会議の進行に欠かせない会議システムノート 

 

  正しい会議の進め方を実践していくためにも会議システムノートは欠かせません。

  会議は社内に起こる様々な問題解決を行い、社員・幹部の能力向上の場でもあるの
  です。

  進め方を理解していないと、打ち合わせと同質のものとなってしまう。これを防ぐために
  も全員が共通の会議用システムノートを活用します。

  会議自体が打合せ(ミーティング)になっていないでしょうか?

  会議の進め方は、企業の運営、経営上に起こる様々な問題解決を行う目的で組織を
  集約した最高決議・執行機関です。 

  と共に社員・幹部の能力向上の道場でもあるのです。

 

  あなたの会社の会議はどうでしょうか? 


  会議運営の本質は、

   1.経営方針を徹底する場である

    業務は常に企業の方針に沿ってなされなければならない。あらゆる仕事のやり
    方を全社的な立場に立ってチェックし、それを徹底させて行かなければならない。

   2.幹部の意識統一の場である

    幹部としての物の見方・考え方を調整し統一する場である。
    (問題意識、価値意識、目的意識)

   3.予実績の検討の場である
    業績をチェックし反省する。

   4.問題点解決の場である

    問題とは放っておけば経営を阻害する恐れのあるものをいう。故に例外、悪い
    例外について衆知を集め全社的な形で問題解決に取り組む。

   5.教育訓練の場

    しっかりと訓練の場として機能させていくことで、個人のマインド、スキルはアッ
    プし、組織力は自ずと強まっていきます。


  会議の心構えは、

   * 時間より中身が勝負。脱線こそ時間の浪費である。

   * 議事は司会で決まる。り−ダーシップこそ会議の要である。

   * 会議は自らを教育する場である。意識を集中する事が肝要である。

   * 積極的意見提案が命。発言の頻度と内容は参加意識のバロメーターである。

   * 抽象的決定は時間のムダ。具体性があって組織・人は動く事を認識。

   「会議」とは読んで字のごとく

    会して議し、議して決し、

     決して行ない、その責を取る。

  です。

  しかし会議の実情は、

  ① 幹部は勤務時間の4〜8割をかけている。

  ② ほとんどは会議を開いた効果がない。

  ③ お知らせ、伝達または訓示に終始(これらは別にあるべき会議を開くべきだ)。
    (訓練手法としての会議とは区別すること)

 

  この会議システムノートを活用することで正しい議事進行ができます。
  また、社員教育テキストとしても活用できるものです。

   ① 事前にテーマと関係資料が参加者に届くようになる

   ② (2分前着席終了)時間が厳守される

   ③ 参加者全員の意見が公開される(今まで1人か少数常連のみが発言)

   ④ 時間を最初に決めて、終了期限を守ることができるようになる

   ⑤ 次に議題の提案理由と結論の範囲(程度)を明示できるようになる

   ⑥ 討論のスピーチは1人1回1分間を原則とし、それを何回も繰り返す

   ⑦ 途中してはならぬことがなくなる
    (イ)退席・中座  (ロ)電話取次ぎ  (ハ)雑談  (ニ)脱線  (ホ)茶坊主的発言

   ⑧ テーマが明確になる(今までは話の脱線が多々見受けられた)

   ⑨ 最後の結論が簡単明瞭になる

  この会議システムノートを会議参加者全員が使用し、正しい会議を実践してください。

  会議システムノートはCDにて送付します。(貴社独自に加工できるようワードで作成)
                 

                    

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