基盤をつくることも可能になります。

     (1)コア・コンピタンスの明確化
        アウトソーシングを活用する前に、
        あらためて自社を客観的にみつめ直
        す必要があります。

        自社がどのような市場に存在しており、自社の存在意義は何なのかを明らか
        にしてみます。

        そのうえで、自社の強み・弱みをしっかりと分析し、自社にとってのコア・コ
        ンピタンスを明確にします。

        会社は、経営の効率性・有効性を高め自社の競争力を強化するためにアウ
        トソーシングを活用します。

        一般的なアウトソーシングは、自社の経営資源をコア部門(本業)に集中さ
        せ、本来の業務とは離れた業務(付随業務)を外部に委託することで経営の
        効率性・有効性を高める手法です。

        そのため、アウトソーシングを活用する際は、まず最初に自社の強み・弱みを
        しっかりと分析し、コア部門(本業)を明確にしておく必要があります。

        例えば、自社の強みや弱みを分析せずに、ある部門の正社員比率を下げる
        アウトソーシングで「人件費の削減」を図ったとしても、そこから競争力の強
        化につながることは期待できません。

        確かに、人件費の削減はアウトソーシングによるさまざまな効果の一つです
        が、単に「人件費の削減」を行っただけでは、効果的なアウトソーシング(自
        社の生産性・競争力の向上)につなげていくことは難しいでしょう。

        自社の強み・弱みを見極めることによって、経営資源を投入すべきコア部門
        (本業)と外部に委託して効率化を図ったほうがよい部門とが明確に分かり
        ます。

        自社の強み・弱みを見極める際には、自社を取り巻く経営環境を、内部の強
        み(Strength)と弱み(Weakness)、外部の機会(Opportunity)と脅威
        (Threat)に分類する「SWOT分析」の手法などを用いてしっかりと分析
        しましょう。

     (2)既存業務の洗い出しと見直し
        自社の強み・弱みを見極めた後は、既存業務の洗い出しと見直しを行います。

        これは、重複して行っている業務や作業のムダ・ムラ・ムリを把握すること
        で、委託する部門や業務の範囲をより明確にするために行います。

        現在自社で行っている業務や作業のムダ・ムラ・ムリを把握し、それらを削減
        していきます。

        それは結果として、「効果的なアウトソーシング」が実現できるだけではな
        く、「業務の効率化」ひいては「経営資源の有効活用」につながります。

        例えば、これまで10人で行っていた業務を、重複作業を洗い出して見直しを
        行った結果、7人で遂行できることが分かったとすれば、アウトソーシングの
        必要性がなくなるばかりか、残りの3人がほかの業務に時間を割くことができ
        るようになります。

        ただし、既存業務の見直しで余裕ができたからといって、すべての業務を自
        社内でまかなおうとすると、従業員1人当たりの負担が以前と変わらないこと
        もあり得ます。

        また、中には、総務部門の福利厚生にかかわる業務や社員食堂の運営など、
        一括して外部に委託したほうが費用対効果が高い(総務部門の従業員がそ
        のほかの本来の業務に専念できる)業務もあります。

        そのため、既存業務を見直した後は、どのような選択が自社にとって最も有
        益なものとなるかという点を、費用や効果の面から十分検討し見極めていく
        ことが大切です。

     (3)人材・業務遂行力の適正配置
        「効果的なアウトソーシング」を実現するために必要となる施策が「人材の適
        正配置」です。

        例えば、ある部門で行っている入力やチェック作業などの単純作業の一部を
        アウトソーシングし、正社員以外のパートなどを割り当てたとします。

        正社員は単純作業から解放されることで、他の業務に集中して取り組むこと
        ができるようになります。

        こうして人材の適正配置の結果、その部門の人員に余剰人員が生まれたと
        すれば、その余剰人員を自社のコア部門(本業)である設計・製造部門に回
        し、自社の商品開発力を強化することも可能となるでしょう。

        このように効果的なアウトソーシングを実現するためには、「アウトソーシン
        グを活用することによって生まれた余剰人員、余った業務遂行力を適正に
        配置する」という取り組みが重要です。

     (4)アウトソーシング活用分野の検討
        自社の業務分野の中で、どの分野でアウトソーシングを活用すべきか検討し
        ます。

        アウトソーシングする業務を決定した後は、その業務のすべてを一度に外部
        に丸投げしてしまうのではなく、「アウトソーシングする業務範囲の確認」
        「アウトソーシングによる効果の算出」「アウトソーシングの是正ポイントの
        確認」などを行いながら、段階的にアウトソーシングしていきます。
 
        段階的に進めていくことで、その業務が本当にアウトソーシングに向いている
        業務であるか、求めている効果が本当に得られているかなど、常にチェック
        することが可能となります。 

        チェックの結果、是正するポイントが見つかったら、すぐに改善できる仕組み
        を整えておくことも必要です。 

        例えば、PDCAサイクルなどの考え方を、アウトソーシングにおいても構築し
        ておくことが重要です。

         Plan:アウトソーシングの計画(部門・委託範囲・規模など)

