コンプライアンス経営と文書管理

                                      

コンプライアンス経営と文書管理

■企業イメージ
 近年、国内では一連の食品関連企業や欠陥商品隠しといった事件が、アメリカでは粉飾
 決算による企業破綻の例などが社会的に大きな問題となりました。
 こうした一連の不祥事は、企業のイメージを損うとともに業績にも大きな影響を与え、
 その存続基盤さえ失った企業も出ています。 

 こうした中で、重要性が高まっているのが企業の自浄作用を高めるための「コンプラ
 イアンス経営」です。
 コンプライアンスは日本では「法令順守」と訳されることが多くなっています。 

 日本に登場した当初は、文字通り「法令や規則を守ること」という意味合いが強かった
 コンプライアンスですが、現在では法令や規則を順守していくという本来の意味だけ
 ではなく、企業が事業活動を行っていくうえで不可欠な倫理や道徳といった要因も含まれる
 ようになっています。 

 また、コンプライアンス経営とは、一義的には法令・規則や倫理・道徳を順守していく
 経営のことを意味していますが、実際に使われる場合の多くは、企業内における体制の
 整備まで含めた広義のものとして解釈されています。 
 ここでは、コンプライアンス経営のうち、文書管理における留意点を中心に解説して
 いきます。

□コンプライアンス経営の意義
 1.コンプライアンスの意味
 
  コンプライアンス(compliance)とは直訳すると「○○を順守する」といった意味の
  動名詞です。
  つまり、本来ならばコンプライアンスという言葉に対しては、「何を順守するのか」
  という目的語が不可欠であるといえます。 
  こうした意味を踏まえたうえで、コンプライアンス経営において一般的に順守を意識
  するべきものとしては、
   →法律・規則
   →社内規則・ルール
   →企業倫理
  どが挙げられます。 

  近年、リコール隠しや食品の産地偽装など、企業にとって生命線といえる顧客の安全を
  脅かし、企業の存在そのものが脅かされる程に社会的な信頼を失ってしまう不祥事が
  頻発しています。
  法令やルールをしっかりと守ることでこうした不祥事を起こさないという意識を持ち、
  顧客との信頼関係を築くための企業としての在り方の一つが、コンプライアンス経営
  という考え方なのです。

 2.コンプライアンス経営の構成要素 
  コンプライアンス経営という考え方が最初に注目されたのは90年代前半の米国です。
  これは、91年に米国生保から「組織体に対する連邦量刑ガイドライン」が発効された
  ことに端を発しています。 
  ガイドラインでは、法令を順守し違法行為を防止するプログラムを持っている企業は
  犯罪行為を犯した場合でも、企業に対する罰則が軽減されることとなっていました。
  そのため、米国企業ではコンプライアンス経営を導入する動きが急速に広まったのです。
  ガイドラインに基づく有効な法令順守プログラムは、以下の7つのポイントを満たした
  ものとなっています。

   (1)不正防止のための手続きを明確にする(綱領の作成)
   (2)法令順守の統括責任者を置く(倫理担当重役や倫理オフィスの設置)
   (3)問題ある人物に権限が集中しないよう配慮する(事前配慮)
   (4)不正防止プログラムの内容を従業員に周知徹底する(倫理トレーニング)
   (5)不正を発見するための監視体制を整える(監視体制の確立)
   (6)違反者に対する懲戒制度を導入する(賞罰規定)
   (7)犯罪を迅速に報告する(事後処理) 

  コンプライアンスという考え方は、米国から日本に輸入されたものです。
  そのため、日本におけるコンプライアンス経営の考え方は、基本的には上記のポイントが
  出発点となっているといえます。

 3.コンプライアンス経営のメリット 
  コンプライアンス経営を採用する企業のメリットとしては、下記が考えられます。
   (1)消費者からの信頼が獲得でき、他社との差別化につながる
   (2)株主代表訴訟などにおいて、取締役の注意義務を果たすことでリスク回避が
    できる
   (3)法令を順守することで、行政による法的介入を回避できる
   (4)企業の社会的責任を重視する投資家からの評価が高まる 

  また、法令の順守のみにとどまらず、順守すべき事柄を企業のモラルにまで広げ、
  企業としての規範を高めることによって、コンプライアンス経営はさらに有用性を増す
  こととなります。
  高い倫理観に支えられた倫理的で誠実な企業を目指すことは、企業の利益にもつながり
  ます。
  コンプライアンス経営が生み出す利益としては、例えば以下のようなものが考えられ
  ます。

   →誠実な価値観を持つことによって短期的な利益の追求に陥らず、全体を見据えた
    長期的な視野で利益を考えられるようになる
   →企業としての倫理基準が統一され、社内に浸透することによって、従業員が
    自信を持って意思決定を下せる
   → 誠実だという評価が市場に浸透することによって好イメージ定着すれば企業や
    ブランド価値のが高まり、消費者、投資家、優秀な従業員度をひきつけることに
    つながる
   →非合理的で倫理に反する旧来の商慣行から脱却することが可能になり、結果
    として不要なリベートや無駄な接待などに要していたコストを削減することが
    できる 

  頻発する企業の不正行為の顛末をみるまでもなく、不正行為によって得た小さな利益は、
  その不正行為が発覚した時に企業が支払わなくてはならない代償に比べてはるかに
  小さなものでしかありません。

  そのことを認識し、企業全体でして不正行為を排除することは、結果として大きな
  利益へとつながるでしょう。 
  ビジネスとは利益を追求する場であるという考え方もあります。

