プレゼンテーション成功の秘訣

       

プレゼンテーション成功の秘訣


  ■プレゼンの本質

   ビジネスの世界においてプレゼンテーション(以下、プレゼン)の重要
   性は疑う余地がありません。

   顧客にとって本当に役に立つと思える内容を提案しても、プレゼンの方
   法がまずければ受け入れてもらうことはできません。

   また、プレゼンは顧客に対してだけに行うものではない。

   部下から上司への業務改善に関するプレゼン、役員会での経営戦略に関
   するプレゼンなどさまざまな社内プレゼンもあります。

   1.顧客に「納得してもらう」ことがすべての基本
    どのような業界であっても一定の経験を積んだ営業マンであれば、誰
    もが顧客にプレゼンをしたことがあるでしょう。

    そして、十分な準備をして臨んだにもかかわらず、ときにはまったく
    の徒労に終わった経験をおもちの方も多いのではないでしょうか。

    当然ながら弊社でもそのような経験は数多くあります。

    では、十分な準備をしたにもかかわらず、そのプレゼンが失敗した責
    任は誰にあるのでしょうか。

    いうまでもないことですが、責任は「わかってくれない顧客」ではな
    く「わからせられなかった自分」にあります。

    自分の商売心を完全に抜きにして、「顧客のためにはこれこそがベス
    ト」と確信できるプランを徹夜で練り上げたとしても、それを相手に
    イメージしてもらえなければまったく意味がないのです。

   2.プレゼンは価値ある情報の提供
    そもそもプレゼンとは何かについて改めて考えてみましょう。

    プレゼンの語源は「プレゼント」にあるといわれています。

    つまりプレゼンをする側(プレゼン者)が聞き手(相手)に対して
    「価値ある情報を提案」するということです。

    より具体的には、「プレゼン者が、相手に対して効果的な説明を行
    い、提案内容について前向きな反応を促すこと」と定義することがで
    きます。

    この定義はプレゼンする側の視点としては正しいのですが、実際には
    プレゼンの本質を半分しか捉えていません。

    通常、プレゼンの対象者は社内プレゼンであれば上司であり、社外プ
    レゼンであれば先方企業の社長など意思決定権をもった人たちです。

    いずれにしろ「忙しくて仕方ない人たち」であることには変わりあり
    ません。

    つまり、プレゼンの実施が決まった段階で、プレゼン者は忙しい相手
    の貴重な時間をすでに「プレゼントされている」のです。

    このように考えれば、提案内容採用の可否以前の問題として、相手に
    対してはいただいた時間に相応の「価値ある情報」を与えなければな
    りません。

    つまり、相手に対して「今回の提案は採用できないが、勉強になる情
    報をもらったよ」と思わせるレベルのプレゼンを行うことが、プレゼ
    ン者の最低限の義務であり礼儀といえるのです。

    プレゼン終了後、相手に「まったく無駄だった」という印象しか残ら
    なければ、プレゼン者は多忙な相手から時間だけをもらい逃げ」した
    ことになってしまいます。

    プレゼン者はつねにこのことを頭に入れておかなければなりません。

    十分な準備もせずに、「うまくいったら、もうけもの」といった姿勢
    でプレゼンを行うことは決して許されません。

   3.相手の『感性』に訴求する
    内容をじっくりと読んでもらうことを前提とした「論文」、「報告
    書」では、詳細な資料によって論理性・正確性など相手の「理性」に
    よる合理的判断を期待することができます。

    しかしながら、プレゼンでは短時間のなかで相手の心を動かすことが
    求められます。

    そのためには理性よりもむしろ相手の「感性」に訴求するものでなけ
    ればなりません。

    詳細な資料を別途配布してプレゼン後に時間をかけて判断を仰ぐとい
    う手もなくはありませんが、プレゼンそのものが魅力的でなければ、
    資料は恐らくゴミ箱行きでしょう。

    もちろん、プレゼンする内容が「見栄えだけ」、「心地よさだけ」で
    よいということではありません。

    プレゼン者の提案したい「主張(こうしたい)」、「データ(主張を
    裏付ける客観的なデータ)」、「論拠(主張とデータを結びつける理
    由)」などはきちんと筋道が通った内容でなければなりません。

    そのうえで、相手がもっとも興味をもちそうな点にフォーカスした内
    容・表現を心掛け、「感性」に訴求するのです。いわゆる「腑に落ち
    る」といった状態をめざします。

    たとえば、コンサルティング会社が、ある顧客に対して初めてのプレ
    ゼンをするときの内容として、次の2つではどちらが相手の感性に訴
    求するでしょうか。

