〒422-8067 静岡県静岡市駿河区南町2-26-501
■マニュアルの重要性
マニュアル作成で大切なことは完成度の高いものを目指すのではなく、シンプルで使い勝手のよい
ものをつくることを目指します。
そして、作成し改良を繰り返していくことです。
なぜマニュアルが必要か?
○業務の見える(可視)化
○業務の基準(標準化)をつくる
○誰もが同品質の仕事ができる
マニュアルを作成しても継続使用していない理由に、
○知りたいことがどこに書いてあるのか分からない
○読んでもよく分からない
○知りたいことが載っていない
などが挙げられます。
□マニュアルの書式・記述
1.書式・記述の統一
◎文章の結び
・『です・ます』
語りかけるような口調で、やさしい感じになる。一般的に、マニュアルではこの『です・ます』
調が多く使われています。
・『である・だ』
確信をもって言い切り、権威のある感じになる。高度な知識マニュアルや論理的なマニュアル
などで使われる。
2.用語・言葉
古い表現や専門用語はなるべく避けるか、説明を加えるようにする。
普段使用している用語や言葉を用いてもかまわないが、部門や担当者によって使用する用語や、
意味合いが異なる場合は統一するか、もしくは注記をする。
見込み客開拓から顧客を獲得した後、その顧客をサポートしていく強固な組織体制を持つたため
には、業務のマニュアル化が必須です。
マニュアル化を行うことによって、社員数をあまり増やさなくても、収益を確保できる体制にする
ことができ、社員がストレスを感じることなく、効率的に仕事を行える労働環境を整えることが
できるからです。
業務をマニュアル化しなければ、いつまでたっても仕事を覚えないことを社員の能力のせいにする
ことに終始してしまいます。
覚えないのは、社員の能力が原因なのではなく、覚えさせる機会を与えていなことなのです。
◎内務業務マニュアル
小規模組織が多数を占める代理店業とって、内務事務を間接部門と捉えるのではなく、収益を
上げる部門に変えていくことは急務ではないでしょうか。
営業部門を中心に内務部門がどのように関与していくかを念頭に置いた組織作りをしていくか。
要は、内務部門を単独で考えず営業のサポート部門として位置づける必要があります。
しかし、内務事務の仕事量は増すばかりで、現実には困難を要するのが実態といったところで
しょう。
これを解決していくには、個人の裁量に任され「内務事務を勘と経験」でこなすやり方から
業務を標準化したやり方に変えていかなければなりません。
◎内務事務マニュアル作成のポイント
・繰り返し発生し、さまざまなパターンがある
・事務処理システムを利用することが多く、操作要領を知る必要がある
・内務の各部門(更改、移動・解約、連絡不能、クレーム対応、集金契約、口座振替不能契約、
事故対応、etc)がどのように営業に関わっていくかを明確にする
・その業務は本当に必要か
・もっと他に必要なものはないか
・どの業務に一番時間をかけているか
・誰に代わってもできる仕事と専門性を有する仕事が明確か
上記ポイントを基に各部門の業務ごとに手順と業務要領の解説で作成していきます。
事例を挙げて考えて見ましょう。
参考事例として、週1回ほどの法人向けには有益情報の提供、個人向けには最低月1回のニュース
レターの配布をするといったベース(下地)作りがあれば効果的です。
満期更改のマニュアルを作成する場合を見てみましょう。
□満期更改のマニュアル作成
◎満期更改活動の準備
<内務スタッフ>
・更改申込書の受付
・更改申込書の仕訳、チェック(確認シート)
・口座振替依頼書(前年口座振替ではない契約分)
・直近の異動
・事故のチェック
・満期案件リストから契約内容を確認
・更改申込書に反映していない場合は再作成
・更改申込書に必要項目を補記
・見積書作成
・満期案内
・送付
・電話対応
<営業担当者>
・月次予算の策定
・多種目販売、単価アップ先リスト作成(ニーズ喚起チラシ、販売種目、
・活動計画(月間行動予定表)の策定
・引受基準チェック
・保険料ブランクのチェック
・満期案件リスト(契約内容)により顧客から情報を収集
各保険会社により内容に多少の違いはありますが、これらの項目それぞれのマニュアルを作成
していきます。
事務システムについては、操作画面の一つひとつに解説していきます。
システムというひとつの操作画面での項目別の設定方法や手順を解説するというイメージです。
業務手順の解説とともに、どのタイミングでどのような画面が表示されるかが分かるようにします。
普段あなた(貴店)がやっている業務の流れを文書化することです。
ベテラン中堅社員がやっていることを新人やパート社員でもできるようにすることです。
作成に当たり、完璧を求めないことです。使いながら変更・訂正していきましょう。
内務スタッフと営業担当者との連携は欠かせません。
マニュアルは随時更新されるものですから更新日時を明確に記載しなくてはなりません。
マニュアルは作成が目的ではありません。使用することです。
ここでは詳細は割愛させていただきます。すべてを掲載するには膨大な内容量となってしまいます。
使用当初は今までやってきた勘と経験が邪魔をし、面倒で業務の進行が遅れがちになるかもしれ
ませんが、経験不足の社員やパートでもできることを中堅社員がやっていては中堅社員が更改要員
と化し、いつまでたってもあなた(貴店)にノウハウの構築はできません。