  しかし、短期的に利益を得ることがあっても、ビジネスを続けていくためには、取引先や
  顧客との公正に基づいた信頼関係は無くては長期戦略が効果的に継続できず、長期的な
  利益の享受はできません。

  コンプライアンス経営の考え方は、企業が長期的な戦略を立てるうえで忘れてはならない
  重要な要素であるといえるでしょう。

 4.コンプライアンス経営への取り組み状況 
  内閣府が発表した「企業における消費者対応部門及び自主行動基準に関する実態調査
  報告によると、 90.7%の企業がコンプライアンス経営への取り組みをしていると
  回答しています。

  つまり、ほとんどの企業が経営上、コンプライアンスを意識しているということに
  なりますが、これは実態にそぐわない面もあります。
  なぜならば、有効回答数企業のほとんどが大企業であるためです。

  中小企業では、コンプライアンス経営への取り組みが遅れているのが実態であり、
  コンプライアンス経営に取り組んでいる企業は半数にも満たない可能性があります。

 5.コンプライアンス順守の方法を具体的にすることが重要 
  同じく「企業における消費者対応部門及び自主行動基準に関する実態調査報告」に
  よると、コンプライアンス経営に関する取り組みの内容では、最も多い回答となっている
  「企業倫理や遵法の徹底を意識した経営」に代表される、企業あるいは経営者としての
  心構えに関する取り組み以外の、具体的な取り組みとして目に付くのは「経営方針を
  さらに具体化した倫理基準や順守マニュアルの策定」や、「コンプライアンスの徹底を
  図るための業務及び社内諸規定の見直し」といった規定の策定です。

  コンプライアンス経営の精神を、経営者だけではなく全社的に浸透させ、コンプライ
  アンス経営に取り組むという意識を全社員が共有するためには、倫理基準や業務
  マニュアルの作成、社内ルールの明文化などの形で、コンプライアンス順守のための
  規準や方法を具体的な形で社員に提示するのが有効といえるでしょう。

□文書・情報管理のための方法 
 現在多く実施されているコンプライアンス・プログラムは、一般的に行動規範の規定
 (倫理規定)の策定と、業務チェック機能の強化がその内容となっています。
 この業務チェック機能の中でも特に重要なのが、顧客や業務上の機密漏洩を防ぐための
 仕組み作りでしょう。

 企業倫理を重視する以上、モラル低下の最たるものといえる機密漏洩は最も避けるべき
 事態です。 
 企業本来の考え方としては、既存の業務規定を守って仕事をすれば、違法な業務が発生
 することはありません。

 文書管理においても通常は顧客の機密保持が義務づけられており、当然業務規定も法令に
 則って作成されているので、本来ならば顧客情報が漏洩するはずはありません。
 情報漏洩が発生するとしたら、業務の流れのどこかで規定が守られなかったということに
 なるわけです。 
 以下では、文書管理における注意点をまとめます。

 1.専門部署を設置してチェック 
  コンプライアンスの強化は全業務に対して包括的に行われるため、専門部署を設けて
  業務の監視、チェックを行う場合も多くなっています。
  そうした専門部署で社内の文書をチェックする方法が考えられます。

  例えば、顧客への書類印刷・発送を外注する場合など、顧客リストをどのような形で
  提出するか、違法性はないかなどを検討します。
  その他にも、ありとあらゆる資料をすべて専門部署でチェックすることによって
  違法行為と機密漏洩を防止します。

 2.部署に責任者を設置 
  部署ごとにコンプライアンス担当の責任者を置き、重要文書や顧客情報の扱いを一括
  して担当させ、それをルールとして明文化することによって機密漏洩を防止する方法も
  考えられます。

  この場合、業務全体における法令順守状況を一括して監視する責任者を設置するのが
  よいでしょう。
  あるいは、文書、情報扱い責任者を個別に設け、それをコンプライアンス担当責任者が
  チェックするという二重の体制をルール化してもよいかもしれません。

 3.どの情報が重要に当たるかを明文化 
  どの情報が法的にみて守秘義務を持つ重要なものであるかを明文化する必要がある
  でしょう。
  前述したように、ほぼすべての社内文書に対して専門部署によるチェックが行われる
  場合には、その部署内の資料として重要情報のガイドラインを設ける必要があります。

  また、その他の場合でもコンプライアンス担当者向けや全行員向けなどにきちんと
  明文化されたガイドラインを作成する必要があると思われます。

 4.データベース取り扱い者の限定 
  書類だけではなく、顧客情報を収容したデータベースの管理も重要です。
  誰がデータベースにアクセスできて誰ができないのかについて明確なルールを作成する
  必要があります。

  情報の流出防止についても、ルールを明文化した方がよいでしょう。
  なお、データベースの管理については(財)日本規格協会から「個人情報に関する
  コンプライアンス・プログラムの要求事項(JIS Q15001)」が発表されています。

 5.基本的には業務規定順守を徹底 
  前述したように、業務規定を順守さえすれば違法な行為は発生しません。
  ですから、機密漏洩を防止する文書・情報管理のためには既存の規定順守を徹底すれば
  よいわけです。

  また、規定に加えて文書ごとの取り扱いマニュアルを作成することによって、より高い
  機密保持が可能となります。

コンプライアンス経営とは

        

中小企業のコンプライアンス経営とは


  今、企業経営における「コンプライアンス(compliance)の徹底」が強く求められている
  ことから、中小企業においてもコンプライアンス経営を進める企業が増えています。