     (A)「○○業界における貴社の販売戦略のポジショニング考察につい
       て」
     (B)「貴社の売上倍増に向けた3つの方策について」 
       絶対とはいえませんが、ほとんどの顧客は(B)のほうに関心をもっ
       てくれるはずです。

       そして、初回プレゼンで話が進んだら、必要に応じて(A)のような
       詳細テーマをプレゼンすればよいのです。

    このように、プレゼンでは相手の主要関心事を的確に察知し、できる
    だけわかりやすい言葉で明確に説明することが非常に重要になる。

  □プレゼンの概要と成功ポイント
   ここではさまざまなプレゼンの目的、基本構成、対象者について整理し
   ながら、プレゼン成功のポイントについて具体的に説明していきます。

   1.プレゼンの目的
    前項ではプレゼンの目的(プレゼン者側からの視点)を、「プレゼン
    者が、相手に対して効果的な説明・説得を行い、提案内容について前
    向きな反応を促すこと」と定義しました。

    このなかの「前向きな反応」について段階的に分類すると次のように
    なります。

    自分がこれから行うプレゼンの目的(ゴール)について明確に意識し
    て、それに沿った内容を設計することが大切です。

    (1)理解してもらうこと 
      プレゼンの内容についてとりあえず理解してもらうことです。
      まったくの新規提案をプレゼンする際には、まずはこの点が基本
      になります。

    (2)好感をもってもらうこと
      プレゼンの内容について少なくとも好感をもって受け入れてもら
      うことです。

      相手から「この点についてもっと詳しい提案がほしい」などとい
      う言葉がもらえれば成功といえます。

    (3)協力してもらうこと
      プレゼン内容の実現や、さらなる詳細なプレゼンに向けて、相手
      から何らかの協力の約束を得ることです。

      たとえば、「では自社のデータを提供するからさらに分析してほ
      しい」といったデータ提供協力などが考えられます。

    (4)承認に向けた条件をもらうこと
      プレゼン内容に対して基本的には了解を得ており、最終的な承認
      に向けて相手から条件を得ることです。

      たとえば「商品の仕様をこのように修正してほしい」といった具
      体的なニーズを引き出せれば、最終ゴールにぐっと近づいたこと
      になります。

    (5)承認をもらうこと
      プレゼンの内容のすべて(または一部)について、相手から承認
      を得ることです。

      場合によっては、「正式決定は社内の役員会で検討してから」と
      いうことなどもあり得ますが、少なくともその場でプレゼンを聞
      いてくれた人が「ぜひやりたい」と感じてくれれば成功といえる
      でしょう。

   2.プレゼンの基本構成
    通常、プレゼンは次の流れで行います。

    慣れてくればさまざまなバリエーションを駆使することもできます
    が、まずは基本形を理解しておきましょう。

    ●プレゼンテーションの基本的な流れ
    (1)お礼の言葉・自己紹介・全体の概要説明
       最初にプレゼンの機会をいただいたお礼を述べます。 

       次に自己紹介をします。

       氏名・年齢・役職などの基本情報のほか、これまでのおもな業
       務内容や仕事に対する信条などについても説明します。

       プレゼンは「提案内容」だけではなく、「プレゼン者自身」を
       アピールすることでもあります。

       通り一遍の自己紹介ではなく、自分がどういう人間であるかを
       きちんと相手に理解してもらうことは非常に重要です。

       謙虚さや誠実さを印象づけるようにしましょう。
       そして、本日のプレゼンの大まかな概要、プレゼンの手順など
       を説明します。

    (2)提案の主旨説明
       このプレゼンで、もっとも伝えたい主旨を説明します。プレゼ
       ンの核となる部分です。

       自分の提案によって、「相手のどのような問題を、どのように
       解決し、どのような成果を得てもらおうとしているか」につい
       て明確に説明しましょう。

       また、提案を受け入れてもらった場合には、「自分はどのよう
       なスタンスで貴社のお役に立っていくのか」という決意表明も
       行います。

    (3)補足説明
       提案主旨を補足するための説明です。

       「今回の提案が有効であると考える根拠は何か」、「どのよう
       なデータに基づいた主張なのか」、「具体的にどのような体
       制・スケジュールで提案を実行していくのか」、「実行に当た
       って想定される問題点と解決策は何か」などを説明します。

