業務の効率化と人材育成は緊急課題


  ■業務(役割)分担について

   小規模体制の代理店にとって業務体制の効率化は欠かせないが、実態は旧態
    依然としたやり方を今も続けている。

   営業を含め、内務部門の整備はあなたにとって最優先課題のはずです。

   代理店の多くは、すべての業務を1人で処理することに慣れているため、外勤・内
   勤の業務を区分したり、比較的簡単な業務でも、他人に任せることができないの
   が現状です。

   「業務(役割)分担表」は、営業担当(外勤)と内部担当(内勤)の分担方式が一般
   的ですが、代理店の現状と比較し、業務のシフトの可能性を検討してみる必要が
   あります。

   増員を考える際に、「どの仕事を担当してもらう人材が欲しいのか」を整理する上
   でも、参考になます。

  □業務分担の重要性

   激化する競争の時代に勝ち残り、お客様から選ばれる代理店になるためには、お
   客様のニーズに的確かつ迅速に対応し、専門性・個別性の高い企画提案を実施
   できる、安定した組織体制づくりが必要となります。

   また、生損保併売を効率的に推進する意味でも、外勤者・内勤者の業務が適切
   に分担され、個々の時間を最大限に活用できるような体制の確保が望まれます。

  □ベテラン従業員に新人教育を任せる場合

   OJTは、最も実践的な教育方法として多くの一般企業でも実施されています。

   代理店の場合、教育訓練の体制がなかなか整っていないのが一般的であり、
   OJTが教育体制のメインになっているのが現状です。

   教育効果を最大化するには、必要な能力要件、適性、指導内容・方法、到達レベ
   ルなどを指導者が明確に理解しておくことが必要です。

   また、OJTを受ける本人にもゴールや到達レベル、スケジュールなどを明示し、共
   通の認識をもつことが大事です。

   人財づくりのノウハウを構築・更新していくためにも、指導者訓練やマニュアルの
   作成といった知識・技術の明文化・共有化を進めることが大切です。

  □教育は人財づくり

   教育は、代理店のビジョンに則した人材ビジョンに向けて次世代の「人財」づくりを
   行う上で、 欠かせないものです。

   中でもとりわけOJTは、より実践的で現場感覚が最も身に付き、企業風土やビ
   ジョンに直接触れることのできる教育方法と言えます。

   しかし、このような現場での教育は、代理店としてのOJTの基本体制がきちんと
   整っていないと、属人的な指導や意欲的でない指導者による教育効果減や、最
   悪のケースだと、新人に対する指導者のイジメなどによるモチベーション低下など
   を引き起こす可能性もあります。

   したがって、指導者だけに任せるのではなく、店内全体としてOJTに取り組む姿
   勢・仕組み作りが大事です。

  □効果を生む要素

   OJTとは、日常の仕事を通して、実務に必要な知識・技能を身に付けさせようとす
   る職場内訓練法で、能力開発の重要な柱の一つです。

   OJTに欠かせないことの一つに、実践的なマニュアルの作成がありますが、この
   作成だけで安心して、あとは現場に一任するようでは大きな教育効果は望めません。

   指導者側に意欲があり、指導するだけの能力を備えていることが重要です。

   指導者訓練を行う場合、外部講師の研修を活用するのが有効です。

   また、指導がうまくいってるかどうかを、リーダー(指導者)の仕事の一つとして評
   価の対象にし、モチベーションや責任感の向上を図ることも必要です。

  □実務教育担当者

   OJTは、すべてを管理者が担当する必要はなく、先輩従業員が指導するほうが、
   年齢的に違いがなく円滑に進む、という視点では効果的と言えます。

   従業員に対する研修においては、少人数規模の代理店では研修はあまり行われ
   ていないのが現状です。

   しかし、小さいからこそ「人財」が代理店の競争力に直結していると言っても過言
   ではないことから、OJTだけに頼らない教育体制が望ましいと言えます。

   大切なことはその代理店の人材ビジョンに向けて必要なニーズと従業員のニーズ
   の両者にあったものを活用することです。

  □体系づけて思考する訓練の場OFF−JT

   実務で身に付けた知識や能力は、時には断片的なものであるケースがあります。

   研修は、それらの知識や技術を体系づけて深め、足りないものを補いながら幅を
   広げる効果があります。

   一方で、特殊な知識や新分野を学ぶなどといった、これからの実務に役立てる
   ケースもあります。

   いずれにしても、研修の真の目的は、上記のように知識や技術を体系づけて思
   考する訓練の場を与えることと、そのコツを体得させて自己啓発という形で自主
   的に学ぶ習慣を身に付けさせることです。

  □外部の講習・研修の活用

   代理店では、なかなか社内で研修を行うことは難しいと言えます。

   したがって、いろいろなところで実施するスクールや講習会、研修会などに積極的
   に参加させるのがよいでしょう。

   テーマと予算次第で選択しますが、役所の外郭団体や研究機関が主催するセミ
   ナーを活用するのも一考です。

   ネットで検索したり、知人の紹介であれば時間を短縮させることができます。

  □教育効果を最大化するポイント

   従業員を研修に参加させたら、必ず報告書を提出させて、何を学んだかを整理さ
   せることが必要です。

   できれば、他の従業員の前で発表する機会を与え、研修内容のフィードバックと
   共有化が図られれば効果は大です。

  □従業員に自己啓発を働きかける

   受身の教育だけでは効果が小さい、一律の教育より個別の興味や意欲に沿った
   教育が重要である、という考え方から自己啓発は大切です。

   店内としてのバックアップ体制は、

    (1)コストを一部負担するなどの資金援助

    (2)社内文化の醸成や会議室、OA機器を提供するなどの環境整備

    (3)上司が相談に乗ったり、進捗状況をチェック・フォローする

   などの動機づけを行うなどが考えられます。

   これからのビジネスマンは生涯勉強といっても過言ではありません。

   自発的に学習することの大切さ、必要性を認識させることが第一歩です。

   これからのビジネスマンは生涯、教育を受け、勉強に明け暮れる日々が続くと
   いっても過言ではありません。

   それだけ世の中の動きが速くなっていて、すぐに技能やノウハウが陳腐化してい
   きます。

   代理店の自己啓発の第一歩は、上記のような認識と危機感を従業員に共有させ
   ることです。

  □時間やお金は自らつくるもの

   「時間がない」、「お金がない」といって勉強することができない従業員もいるかも
   しれません。

   しかし、時間やお金は工夫して生み出すものです。

   やる気さえあれば、勉強はできる時代です。

   やる気のある従業員に対しては、店も徹底的にバックアップをしてあげることが能
   力開発の促進につながります。

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