  コンプライアンスとは、

  基本的解釈は「法令順守」です。

  企業活動に適用される法令を間違いなく順守することが『コンプライアンス経営』の基本
  となります。

  また、コンプライアンス経営の範囲は法令順守にとどまりません。

  法令順守を徹底するためには企業倫理の確立が必要となります。

  さらにコンプライアンス経営は、不祥事を未然に防ぐためのものでもあり、リスク管理と
  いう意味合いも持っているのです。
  
  リスク管理 

   企業の経営者がコンプライアンス経営の重要性、とりわけ社内不正を防ぐことの大切
   さをより強く意識しなければいけない時代になりました。

   中小企業においてコンプライアンス経営が、社内不正を防ぐための一つの手段として位
   置付けられる点は、大企業と変わりありません。

   さまざまなリスクコントロールを行い、それを制度として整え、マニュアル化する手法
   は、中小企業においても有効です。

   ただ、大企業と違い、経営資源に乏しい中小企業の場合、コンプライアンス経営のため
   だけに多くの人手や労力、時間をさくことはできません。

   大企業の制度をそのまま真似しても、何も実践できずに制度だけが残ってしまいかね
   ません。

   中小企業の経営者には、ただ単に法令を覚えることよりも、法令感覚として「もしかし
   たらこれは危ないかもしれない」「非常に危ないことになってしまうかもしれない」「単
   に違法というだけではなく重大な違法かもしれない」というような感覚を身に付ける
   ことです。

   こうした体制を整えるには少なからぬコストが発
   生するが、危機管理に敏感な企業は、「コンプラ
   イアンスに未対応であることこそが、企業経営の
   大きなリスクとなる」ことを理解しています。

コンプライアンス経営.jpg   企業は、顧客、取引先、従業員などと密接なつ
   ながりを持っており、それぞれの関係には法令
   など、順守すべきルールがあります。

   企業がルールを順守し、倫理を守って活動して
   いれば不祥事は起こらないはずですが、ご承知
   のように現実はそうではありません。

   「法令の存在すら知らない」「表面化しなければ
   問題ない」など、ルール順守に対する意識の希
   薄さが一連の不祥事の引き金となってしまって
   いるのです。

   企業が起こす不祥事は、時として取り返しの
   つかない結果を招き、従業員すら知らなかった、
   企業のずさんな経営体制が露呈され、社内外
   からの信頼を一瞬にして失ってしまうといった
   事例は枚挙に暇がありません。

   これからコンプライアンス経営に取り組もうとする中小企業は、

    ・企業経営者が掲げる企業倫理がすべての従業員に認知されているか

    ・自社に関連する法令は何であるか

   など、あらためて企業内部、外部の状況を確認してみる必要があります。

   こうした活動から、自社が順守すべきルールや企業としての倫理観の高さが明らかに
   なります。

   これらを知ることこそが、コンプライアンス経営の第一歩につながるのです。 

  ■企業体質の問題

   多大な悪影響の発生が明白であるにもかかわらず、企業の不祥事が続発するのは、「
   企業体質」に問題があるからです。

   例えば、

    ・オーナー企業の場合、経営者に権限が集中し誰も意見することができない

    ・利益至上主義で、従業員に過剰なセールス目標が与えられている

   などの企業では、「自分(経営者)のやり方」「企業のメンツ」「売り上げの拡大」が重
   視されがちです。

   その結果、

   企業は社会の一員として法令を順守し、倫理的な行動を取らなければならないとの意識
   が希薄になって、賞味期限の改ざんなど不祥事が発生します。

   企業が不祥事を防止するための制度を整備しても、それを実践する誠実な企業風土が
   なければ防止の効果は望めません。

   こうした問題は多くの企業が抱えるもので、逆にいえば、多くの企業が不祥事発生の
   リスクを持っていることになります。

  ■消費者から選ばれる条件

   企業の不祥事が続発する中で、消費者は不誠実な企業に厳しい目を向けています。

   その一方で、「公益性を重視した、透明で誠実な経営を行う企業」「目先の利益だけで
   はなく、従業員の生活にも配慮する企業」を高く評価しています。

   最近のキーワードは「環境」「ワークライフバランス(仕事と生活の調和)」などで、
   例えば、消費者はCO2削減など環境に配慮し
   た企業の商品を優先的に購入していますし、育
   児休業などワークライフバランスに配慮する
   企業に、よいイメージを持っています。

  ■コンプライアンンス経営の重要性

   例えば、消費者保護の代表的な法令である
   消費者契約法をとってみよう。

   同法を順守し、商品のメリット、デメリットを包
   み隠さず丁寧に説明する企業の姿勢は、顧
   客からの高い評価につながります。

   日ごろから法令などのルール順守を徹底する
   ことで必然的に企業内の倫理観が高まり、不
   要なトラブルに巻き込まれることも少なくなる
   でしょう。

   コンプライアンス経営を行う企業では、トラブルが発生した場合でも、営業担当者あ
   るいはクレーム処理担当者が的確かつスピーディーに対処しているのです。

   また、複雑な事案については弁護士など専門家の助力を受ける準備もされています。

   一方、消費者契約法を知っていながらもその対応をおざなりにしている企業には、
   突然のクレームが寄せられることもあります。

   コンプライアンスの徹底をおろそかにしている企業はクレーム処理の体制も未熟で
   あることが多く、取り返しのつかないレベルにまで状況を悪化させてしてしまうケース
   も少なくありません。