       今回の提案内容が十分に練られたものであること、「絵に描い
       た餅」ではなく、十分に実現可能であることなどを示します。

    (4)エンディング・お礼の言葉
       もう一度本日のプレゼン内容を要約して繰り返します。

       質問があるかどうかも確認し、ある場合には丁寧に回答しま
       す。

       プレゼン前に想定問答についても十分に準備しておくことが大
       切です。

       また、前述の項(プレゼンの目的)も踏まえて、プレゼンの目
       的が達成されたかどうかを確認することも大切です。

       たとえその場では答えがもらえなくても「次回は○○の点につい
       てもう少し詳しく説明させていただけますでしょうか」などと
       いう投げかけを行っておくことで、相手の意思決定を促すこと
       ができます。

       最後に、プレゼンをさせてもらったことに対する再度のお礼を
       忘れないようにしましょう。

   3.プレゼンの対象者
    プレゼンをその対象者ごとに分類すると、上司など「社内の人」を対
    象にしたプレゼンと、顧客など「社外の人」を対象にしたプレゼンに
    分けられます。

    そして、ほとんどのプレゼン者は社外向けよりも社内向けのほうが緊
    張感が少なく臨めるでしょう。

    つまり、「社外向けプレゼン」においても、その環境をできるだけ
    「社内向けプレゼン」に近づけることで、より落ち着いて臨むことが
    できるのです。

    社内向けプレゼンと社外向けプレゼンのおもな違いは次のように整理
    できます。

   (1)相互理解
      社内プレゼンのなかでも、とりわけ直属の部下から上司へのプレ
      ゼンの場合、お互いに相手の関心事・性格などが十分にわかって
      います。

      また、社長など普段は距離感のある人へのプレゼンでも、少なく
      とも朝礼などで一度は講話などを聞いたことがあるはずです。

      つまり、プレゼンの下地となる基本的なコミュニケーションが一
      定程度はすでに確保されているのです。

      一方、社外向けプレゼンでは、双方の理解はほとんど進んでいま
      せん。

      初めて顔を合わせるというケースも多いでしょう。

      この状況をできるだけ緩和するためには、プレゼン予定時間より
      も早く訪問して、わずかな時間でも相手と「直接に」会話(雑談
      で可)をして、少しでも心の壁を取り払っておくことなどが効果
      的です。

      なお、社内プレゼンでは「相互理解」が進んでいるがゆえに、
      「しょせんあいつの提案だから」といったマイナスの先入観をも
      たれていることもあります。

      そのような場合にはいかに優れた提案であっても、採用される確
      率は低くなってしまいます。

      プレゼンとはまったく関係ない普段の会話、たとえば、出社した
      ら毎日元気よく「おはようございます」とあいさつすることも、
      社内プレゼンでは重要な下準備といえるのです。

   (2)状況把握
      社内プレゼンにおいては、プレゼン者は社内の主要な問題点、重
      要事項の実質的な意思決定プロセスなど、さまざまな社内事情が
      わかっているはずです。

      一方、社外プレゼンでは、通常は先方から提示されている限られ
      た社内事情しかわかりません。

      自分がプレゼンする内容について、いったい誰が実質的な決定権
      をもっているかわからないことも多いでしょう。

      社外プレゼンといえども、そのきっかけをつくってくれた先方企
      業の担当者は必ずいるはずです。

      担当者の社内的な立場を配慮しながらも、できるだけ先方企業の
      情報についてヒアリングしておくことが大切です。

   (3)リスク
      社内プレゼンでは、たとえ失敗しても「次は頑張れよ」で済むこ
      ともあります。

      また、プレゼンの成否に関係なく、準備のために費やした「努
      力」自体は評価してくれることも多いでしょう。

      一方、社外プレゼンではプレゼン者は自社の代表として話をする
      わけですから、その失敗は会社全体としての失敗を意味します。

      万一、プレゼンの巧拙以前に無礼な態度、不誠実な説明などをす
      れば、当該プレゼンの失敗にとどまらず、会社全体としての信用
      低下にもつながります。

      これを防ぐためには、たんに「弁が立つ」だけではなく、社会人
      としての常識・礼儀・言動を十分に備えた人をプレゼン者に選ぶ
      ことが基本になります。

      また、プレゼン者はプレゼンテーション技法について十分に勉強
      し、入念なリハーサルをしておくことも大切です。

      さらに、プレゼン者を複数人用意しておき、メインのプレゼン者
      が話に詰まってしまった際にサブのプレゼン者とチェンジした
      り、専門分野ごとに複数のプレゼン者が入れ替わりながら話すな
      どのリスク分散策が考えられます。

   (4)プレゼン環境の把握
      ここでいうプレゼン環境とは、プレゼン会場の雰囲気、広さ、机
      やイスの配列、PCを始めとするプレゼン機材などの環境を指す。