         Do:計画に基づいたアウトソーシングの実施

         Check:実施中のアウトソーシングの効果や範囲などの確認

         Action:効果などの確認から発見された是正ポイントを反映させる

        この際、自社が今後どのような分野に経営資源を集中させていくのかという
        観点が重要になります。

        また、ある業務分野をアウトソーシングした場合、自社で行った場合と比較し
        て、時間、コストなどでどの程度の効果が見込まれるのかを検討すべきです。

        また、アウトソーシングする業務が決まったら、関連する企業情報の管理方針
        についても検討すべきです。

        アウトソーサーは、業務を行ううえで顧客情報などさまざまな企業情報を扱う
        場合が少なくありません。

        情報の不正流失を防ぐためには、当然守秘義務を課すなどの契約上対策を
        とることになりますが、それだけではなく、企業情報にアクセスできる人を制
        限するなど実効性のある管理方法も合わせて検討しておくことが望ましいでし
        ょう。

     (5)アウトソーシング先の決定
        アウトソーシングの委託先企業のことをアウトソーサーといいます。

       アウトソーシングで効果を上げるためには、優れたアウトソーサーに業務を委
       託する必要があります。

       このためには、アウトソーサーは慎重に選ばなければなりません。

       一社のみから選ぶのではなく、複数のアウトソーサーから見積もりをとり、具
       体的な話を聞いたうえで決めるべきです。

       また、既にアウトソーサーを活用している同業他社に意見を聞くことも判断に役
       立ちます。

     (6)アウトソーシングの実施
        アウトソーシングを実施するには、アウトソーサーに自社の業務内容をきちん
       と把握してもらい、自社がアウトソーサーに求めるニーズを理解してもらわなけ
       ればなりません。

       そのため定期的に打ち合わせを行い、双方のコミュニケーションを深める必要
       があります。

     (7)事後チェック・見直し
       アウトソーシングの実施後には、定期的にアウトソーシングの効果をチェック
       するとともに、アウトソーサーを再評価します。

       自社の期待水準とかけ離れていた場合には、別のアウトソーサーとの契約も
       検討します。

   中小企業が「効果的なアウトソーシング」を実現していくためには、単に「経費削減」
   だけに着目するのではなく、「企業のコア部門(本業)に経営資源を集中させる」「生
   産性を損ねるムダを削減する」といった視点から取り組むことが不可欠です。

   また、アウトソーシングといっても、費用を投入して、生産性・競争力の向上を図ると
   いう目的から考えれば、高額な機械の導入や工場建設などといった設備投資などと
   何ら変わりはなく、事前の綿密な検討が欠かせません。

   大企業に比べて限られた現有資産の中で、事業運営していかなければならない中小
   企業こそ、正しい考え方や十分な検討に基づいてアウトソーシングを活用していくことが
   求められています。

   具体的には、自社の強み・弱みを明確にし、上記記載の
    1.既存業務の洗い出しと見直しを行う

    2.人材・業務遂行力を適正に配置する

    3.効果の把握・問題点の改善などの仕組みを整備しておく

   などのポイントを踏まえた取り組みをしていくことです。

   アウトソーシングの活用は自社ですべて行う場合と比べてスピーディーな事業展開が
   可能になります。

   こうしたポイントを踏まえて「効果的なアウトソーシング」を検討することは、検討の
   結果としてアウトソーシングを活用しなかったとしても、業務改善による経営の効率化
   に寄与し、企業の競争力の強化につながっていくはずです。

   事業環境がめまぐるしく変化する今日、これまで以上に企業にとって“スピード”が重要に
   なっています。

   企業が戦略的なアウトソーシングに取り組む意義は大きいといえます。

   2.アウトソーシング導入のメリット
     (1)コスト削減が実現できる
       ・安い外部委託費用によりコストダウンを実現できる
       ・情報システムなどをアウトソーシング
        する場合は空きスペースが生まれ、ス
        ペースの有効利用が図れる

     (2)製品・サービスの向上が図れる
       ・最新技術の導入による製品・サービ
        スの機能強化が実現できる
       ・外部専門家を活用することで、製品・
        サービスの質の向上が図れる

     (3)技術の高度化・情報収集力強化への
       対応が容易になる
       ・アウトソーシング先の最先端の技術を
        つねに利用できる
       ・豊富なデータベースにアクセスすることで、情報収集力が強化される

     (4)変動リスクの回避が可能になる
       ・設備機械の陳腐化リスクを軽減できる
       ・業務量や仕事の内容の変化に対して、迅速な対応が可能となる

     (5)経営管理の単純化・高度化が実現できる
       ・自社の経営資源を中核事業へ重点配分することが可能となる
       ・アウトソーシング先のノウハウを吸収することが可能となる

     (6)人材の有効活用
       ・人材不足を解消できる
       ・自社にいない専門家を活用することで業務の効率化が進められる 

     このように、アウトソーシングには数多くのメリットが存在します。

     しかし、導入の仕方を誤るとその効果が期待できないばかりか、自社事業の存立
     基盤を損なう危険性もあります。

   3.アウトソーシング導入の留意点(デメリット)
     ・自社の中核業務、それに近い業務をアウトソーシングすることで自社の存在意義
      を見失う可能性がある
     ・アウトソーシングした業務は今後、ノウハウが蓄積できなくなる可能性がある
     ・外部へ自社の機密が漏洩してしまう可能性がある
     ・アウトソーシングする業務を担当していた従業員の士気低下につながる可能性が
      ある
     ・外部とのやり取りが増えることで、全体の業務がかえって煩雑化してしまう可能性
      がある

   以上のように、安易にアウトソーシングを導入することは危険であるといえます。

   十分に検討し、適切な手順を踏んで進めていくことが望まれます。

 

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