   消費者契約法は企業が順守すべきルールの一例にすぎない。

   ほんの出来心であったとしても、企業がルール順守を怠れば、
   それがきっかけで大きな不祥事につながることを忘れないで
   ください。


   企業間の取引に際しても、コンプライアンスに 
   積極的な企業は、そうでない企業に比べて信
   頼度が高く、新規取引や既存取引の拡大な 
   どのビジネスチャンスを獲得できる可能性が
   高まります。

   また、トラブルに巻き込まれる頻度や有事発
   生時の対処に大きな差が出ます。

  規定の整備 

   コンプライアンス経営を行う際の基本となる
   書類(規定)を整備します。

   整備する規定はさまざまですが、「コンプライ
   アンスガイドライン(企業倫理規定)」などと
   呼ばれる、コンプライアンス経営の目的や
   行動規範を定めたものが中心となります。

   ほかには、個々の業務ごとに「業務遂行マニュアル」が作成されることもあります。

   従業員の日ごろの活動の基本になるだけではなく、コンプライアンス経営を対外的に
   アピールするツールにもなります。
   
   複数の規定を整備することが難しい場合は、最低限、就業規則の服務規定に従業員の
   法令順守(具体的な不正取引、飲酒運転、セクシャルハラスメントの禁止など)を定め
   ます。

   同時に、それに違反した場合の懲戒規定も定め、「○○した場合は、○○の罰を受ける」
   ということを従業員に周知します。

   他社との差別化は決して高度なテクニックや規模、営業スキルが優れているといった
   ことではありません。  

   正しいことを決められたとおり継続実行することです。

   目先の利益も大切ですが、会社が存続していくためにはルールを守ることです。

  ■経営者のリーダーシップ

   中小企業がコンプライアンス経営を行う際は、
   経営者の強いリーダーシップが求められます。

   経営者自身が社内外での言動に留意して規範になるとともに、朝礼などの場を利用
   して、自社が社会の一員として果たす役割を伝える必要があります。

   朝礼の都度、企業理念を唱和して、組織への定着を図ります。

   また、経営者が従業員に訓示をする際は、従業員の誤解を招かないように分かりやすい
   言葉で伝えるとともに、間違った伝わり方をしていないかを定期的に確認しなければなり
   ません。

   そうでないと、経営者の言葉が歪曲されて従業員に伝わり、不祥事につながることが
   あります。

   コンプライアンス経営を実行していくためには、日々の正しい報連相と組織人としての
   基本動作(マナー・ルール)の徹底が欠かせません。

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中小企業のディスクロージャー

                          

中小企業のディスクロージャー

   ■中小企業のディスクロージャー

    1.情報開示の利点

     株式会社には、貸借対照表またはその要旨を官報や日刊新聞紙上で公告する
     ことが義務づけられています(商法第283条第4項)。

     公共性の高い会社組織はその内部だけではなく、取引先や株主、顧客など外
     部に存在する利害関係者の権利をも尊重した経営を進める必要があります。

     貸借対照表の公告に関する義務は、そうした企業経営のもっとも基本的な要
     件を満たすために設定された約束事です。

     中小企業のなかには、積極的なディスクロージャー(情報開示)を進め、経営 
     状況のみならず、経営者の理念や長期的な戦略の詳細などについて明確に
     示しているところも少なくありません。

     その一方で、情報開示がそれほど進んでいない企業群も存在します。

     決算公告にかかる費用に対し、それを直接目にする外部利害関係者が少な
     いという事実も中小企業の積極的な情報開示活動を阻害する要因になってい
     るといわれます。

     しかしながら法律上の義務である点にとどまらず、企業経営の実態をより多く
     の人に開示しようとする姿勢は、すべての企業に強く求められます。

     平成14年4月に施行された改正商法では、株式会社の情報開示に関する競
     走が変更されました。

     すなわち、

      株式会社は官報または日刊新聞紙上での公告に代えて、
      インターネット上で計算書類を公報できるようになりました。

     その背景には、中小企業のディスクロージャーをより一層進めようとする国の
     政策的な視点が存在します。

     まず、中小企業にとって情報開示活動が進めやすくなった事実を認識しておく
     必要があります。

     企業がディスクロージャーを進めることの利点を図に示します。

     インターネット上で決算公告をするなどの積極的な情報開示活動は、義務的
     な側面だけではなく当該組織の長期的な戦略からも推進されます。

     一連の情報開示活動は「情報の非対象性」を解消します。

     これは、企業が保有する情報と外部組織や個人が保有する情報の差を小さく
     する効果があるという意味です。

     また、企業内部でも経営陣と現場従業員との情報格差が是正される場合もあ
     ります。

     こうして組織の外部・内部双方の個人や組織の便益が増大し、最終的な結果
     として「信用力の増大と戦略の精緻化」がもたらされます。

     つまり、取引先や金融機関との関係がより良いものとなり、新規取引開始の可
     能性も高まります。

     また、従業員のモチベーション(動機づけ)が高められ、組織全体での長期的
     な経営戦略の立案と実行に対して好影響を与えます。

     以上のように、ディスクロージャーは企業の成長にとって必要かつ有効な行動です。

     しかもインターネットを活用すれば、低コストで情報開示活動の幅を広げることが
     可能です。

    2.インターネットを活用したディスクロージャー

     続いて、インターネット上で自社の計算書類を開示する手順についてみていきます。

     経営陣が長期の戦略的な観点に基づき、自社の経営状況を公告するという意
     思決定をしたならば、取締役会を開催して決議をとります。

     インターネット上に開示する情報の内容については、貸借対照表の要旨だけ
     ではなくその全文を掲載する必要があります。

     また、5年間以上継続して掲載することが要件となります。

     すでに自社のホームページを開設しているのであれば、コンテンツ(内容)のな
     かに独立した「決算情報」などの項目を新たに設けます。

     ホームページをもっていない場合には、ディスクロージャー政策の一環として
     新規に作成します。

     決算書類をスキャナーで読み取り画像形式で公開する方法もありますが、場
     合によっては読みにくくなることもありますので、一般的なソフトウェア上で開け
     る形にしたほうが望ましいといえます。