      社内プレゼンであれば、日頃から慣れ親しんだ環境で行えるの
      で、プレゼンの進行手順などもイメージしやすく、また、機材に
      トラブルが発生した場合でも、急いで紙べースの資料を用意する
      などの臨機応変な対応ができるでしょう。

      一方、社外プレゼンでは、通常はどのような場所がプレゼン会場
      になるのかわかりません。

      机の配列が「囲み形式」なのか「教室形式」なのかによっても雰
      囲気は大きく違います。

      また、周囲で工事をやっていれば、騒音によって後ろの席まで声
      が届きにくいこともあります。

      さらに、先方の機材を使わせてもらう場合には、PCのハードの種
      類、ソフトのバージョンが、自社のものとまったく異なることも
      あります。

      これでは内容以前に、プレゼンを始めることさえできません。

      これらの「不測の事態」を防ぐためには、先方の担当者からプレ
      ゼンで使用する会場の環境や使用可能な機材について、十分にヒ
      アリングしておきましょう。

      可能であれば、プレゼンの数日前に会場を下見させてもらってお
      くとさらに安心です。

   4.「自分らしく」プレゼンする
    プレゼン者は多かれ少なかれ誰でも緊張するものです。

    そして、「上手に話さなければ……」、「失敗したらどうしよう……」
    という恐怖感がさらに緊張を大きくしてしまいます。

    しかし、必要以上に心配することはありません。

    おかしなもので、聞き手はプレゼン者に対して、わかりやすい説明を
    求める一方で、それがあまりにも「立て板に水」、「自信たっぷり」
    に聞こえると、かえって「言いくるめられているのではないか」とい
    う不信感・不安感をもつこともあります。

    プレゼン実施に向けて十分な準備や訓練を重ねることはもちろん大切
    ですが、「完璧」を求める必要はありません。

    プレゼン者の真摯さと熱意が伝われば、少しくらい言いよどんでもむ
    しろ親近感をもってもらえることも多いのです。

    それによってお互いの心の壁が取り払えればプレゼンは成功に近づき
    ます。

    「準備は納得のいくまで徹底的に、当日は自分らしく『のびのび』
    と」

   これがプレゼン成功の秘訣です。

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プレゼンテーション(プレゼン)のコツは「お客さまにとってどのように役立つのか」の情報提供である。

        

プレゼンテーションのコツは、顧客に「欲求」を起させること 


  プレゼンテーション(プレゼン)のコツは「分かりやすさ」「信頼性」「共感性」を取り入
  れることです。

  プレゼンテーションとは単なる商品説明ではなく、「お客さまにとってどのように役立つ
  のか」
という情報を提供することにあります。

  プレゼンの内容は聞き手や目的などによって変わってきますが、どのようなプレゼン
  であっても、成功する秘訣は共通しています。

  プレゼンは、「お客様に商品を購入してもらう」、「経営陣に新商品開発のゴーサイン
  を出してもらう」など、相手に何らかの行動を促すために行うものです。

  そのため、どのようなプレゼンであっても、相手に行動を起こしてもらうために、「相手を
  引き付け、心を動かす」ことが成功の秘訣といえます。

  プレゼンは聞き手が1人であっても複数であっても基本は同じです。

  会議の場においてもプレゼンの技術は重要となります。

  相手がお客様であっても、社内であっても同じです。

  プレゼン力を高めるために、会議の場で訓練することも必要です。

  ■プレゼンテーションはストーリーが決め手
   相手にとって「なぜ、自分はこの商品を購入したほうが良いのか?」が明らかになっ
   ている「納得感のあるストーリー」です。

   ストーリーを組み立てるポイントは「相手にとっての『価値』(メリット)」を考えるこ
   とです。

   この「価値」とは、「商品を購入することで相手にとってどんな良いことがあるか」を
   指しており、プレゼンは、この「価値」を伝えるために行うと言っても過言ではありま
   せん。  

   感動的なストーリーは、プレゼンをする人が心から発する言葉からこそ生まれます。

   そのためにも、相手にとってどれほど良いことがあるかという「価値」を考え抜き、心底
   そのように思って自分の言葉でストーリーを組み立てることが、“感動のプレゼン”
   への第一歩といえるでしょう。
   
  □プレゼンとストーリー
   「TEDConference」というアメリカのカリフォルニア州モントレーで、年一回講演会を
   主催しているプレゼン開催で有名なグループがあります。

   このTEDが主催している講演会は学術・エンターテイメント・デザインなど様々な分野
   の人物がプレゼンテーションを行っています。

   このプレゼンの参加者には有名人も多数含まれています。

   米国でのプレゼンの重要性はすでに認識済みですが、日本ではまだまだ遅れている
   といっていいでしょう。

   2020年の日本オリンピックの招致国決定のプレゼンを見て、欧米のプレゼンターの
   ジェスチャーは普段TVなどで見慣れているが、日本人の本格的なプレゼンは滅多に
   見られない。