マニュアルの最終目的はあなた(貴店)の収益を上げることです。
メルマガ登録(無料)はこちら
お問合せ・ご質問はこちら
代理店強化マニュアル |
1 代理店を取り巻く環境 2 顧客が代理店に求めていること 3 代理店に求められる経営 4 顧客対応力強化 5 合併の進め方 6 合併のためのタイムスケジュール 7 合併のメリット・デメリット 8 合併の成功事例 9 合併の失敗事例 10合併成否のポイント 1 合併の目的 2 メリット・デメリットの列挙 3 タイムスケジュール 4 強み・弱みの列挙 5 役割分担の明確化 6 内務の平準化 7 保有契約の分析 8 手数料収入の配分 9 収支分析 10 本音の議論 11 経営計画 12 共同事務所のルールづくり
|
ご提供価格:7,700円 |
納期:3〜7日以内 |
お支払方法:代引(佐川急便) 商品と引き換えの代引きでのお支払をお願い致します。 ※商品の発送・お届けについて(必読) |
合併時における賃金(給与)の策定 |
多様化するお客様のニーズにこたえるためには、事業化を図ることが不可欠です。 そして、事業化を図るために手段として、代理店合併は、重要な選択肢となっています。 個人の力から、メンバーが力があわせ事業拡大を図ろうとする組織の力に高めてこそ、合併の 合併効果が不十分な事例を検証してみると、この賃金(給与)策定がネックとなっている 賃金(給与)といっても、役員の場合は報酬、従業員の場合は給与と呼ばれます。 それぞれ守るべき規則等がありますので、基本的な知識も必要となってきます。
|
ご提供価格:32,500円 |
納期:3〜7日以内 |
お支払方法:代引(佐川急便) 商品と引き換えの代引きでのお支払をお願い致します。 ※商品の発送・お届けについて(必読) |
バックオフィス開設の手引書(全22頁:CD版) |
① 開設の目的 ② 開設のメリット ① 開設の検討時期 ② 法人化と開設 ③ 開設等における資金調達 ① 開設する際の検討課題 ② 開設のコンセプト ③ 事務所形態 ④ 事務所スペース ⑤ 事務所の立地 ⑥ 事務所レイアウト ⑦ 事務所のセキュリティ ⑧ 必要な設備・資金調達 ① 開設までのフロー ② 解説準備事項チェックリスト ③ 什器・備品に関する準備チェックリスト ① 開設時のPR方法例 ② 開設後のPR方法例 ① 内務事務の効率化 ② 顧客管理
|
ご提供価格:8,700円 |
納期:3〜7日以内 |
お支払方法:代引(佐川急便) 商品と引き換えの代引きでのお支払をお願い致します。 ※商品の発送・お届けについて(必読) |
従業員採用の手引書(全24頁)・ 採用に関するシート(全11シート:CD版) |
役割を分担することで、各業務(社内・営業等)を標準化させ、家業とは違った効率 1 採用の目的 2 採用計画 3 採用方法 4 面接における評価項目 5 面接の実施〜採用の可否の判断 6 給与体系 7 就業規則 8 採用時の各種手続 9 採用に関わる助成金 1 採用計画シート 2 面談内容確認シート(営業職・内務職 3 身上事項申請書 4 給与振込み依頼書 5 労働契約書 6 身元保証書 7 誓約書 8 法令遵守宣誓書・個人情報取扱い誓約書兼同意書 9 私有車使用届 10 年金手帳・雇用保険被保険者証の届書 11 不採用通知書
|
ご提供価格:11,500円 |
納期:3〜7日以内 |
お支払方法:代引(佐川急便) 商品と引き換えの代引きでのお支払をお願い致します。 ※商品の発送・お届けについて(必読) |
経営計画の策定(全28頁 CD版) |
代理店の多くが実行可能な経営計画書の策定をおろそかにしている。 『計画なきところに実行なし 実行なきところに成果なし』と言われるように、目標達 目標達成を画餅に帰させないためにも、正しい計画書の策定をお勧めします。 1.経営計画がなぜ必要か? 2.経営計画策定の手順 b. 経営理念を掲げる c. 経営ビジョンを定める d. 行動指針を定める e. 事業計画を作成する 2.トップメッセージ 3.経営理念 4.経営ビジョン 5.行動指針 6.事業計画フェース 7.組織数値目標(3ヶ年) 8.年間個人目標 9.組織図 10.組織ビジョン 11.営業戦略(達成手段・手法) 12.第○期 スローガン 13.『夢』
|
ご提供価格:7,500円 |
納期:3〜7日以内 |
お支払方法:代引(佐川急便) |
売ることが先行し、プロとしての基本動作をおろそかにしていないだろうか? 組織人として、やるべきことをやり、やってはいけないことをしないことが重要な 「りんごの箱の中に腐ったりんごが一つあると、すべてのりんごが腐ってしまう」 企業の抱える問題の8割が “ヒト” に関わっています。 貴社の“ジンザイ”はどの“ジンザイ”に当てはまりますか? 四つの“ジンザイ” (ア) 人罪……反組織人であり、その集団に居ては、いけない人である。 例証として、ガン細胞、腐った果物等。 ∴悪貨は良貨を駆逐する(グレシャムの法則)等。
新人には新人としての、女子社員は女子社員としての果す しかし、やらなければなりません。 「人在」を「人罪」にするか「人財」にするかは社長であるあなたの責任です。 毎日5分の訓練で1年後の社員は必ず驚くほどの変化をみせます。 基本動作勉強会テキストを活用し、会社にイノベーションを!
|
対応エリア | 静岡・愛知県内、東京周辺 |
---|