     URL(自社ホームページのアドレス)は商業登記所にて登記する必要があり、
     登記免許税が3万円(本店所在地の場合)かかります。

     将来自社のURLを何らかの理由によって変更することがあるかもしれません
     が、その際には改めて登記し直さなければなりませんので注意が必要です。

     なお、自社のホームページを作成せずにインターネット上に計算書類を掲載す
     る方法もあります。

     全国中小企業団体中央会が実施する代行掲載サービスを利用する方法です。

     ホームぺージを作成する計画がない時には、このようなサービスを利用する
     のも良いと思われます。

     インターネットを活用した情報開示活動は、「低コスト」と「効率性の良さ」という
     2つの異なる要素をバランスよく実現します。

     長期にわたって正確なディスクロージャー活動を継続するところから、その成
     果が明確な形となり現われてくるでしょう。

      ◎全国中小企業団体中央会のホームページ(計算書類の公開支援)

    3.差別化要因になりうる情報開示を

     『MBA講座経営(経営学者ロバート・F・ブルナー)』において「会計上の現実
     は、本当の経済的事実を抽象的に表わしたにすぎないことを理解しておくべき
     である」と主張しています。

     投資家や債権者は、財務諸表だけから企業の実態を把握するのは困難であ
     るとする立場です。

     たしかに企業の財務諸表が示すのは、経営状態のいわば近似であるといえる
     かもしれません。

     しかし、その近似内容を可能な限り正確に計算書類として作成し、より多くの
     外部利害関係者に提示する作業は、企業の社会的責任に該当する行為です。

     そのような観点に立てば、株式会社のみならず、計算書類の公開が義務づけ
     られていない有限会社や個人企業であっても、積極的な情報開示活動を手が
     けることが、競合他社との差別化要因にもなり得るのではないでしょうか。

     情報開示活動と関連して、中小企業における会計の仕組みも変革していくこと
     が望まれます。

     2002年6月には中小企業庁から「中小企業の会計に関する研究会報告書
     が公表され、資金調達先の多様化を目指す企業にとっての望ましい会計のあ
     り方が示されました。

     さらに、同年12月には日本税理士協会連合会が、中小企業庁の報告書内容
     を「中小会社会計基準」へと発展させ公表しました。

     そのなかに計算書類の開示に関する項目がありますが、

      「計算書類の利用者のニーズ等を勘案し、資金調達の多様化や取引先の
      拡大を図るためにも、商法上の公告として義務づけられている範囲以上
      の情報を積極的に開示することが望ましい」

     とする見解が明示されている点に注目したいところです。

     自社の実態をより知ってもらおうとする企業の姿勢、そして正確で緻密な計算
     書類を作成するための取り組みは、競争優位をもたらすひとつの要因にもなります。

     ディスクロージャーは計算書類の公告だけではなく、経営陣や従業員を通じ
     て、あるいは商品・サービスを通じて、非常に幅広い観点から実施されるべき
     行動です。

     改正商法によるインターネットを活用したディスクロージャーは、そうした広範
     囲にわたる情報開示の取り組みをより効率的で深みのあるものへと変えてく
     れることでしょう。

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会社経営における社内倫理

          

会社経営における社内倫理


  ■社内倫理(コンプライアンス)と会社経営

   個人情報の漏えい、ハラスメント、サービス残業など企業の不祥事が後を絶ちません。

   社会全体がモラルの低下に陥っている。

   社内倫理とは、社内における「行動の規範となる原理」のことです。

   社内(企業)倫理はコンプライアンス(法令遵守)の訳語として用いられる時もあり
   ます。

   社内における原理ですので、当然それは各企業独自のものとなります。

   社内倫理は、規定として明文化されているケースや、不文律として社内に浸透して
   いるケースなどがありますが、自社にあったスタイルであれば形式は問いません。

   もっとも重要なのは、自社の倫理をそれを定める背景となった理由や考え方とともに、
   社員全員に周知徹底きせるという点です。

   どうしてその行為が許されないことなのかを全員に知らせ、例外の取り扱いや許容
   範囲について説明しなければなりません。

   今「社内倫理」が重要視されている。

   現代社会における企業経営を考えた場合、

    ・情報化社会への対応

    ・企業に対する消費者のイメージ

   などが、より重要になってきますが、これらは、社員の考え方や行動に大きく左右され
   るという点で「社内倫理」と密接な関係にあります。

   したがって、社員に自社の倫理を定着させることは、現代の会社経営において非常に
   重要な意味をもっているといえます。

  □社内倫理を考える視点

   1.金銭に関する社内倫理

     金銭に関わる倫理は、企業にとってもっとも重要であるとともに備わっている
     べき基本的なものです。

     横領などの問題が表面化する前に「服務規律」や「権限規定」を明確に定め、
     徹底することです。

     特に横領は、強盗や窃盗などのように他人が所持しているものを奪うのでは
     なく、すでに自分が所持している現金などを使ってしまうという行為ですので、
     ちょっとした出来心から非常に発生しやすい犯罪といえます。