   日本のプレゼンターのジェスチャーを見ていて、なんとなくぎこちなく、気恥ずかしく
   感じた。

   米国アップル社のスティーブ・ジョブズ氏は、聞いている者の心を動かす“感動のプレ
   ゼン”を行うとして世界中を魅了してきました。

   ジョブズ氏のプレゼンがなぜ人々の心を感動させるのか、その理由はさまざまですが、
   一つには「プレゼンに納得感のあるストーリーがあること」だと言われています。

   「納得感のあるストーリー」とは、相手にとって「なぜ、自分はこの商品を購入したほう
   が良いのか?」が明らかになっているということです。

   そこで、ストーリーを組み立てる際に肝となるのが、相手にとっての『価値』を考える
   ことです。

   この「価値」とは、「商品を購入することで相手にとってどんな良いことがあるか」を
   指しており、プレゼンは、まさにこの「価値」を伝えるために行うと言っても過言では
   ありません。

   「価値」が相手に伝わりやすいのは、

   「現状(問題点)→ 問題点を改善するための方法(ニーズ)→ 問題点を改善した姿
   (ゴール)」といった順番で組み立てられたストーリーです。

   ストーリーの活用は、セールストークニュースレター会社案内などのトークにも使わ
   れます。

   ストーリーテリングとは伝えたいことやコンセプトを想像させる印象的な体験談やエピ
   ソードなどの“ストーリー(物語)”を引用して話すことで、聞き手に強く印象付けるセー
   ルス手法のことです。

   聴きなれない言葉かもしれませんが、国内でも企業の広告に多く使われ始めてい
   ます。

   ソフトバンクの白戸家のCMなどが代表例です。


   このようにストーリーを交えたトークは聴く人や見る人の心に強い印象として残ります。


  ■「価値」が相手に伝わるコツ

   現状抱える問題点の提示 → 問題点の解決策を提示(ニーズ喚起) →問題点を解決
   するための行動への呼びかけ(クロージング)」といった順番で組み立てられたストー
   リーです。

   また、感動的なストーリーは、プレゼンをする人が心から発する言葉からこそ生まれ
   ます。

   そのためにも、相手にとってどれほど良いことがあるかという「価値」を考え抜き、心底
   そのように思って自分の言葉でストーリーを組み立てることが、“感動のプレゼンテー
   ション”への第一歩といえます。

   また、提案する商品・サービスの目的(抱える
   問題を解決する手段)と、この商品・サービス
   がお客様にどのようなメリットがあるのかをきち
   んと説明することで、お客さまが決断しやプレゼン.gifすい
   状態にリードします。
   
  ■プレゼンテーションの準備

    1.1対1でも、多数の前で話すときでも、話す
      前に構成を明確にし、聞き手にわかりやす
      いものにする。     

    2.聞き手と、どんな話を、どんな順番でする
      べきか、構成ができて
      いる。

    3.「問題点」については、 聞き手の現状・背景
      などの情報から、どのような問題点が考えら
      れるかについて説得力のある仮説を立てる。    

    4.「ニーズ」については、問題点を解決・改善するための具体的な
      方法を、商品の価値に結び付けるように話を組み立てる。

      ただし、このとき商品の売り込みをしないよう注意する。

    5.「クロージング」については、問題点が改善された理想的な状態
      を、数字・事例などを使ってより具体的なイメージがわくようにする。

   準備について考えてみましょう。

   1.プレゼンの目的を理解する

    (1)場面によって異なるプレゼンの目的

      プレゼンの本番に向けて一番最初に行う準備は、プレゼンの目的をしっかりと
      理解することです。

      目的によってプレゼンの内容が大きく異なるため、目的を理解するというこの第
      一ステップは、プレゼンを成功に導くために非常に重要です。

    (2)「プレゼンの段階」によって異なるプレゼンの目的

      顧客や上司などの聞き手に対して初めて行うプレゼンなのか、あるいは何度か
      のプレゼンの後に行う最終的な意思決定に直結するプレゼンなのか、といった
      「プレゼンの段階」によっても、目的は異なります。 

      新規見込み顧客に対して初めてプレゼンを行う場合、最終的な目的として「自社
      商品・サービスの購入を決定してもらう」ことを目指していても、「まず、自社
      と自社商品・サービスについて理解を深めてもらう」ことが先決になります。

      一方、何度もプレゼンを行ってきており、最終的な段階として意思決定者である
      顧客(新規見込み客・既存客)の経営者の前でプレゼンを行う場合には、そのプ
      レゼンの目的は「意思決定者に購入を決定してもらう」ことになります。 

    (3)プレゼンの目的を理解する

      プレゼンの目的をしっかりと理解するためには、場面や段階を整理しておきます。

      このとき、聞き手(誰に)・中心となる事柄(何を)・段階(どのような背景で)
      ・目的(何のために)、などの項目を一覧表にまとめておくと、頭の中が整理 
      しやすくなります。

      ここで重要となるのが、プレゼンの目的を理解するために自分が知っておかなけ
      ればならない情報は何かということです。

      「聞き手は誰なのか」「プレゼンの中心となる事柄は何か」といった情報はもちろ
      んのこと、「段階(どのような背景で)」についても正しく把握します。

      先にも紹介した通り、段階によってプレゼンの目的は大きく異なります。

      目的が異なれば、この後に考えるプレゼンの内容も大きく異なります。

      段階を正しく把握していなければ、聞き手にとって訴求力に乏しいプレゼンにな
      ってしまう恐れがあります。

      例えば、最終的な意思決定者である顧客(新規見込み客・既存客)の経営者に
      対して、商品・サービスの機能を細かく説明しても、「自分が実際に利用するわけ
      ではないからそんな説明は必要ない。
      その商品を購入した場合の我が社にもたらされるメリット、商品の価格、費用対
      効果を聞きたい」というのが顧客(新規見込み・既存の両方)の経営者の本音で
      しょう。

      プレゼン準備第一ステップでは、聞き手(誰に)・中心となる事柄(何を)・段
      階(どのような背景で)・目的(何のために)などを把握し、それを踏まえてし
      っかりとプレゼンの目的を理解することが大切です。

   2.プレゼンの内容を決める

    (1)内容を決めるための手順

      第一ステップで理解したプレゼンの目的を達成するために、「何を・どのように・
      どのような順番で話していくか」といった具体的なプレゼンの内容を考えていき
      ます。

      プレゼンの内容の決め方はさまざまですが、例えば、次のような手段であればス
      ムーズに進められます。

       ・内容を考えるための情報収集

       ・構成の決定

       ・資料の内容の決定、作成

    (2)内容を考えるための情報収集

      「具体的にどのような内容を話したらよい
      のだろう」と考える際には、

       ・聞き手の状況

       ・プレゼンの条件

      といった情報を収集することです。

    (3)構成の決定

      プレゼン時間などによって構成は異なり
      ますが、一般的には「序論・本論・結論」
      の形式でまとめるとスムースです。

      「現状の問題と提案の目的⇒具体的な
      提案内容⇒提案のまとめ」という流れが
      一般的です。

      序論では、今回のプレゼンの事柄や流れ
      を話し、プレゼンの背景を簡潔に説明したり、
      本論へ導くための問題提起を行います。

      背景説明や問題提起を行う場合には、聞き手に明確に内容が伝わるように統計
      データなど数値を利用するとよいでしょう。

      また、プレゼンは「最初のつかみが肝心」などと言われることがあります。

      最初の序論の段階で聞き手を引きつけるために「〜のような問題があるのをご
      存じでしょうか?」などのような形で疑問を投げかけたり、最初に「今回の提案に
      よって、解決しなければならない問題がスムースに解決できます」と結論を先に
      述べてしまう方法などがあります。

      本論では、プレゼンの「肝」を述べます。

      ここで注意したいのは「間延び」です。

      本論では自分が聞き手に最も伝えたいことをあれもこれもと盛り込むため、話
      が長くなったり繰り返しが多くなったりしがちで、聞き手が退屈してしまう恐れが
      あります。

      限られた時間の中で自分が最も伝えたいことを、しかも相手が退屈しないよう注
      意して伝えるためには、ポイントを絞り込むことが大切です。

      重要な部分については、覚えやすいキーワードやキャッチフレーズを作ると、間
      延びせずに聞き手に印象付けることができます。

      また、聞き手にとって身近に感じられるたとえ話を織り交ぜると、聞き手は退屈せ
      ずに聞くことができます。

      結論では、プレゼンの結びの部分を述べます。

      これまで序論・本論で述べたことを簡潔にまとめる、重要なキーワードを繰り返
      す、序論・本論で述べたことを実現した場合に考えられる、明るい未来の姿や問
      題点を解決した姿を提示するなど、聞き手の内容が考えられます。