     それだけに、部下に金銭を扱わせる場合には上司の注意が必要となります。

     また、横領とまではいかなくても、その一歩手前ともいえる行為はどの企業で
     も決して珍しいことではありません。

     たとえば、「会社の備品を持ち帰り私物化する」、「会社で私用電話をかける」
     など、どんな少額のことであっても、会社の所有物を無断で私物化するなどの
     行為は問題です。

     こうしたことに対応するためには、

      ・金銭倫理に反した場合には、断固とした対応をとることを就業規則に明記
       する

      ・文房具など公私混同しやすいものについては、これも会社の所有物である
       という認識を周知させるとともに備品管理をきちんと行う

      ・出金を伴う事項に関しては、必ず領収書をベースにして対応する

     などの対策が必要でしょう。

   2.情報に関する社内倫理

     情報の取り扱いに関わる倫理の欠如は、インサイダー取引(企業の内部関連
     者が未公開情報を利用して行う株式の不公正取引)といった大きな事件につ
     ながる可能性もあります。

     たとえば「会社のコンピュータソフトをコピーして私用に使う」といったことはよく
     見受けられるのではないでしょうか。

     このようなこと自体が、著作権上許されないのは当然ですが、これを放置して
     おくと、重要情報の社外流出といった事態をも引き起こしかねません。

     この問題に対しては、

      ・文書の破棄、保管方法

      ・社内情報の取り扱い

     といった点についてルールを定めることが有効です。

     情報の取り扱いに関して最低限必要と思われるルールの視点を列挙します。

      ・文書やCD−ROMなどのメディアの廃棄方法に関するルール

      ・文書やCD−ROMなどのメディアの保管方法に関するルール

      ・対外秘文書の配布、保管、破棄に関するルール

      ・社内情報の社外持ち出しに関するルール

      ・退職時の機密保持に関するルール

      ・営業活動などで収集した顧客などの個人情報の扱いに関するルール

      ・インターネットに接続しているパソコンからの情報流出防止に関するルール

   3.男女関係に関する社内倫理

     男女関係に関する問題は、組織風土に大きな影響を与えることになりますの
     で、明確な対処をするべきです。

     問題とされるのは、

      ・セクシャルハラスメント

      ・不倫

     が主なものでしょう。

     男女問題への対処は、各会社でそれぞれ異なるでしょうが、会社としての問題
     への取り組み姿勢が、今後、その組織の男女問題に関する意識形成に大きな
     影響を与えるのだということを理解する必要があります。

      ・「セクハラ」には明快に対処

       「セクハラ」は、その存在が対外的に知られると人材確保の面からも不利に
       なる。
       全社的な問題として捉えた予防策が不可欠

      ・「不倫」については、敢然と対処する

       深刻な事態に至る前に適切な対応策を打つことが必要である

   4.上司・部下の関係に関する社内倫理

     ここ数年で注目されるようになった問題に「パワーハラスメント(パワハラ)」が
     あります。

     これは上司がその役職を利用して、部下に理不尽な心理的圧力をかけたり、
     嫌がらせをすることです。

     前述のセクハラは男女間の問題ですが、パワハラは同性間でも起こります。

     たとえば、客観的にみて実行不可能な業務を部下に与え、できないことを理由
     に激しく叱責したり、逆に一切仕事を与えずに職場での居心地を悪くするなど
     のケースが考えられます。

     パワハラを受け続けた部下は、それに耐えきれずに退職に追い込まれること
     もあり、後にそれがもとで、会社が訴えられるといった可能性もあります。

     上司が「部下を成長させるために厳しく指導している」というつもりでも、それが
     度を超せば、パワハラにつながります。

     パワハラを防ぐためには、幹部陣に部下の指導に関する会社としての考え方
     を理解させるとともに、パワハラを受けていると認識した部下が、経営者など
     に直接相談できる仕組みを作っておくことが有効です。

  □社内倫理を定着させる

   社内倫理の定着には、社員に周知徹底するほか、経営者や幹部がまず行動すること
   によって規範となることが重要です。

   社員に「私用電話を禁止する」とした場合、経営者自身が決して社内で私用電話を
   してはいけません。

   経営者が私用電話をしているなら社員に対して禁じるわけにはいきませんし、禁じた
   ところで守らないでしょう。

   また、禁止事項を設けた場合には、例外や許容範囲についても明確に定めることが
   必要です。

   たとえば、「私用電話を禁じるなら社内に公衆電話を設置する」「私用外出を禁じる
   なら外出規定を作る」などです。

   もちろん、「許す範囲」を同時に決めることも重要です。

   そして、そのうえで断固とした態度で臨むことが必要です。

   それは、罰則を設けるという意味ではなく、そういった倫理とその重要性について繰り
   返し説明するとともに、明確な態度で注意をすることです。

   そうした徹底が社内倫理を確固としたものにしていくことでしょう。

   いずれにしても、社員に定着するにはかなりの時間がかかるものとして、気長に取り
   組むことが必要です。

  社内倫理チェックリスト(参考例)

   常識だと思われていることも、あらためてチェックしてみると完全でなかったり、抜けが
   あるということも案外あるものです。

   もう一度、基本的なところから「社内倫理」をチェックし、問題があると思われる項目に
   ついては、根本的に見直す必要があります。

   自社の倫理について検討し、独自のチェックリストを作成することをおすすめします。

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中小企業のCSR

           

中小企業のCSR

  ■CSRの基本は「三方よし」

   東日本大震災からの復興プロセスのなかで、企業経営におけるCSRの重要性は
   ますます高まっています。

   CSRとは「corporate social responsibility」の略で、通常は「企業の社会的
   責任」と訳されます。

   言葉の響きからは難しそうな印象がありますが、その基本は近江商人の精神とし
   て伝わる「三方よし」の理念と変わりありません。

   また、CSRは大企業のみに課せられた義務ではありません。

   むしろ伸び盛りの中小企業にとって重要なテーマといえます。

   ここでは、中小企業におけるCSRの意義と経営へのいかし方について解説します。

   1.CSRの基本は「三方よし」

     「三方よし」とは、「売り手」、「買い手」、「世間」の三方を大切にすべしという、
     近江商人の精神です。

     商売では売り手(自分)の利だけではなく、買い手の利、さらには世間全般の
     利にも気を配ることが必要であるというものです。

     近江商人は諸国にまたがって活躍しましたが、地縁も血縁もない遠方の人々 
     と信頼関係を築き、末永く商売を続けるためには「三方よし」の精神が不可欠
     と考えました。

     自分たちはあくまで社会の一員であるとの認識をもち、社会全体で支え合いな
     がら、共存共栄を図ろうとしたのです。

     特に商売を売り手と買い手だけの閉じた関係ではなく、それを通じて社会全体
     とのかかわりを大切にしたところに「三方よし」の神髄があります。

     彼らは大商人に成長してから、改めて社会貢献のために「三方よし」を唱え始
     めたのではありません。

     まだ商売が小さいうちから、「三方よし」を商売拡大の秘訣として位置づけてい
     ます。

   2.CSRの4つのレベル

     CSRとは「自社の利益を追求するだけではなく、社会の一員としてのルールを
     守り、さらには広く社会に貢献していこう」というものであり、「三方よし」の精神
     をより現代的に実践するための考え方であるといってよいでしょう。

     CSRで企業に求められている社会的責任は、「法的責任」、「経済的責任」、
     「倫理的責任」、「社会貢献的責任」の4つのレベルで考えることができます。

     これらには優先頓位があり、たとえば、もっとも基本的な責任である「法的責
     任」の遂行なしには、その上位にある「経済的責任」、「倫理的責任」などの遂
     行は意味をなしません。

     (1)法的責任

       「法的責任」とは、企業が活動していくうえで守るべき法律を遵守するという
       ことです。

       企業を取り巻く法律としては、「会社法」、「商法」、「法人税法」、「労働基準
       法」といったすべての会社に共通の法律のほか、業界ごとに定められてい
       る、「特定商取引法」、「建築基準法」、「製造物責任法(PL法)」、「食品衛
       生法」などの法律があります。

       また、地域ごとに定められている条例もあります。

       これらのルールを遵守することは「社会の公器」たる企業にとって最低限の
       責務です。

     (2)経済的責任

       経済的責任とは、活動を通じて経済的利益を確保し分配するということです。

       それによって株主に対しての「配当」、従業員に対しての「賃金」、国や地域
       に対する「税金」、取引先への「支払い」などが可能になります。

     (3)倫理的責任

       倫理的責任とは、法的責任を果たしたうえで、さらに自主的な規制などを通
       じて、自社事業に対する社会の共感を得るということです。

       たとえば、環境対策として自社商品のリサイクル運動を行ったり、顧客満足
       度向上のための相談センターを設けるなどの活動がこれに該当します。

     (4)社会貢献的責任

       社会貢献的責任とは、企業本来の業務と直接関係のない分野(倫理的責
       任がおよばない分野)においても、公益増進のために貢献していくというこ
       とです。

       たとえば、地域の抱える諸問題解決への支援、文化芸術活動への支援、
       障害者の積極雇用などがこれに該当します。

       今日まで日本各地で震災や風水災復興のために、全国のさまざまな業種
       の企業から寄付やボランティア派遣などが行われています。

   3.CSRの対象

     CSRは誰に対して責任を果たすのかという「対象」で分類することもできます。

     対象となるのは企業がかかわるすべてのステークホルダー(利害関係者)です。

     企業とステークホルダーの関係は一方通行ではなく、互いに影響を与え合う
     相互性をもっています。

     そして、ステークホルダーから好意的な認識や行動を得るためには、まずは企
     業側からそれぞれのステークホルダーに対してアプローチして、自らの責任を
     果たしていく必要があります。

     たとえば、良質の商品を提供するのは「顧客」に対する責任、貸金を払うのは
     「従業員」に対する責任、配当は「株主」に対する責任ということになります。

     さまざまな責任をより高いレベルで果たすことで、それぞれのステークホル
     ダーの満足度向上につながります。

   4.CSRマトリクス

     ここまでCSRのレベルと対象について紹介してきましたが、両者を組み合わせ
     ることで、CSRをより具体的に考えるためのマトリクスを作成することができます。

     図はCSRマトリクス例(食品メーカー)です。

     たとえば、顧客に対する責任を軸に考えると、絶対に果たすべき法的責任とし
     て、「食品衛生法等の法令遵守」などがあげられます。

     また、経済的責任として「適正価格」の維持も不可欠です。

     さらには倫理的責任として「工場の環境負荷低減」を行うことで、企業姿勢に
     対しての理解を深めることができます。

     加えて、社会貢献的責任として経済的に修学困難な学生に対する「奨学資金
     の提供」なども考えられるでしょう。

     同様に従業員や株主などに対する責任についても、マトリクスに沿って段階的
     かつ具体的に検討することができます。

  □CSR堆進による効果

   1.「欠かせない企業」としての地位確立

     企業がCSR活動に取り組む最終的な目的は、ステークホルダーから「敬愛す
     べきパートナー」として認めてもらうことにあります。

     「財務状態がよい」、「技術力が高い」といった一面的な評価の枠を超えて、す
     べてのステークホルダーにとって「欠かせない企業」としての地位の確立をめ
     ざします。