      また、本論から結論に移る際に質疑応答の時間を設け、聞き手の疑問を解消し
      た上で結論に入ってもよいでしょう。

    (4)資料の内容の決定、作成

      資料は、聞き手が分かりやすいように統計数値やグラフなどを見せたり、重要な
      ポイントを強く印象付けるために視覚に訴えるための付加的なツールです。

      プレゼンの構成が決まったら、必要な資料をリストアップし、もれのないように作
      成します。

      情報収集をしないで、あるいは構成を決めないうちから資料の作成に入ってし
      まうと、うまく内容がまとまらないばかりか、資料をただ読み上げてしまうだけの
      プレゼンになってしまう恐れがあります。

      資料は、情報収集・構成の決定をした上で、作成するようにしましょう。

      資料の作成については、パワーポイントを用いるのが一般的です。

      プロジェクターがある場合、アニメーションなどをうまく利用して動きのある資料
      にし、聞き手を引きつけます。

      また、資料を作成する際は、情報量に注意しましょう。

      例えば、小さな文字ばかりの資料だと読む気がせず、メリハリもないのでほとん
      ど印象に残りません。

      そのため、資料は「重要なポイントが一目で分かるレイアウト」「簡潔なページ」
      を心掛けて作成します。

   3.プレゼンの練習をする

    効果的なプレゼンの練習方法はさまざまですが、本番を想定して繰り返し練習をす
    ることが大切です。

    プレゼンの本番では、「忘れてしまったのでもう一度最初からやり直し」はあり得ま
    せん。

    何も見ないでもスラスラと言葉が出てくるよう、体で覚えるまで練習をすることが大切
    です。

    ただし、ビジネスパーソンには、プレゼンの準備以外にもさまざまな業務があり、プ
    レゼンの練習にまとまった時間が取りにくいこともあります。

    そういった場合には、プレゼンの練習には、通勤電車の中などを充て、時間を有効
    活用しましょう。

    なお、練習をする際には、必ず時間を計るようにします。

    かかった時間によってはプレゼンの内容を見直さなければなりません。

    話す速度や間の取り方など、自分で時間を体感し覚えることがポイントです。

    序論・本論・結論に分けて時間を計って練習し、それぞれ時間通りに話せるように
    なったら序論から結論まで通して練習をしてみましょう。

    また、誰でも話し方・立ち方・視線の配り方などにくせがあるので、そういった自分の
    くせを客観的に把握し、直す必要があります。

    ビデオで自分の話している姿を録画して自分のくせを知り、よくないくせは直すよう
    に心がけたり、同僚や上司、家族などの前でプレゼンを行い、印象やよくない点に
    ついて評価してもらうとよいでしょう。

    この場合、質疑応答の時間も設けて練習をすれば、どのような質問が寄せられるか
    が予想されるだけではなく、その対応についての訓練にもなります。

    プレゼンの練習をする場合、自分が話すだけではなく、聞き手からの質問に答えら
    れるように練習をすることも重要です。

    一番最初に行う準備は、プレゼンの目的をしっかりと理解することです。

    目的を自分の中でしっかりと理解したら、次にその目的を達成するために、プレゼ
    ンの内容を決めます。

    この段階では、目的を達成するための、具体的なシナリオを作っていくことになり
    ます。

    目的を理解し、内容が決まった後は、プレゼンの練習をします。

    繰り返し練習することで、頭の中だけではなく、体でプレゼンを覚えることができる
    ようになります。

    プレゼンを成功に導くためには、「目的を理解する」「内容を決定する」「練習をす 
    る」といった準備が必要です。

    たとえ本番で緊張したとしても、準備が万端であれば、「自分はこれだけの準備をし
    たのだ」という気持ちが自信につながり、不安は解消されていくものです。


  ■プレゼンテーションにおけるコツと留意点 

  □準備を目的にしない

   プレゼンは準備が大切ですが、プレゼンは資料を作ることや、巧みな話術で聞き手を
   魅了することが目的ではありません。 

   あくまで、中身が勝負です。

  □話し手の視点ではなく、聞き手の視点で話す

   話し手の視点(言いたいこと)ばかりで提案する人がいますが、聞き手の視点(聞き
   たい・知りたいこと)にたっていないことがあります。 

   聞き手の一番知りたいポイントは無視し、話し
   手の得意なことしか提案しない人、この手
   人は話が長いのが特徴です。

  □聞き手の共通点を考える

   「分かりやすい説明」、「話にインパクトがあ
   る」、「」「図、グラフ、写真により具体的でイメ
   ージしやすい」など、話し手の 「説得」 ではな
   く 「納得」
の効果が得られます。