     このような状態が実現すれば、自社を中心とした、強固な信頼関係の輪が構
     築され、ステークホルダー全体が互いに好影響を与えながら発展することがで
     きるのです。

   2.各ステークホルダーとの信頼関係構築による効果

     それぞれのステークホルダーと信頼関係を構築することで、次のような効果が
     期待できます。

     (1)顧客

       ・愛着心をもって自社商品を購入し続けてくれる。競合他社へ離反しない

       ・自社商品改善についてのアイデアを提供してくれる

     (2)従業員

       ・自社および自社事業に対してプライドをもてる

       ・従業員満足度が上がり、やる気や生産性が高まる

     (3)株主

       ・会社の経営方針や運営手法への理解が深まる

       ・増資などの資金調達が行いやすくなる

     (4)仕入先

       ・長期的・安定的な仕入れが可能になる

       ・品質向上やコストダウン要請などに応じてくれやすくなる

     (5)地域社会

       ・地域共生企業として住民から愛される企業になる

       ・自社入社を希望する地元人材が増加する

     (6)社会全般

       ・CSRに熱心な企業としての知名度やブランド力が高まる

       ・潜在的な見込み客の増加が期待できる

  □進め方とポイント

   CSR経営を本格的に進めていくためには、社長自身がその概要と重要性を認識
   し、自ら陣頭指揮を執る必要があります。

   具体的には役員などからCSR推進に関する実務責任者を選任し、次のような手
   順で進めていくとよいでしょう。

   1.現状分析

     まずは現時点での自社のCSR経営の状況を確認します。

     なかでもCSRの土台となる「法的責任」については、詳細な確認が必要です。

     (1)会社全体と社員の意識

       「会社全体としてCSRにどの程度取り組んでいるか」、「社員がCSRの考え
       方やその重要性についてどの程度理解しているか」、「日々の業務のなか
       でCSRを意識した行動を取っているか」、などについて確認します。

       通常は会社全体のなかでも温度差がありますので、役職別や部署別など
       のグループごとに確認することも必要です。

     (2)「法的責任」の遂行状況

       「事業を行ううえで遵守すべき法律をすべて把握しているか」、「法律遵守
       に向けた取り組みは万全か」などを確認します。

       特に環境に関する法律については頻繁に改正されており、また、適用範囲
       もすでに大企業から中小企業に広がっています。

       必ず最新の情報を入手するようにしましょう。

     (3)現状のCSRマトリクス作成

       最初に紹介(CSRの基本は「三方よし」)したCSRマトリクスを自社の現状
       に合わせて作成します。

       「現状でできていること」、「やりたいと思っているができていないこと」などを
       整理します。

       顧客や地域社会からの満足度調査を行うなど、客観的な視点をもたせるこ
       とも大切です。

   2.CSRビジョンの策定と教育

     現状分析、自社の事業内容、経営理念、経営環境などを総合的に分析し、自
     社にとってのCSRのあるべき姿(CSRビジョン)を明らかにします。

     同時に一般的なCSRの考え方や、自社のビジョンに関する教育を行います。

     (1)CSRビジョン策定

       自社が中長期的にどのようなCSR活動を行うかという「方針」と、結果とし
       てどのような存在として認められたいかという「ゴール」を明らかにします。

       最終的にめざすべき姿だけではなく、1年後、3年後、5年後など期限ごと
       のマイルストーンも設定します。

       なお、CSR活動は必ずしも全方位的に進める必要はありません。

       たとえば、「自社はまず顧客に対する責任遂行に重点をおく」といったスタ
       ンスでも全く構いません。

     (2)CSRマトリクス評価表作成

       CSRビジョンをさらに具体化するために、CSRマトリクスの評価表を作成し
       ます。

       現状とめざすべき姿を比較することでどの部分を強化したいかがわかりや
       すくなります。

     (3)従業員への教育

       従業員に対して山般的なCSRの考え方や、自社のCSRビジョンに関する
       教育を行います。

       たんに知識として教え込むだけではなく、意識改革・行動改革につながるレ
       ベルにまで浸透させる必要があります。

       特に管理職については、CSRを意識したマネジメントスタイルを徹底させる
       ことが大切です。

   3.個別計画の策定

     CSRビジョン実現のための個別計画を策定します。

     少なくともCSRマトリクスで「×→△」、「△→○」のように、より上位をめざすと
     決めた部分については個別計画が必要になります。

     たとえば、「顧客に対する経済的責任」をより高いレベルで果たすためには、
     「生産効率向上による価格引き下げ」などの施策が必要になるでしょう。

     これらの施策について「いつまでに」、「誰が」、「どのように」行うのかなどにつ
     いて具体的な計画を策定します。

     また、計画が達成されたかどうかを判断するための数値目標設定も必要です。

   4.実施と進捗管理・評価・改善

     個別計画に沿った施策を実施し、定期的に進捗状況を評価します。

     評価を行う際には「何となく顧客の満足度が上がった」というあいまいなもので
     はなく、「満足度アンケート向上目標10ポイントに対して実績12ポイント、よっ
     て120%達成」というように客観的かつ定量的に行うようにします。

     また、未達成の場合はその要因を探り、次の施策につなげます。

     このようにCSR推進については、「計画(plan)」→「実行(do)」→「評価
     (check)」→「改善(action)」のマネジメントサイクルを確実に回していくこと
     が大切です。

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