   これらに共通する点をまとめると、「思わず納
   得してしまう」です。

   「納得力」です。

   強要された意味合いを持つ「説得力」ではありません。

   聞き手自身が積極的にプレゼンの提案に同意して、アクションにつながる力を発揮するの
   です。 

   その代表的な事例がジャパネットたかたや保険ではライフネット生命保険、アメリカン
   ホーム保険のテレビCMが、思わず行動を起こしてしまうCMです。 

   話し手の視点ばかりだと「優秀だと思われたい」「プレゼンがうまいと思われたい」など
   と考えてしまいがちです。

  □「納得」に必要なこと

   1.分かりやすさ 

     「分かりやすさ」は、子供にもわかるよう、難しい用語や専門用語を使うことなく、
     メッセージをシンプルにまとめることです。 

     数値を示すにも、単に羅列するのではなく、比較しやすいようにしてあげるのです。 

     たとえば、「1日一杯のコーヒーを飲むお金で大切な家族と社員をお守りします。

     1日たった500円(500円×30日=15,000円/月)ならお安いものでしょう。

     1回お酒を飲みにいったらいくらかかりますか?」というように、非常に安いという
     イメージを相手に与えることができ、納得(説得ではない)してもらえます。 

     プレゼンでは、あくまで正確に認識してもらえるように工夫します。

    2.信頼性

      提案内容にも、話し手にも信頼がなければ、商品購入や自分の重要な判断をゆ
      だねることはできません。

      「理解はできたが、納得はできない」ということになってしまいます。

      プレゼンの提案を良く見せようとする気持ちが強いと、デメリットや、採用した際
      に考えられるリスクなどのマイナス情報を隠しがちになります。

      プラス情報のみの発信は信頼を失いかねません。

      マイナス情報は先に開示する。

      自分のプランを良く見せたい、自分の商品をアピールしたいという気持ちが強い
      と、ウィークポイントや、プランを採用した際に考えられるリスクなどのマイナス
      情報を明らかにするのを恐れてしまいがちです。

      多くのプレゼンではプラス情報しか発信していません。

      前半や中盤に、「とはいいましても、例えば、、」など、状況によってはこう
      いったケースも考えられる、というようにマイナスの情報も誠実に提示し、そ  
      れに対してはこういう対処ができるので大丈夫、という情報を合わせて示す  
      ればいいのです。 

      いいことばかり言う人を人間は信用しません。


    3.共感性

      人間は頭で分かっていても、感情が反対すると判断できない生き物です。

      そのためにも、聞き手がプレゼン内容に共感してもらうために、対話が生まれる
      ようなトーク
を心がけます。

      話しかけるきっかけをプレゼンの中に潜ませて、「○○さんの会社では、どんな対
      策をとられてますか?」など。 

      聞き手の数が多いプレゼンでは挙手をお願いしたり、「○○が一目でわかるチェッ
      クシート」などを配布し、「シートに記入すれば御社の○○がわかります。

      簡単ですのでちょっと書き込んでみてください」などといった工夫は、(会場に)
      一体感ができ、情報の収集にも効果的です。

  □一方的に話さず、参加者意識をつくり出す

   対話が生まれるように心がけます。

   話しかけるきっかけをプレゼンの中に潜ませて、「○○さんの会社では、どんな対策を
   とられてますか?」など、双方向の交流がうまれるように、最初からプレゼンのシミュ
   レーションをし、シナリオを創り込みます。

   プレゼンは一方が喋るものではなく、相互がいかに時間を共有するかです。

   大人数のプレゼンで挙手を御願いしたり、「○○がわかるチェックシート」などを配布
   し、「それに記入すれば御社の○○がおおよそ判断できます。簡単ですのでちょっと
   書き込んでみてください」などといった工夫は、会場に一体感をつくりだし、ひいては
   情報の受容度を高めることになり、効果的です。

   プレゼンは聞き手が1人であっても複数であっても基本は同じです。

   プレゼンテーションにおいて大切な事は、単なる商品説明ではなく、「お客さまにとっ
   てどのように役立つのか」という情報を提供する事です。

   また、提案する商品・サービスの目的(抱える問題を解決する手段)と、この商品・
   サービスがお客さまにどのようなメリットがあるのかをきちんと説明することで、お客
   さまが決断しやすい状態にリードします。

  □失敗するプレゼンのポイント

   ・分かりづらい:ポイント、論拠、筋道が理解できない

   ・具体的でない:実施方法、実現可能性、期待効果があいまい

   ・面白くない:感動がない、意外性がない

   この3つがプレゼン失敗の元凶なのです。

   逆に言えば「分かりやすく」「具体的で」「面白い」プレゼンができれば、成功で
   す。   

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