組織の業務(役割)分担と業務改善 

 

  規模の小さな組織ほど業務(役割)分担は緊急課題です。

  営業会社において業務の効率化は経営の生命線となります。

  中小企業にとって現有資産である人材を有効活用するためには業務の改善は必須です。

  「適材適所」という言葉があるが、小さな組織には当てはまらないでしょう。

  ですから、役割分担が必要なのです。 

  役割分担は業務自体をルーチンワーク化し、誰に代わってもできることを目指します。

  言い換えれば、業務をシンプルにし、ルーチンワーク化することで組織を収益に直結し
  た業務に集中させることを目的とします。

  組織における役割分担とは「人に仕事を付ける」から『仕事に人を付ける』ことで、
  業務の標準化を可能にするものです。

  標準化は
   ・行動についての決まりごとをつくる

   ・その決まりごとを具体的に繰り返し教育し、実行する

   ・定期的にその決まりごとを修正し、追加する

  業務改善は企業にとって永遠の課題でもあります。

  経営者のすべては業務改善の必要性を認識していますが、どれだけの企業が達成
  できているかは疑問です。

  マンパワーに依存した業務推進には限界があります。

  業務改善は業務のムリ・ムダ・ムラを無くすことで、コスト削減、実行可能な経営計
  画の策定、メンタルヘルス対策、ノウハウの構築など、数多くの問題の解決を可能
  にしてくれます。

  貴社で業務改善を実施する参考に業務改善の手順を記しておきます。

 

役割分担表の作成


  企業の多くが「人に仕事を担わせる」形で行われています。

  これを『仕事に人を担わせる』ではどうでしょう。

  社員は、効率の良い、より程度・質の高い、より生産性が高いと思われる仕事を担
  当し、誰に変わってもできる仕事は、契約社員・パート社員等を活用することがで
  きます。

  同じ仕事に複数の人が関わったり、中堅社員が新入社員の指導ににかかりっき
  りになったり、誰にでもできる仕事に正社員が関わったり、といったムダを省くこ
  とができるようになります。

  各人の得意な部分をうまく組み合わせて補完的な関係を作れれば、組織全体のレ
  ベルアップ
が図れるのです。

  限られた現有資産の中で、役割分担の仕組みは中小企業にとって欠かせません。

  組織が小さいからこそ、現有資産を最大限生かすことが重要なのです。

  ぜひ、役割分担表の作成により社内体制の見直しを今すぐ始めてください。 

  役割分担表を作成するには業務の棚卸から始めます。  

  そして、棚卸した業務を以下の手順により
  見直してください。

   (1)その業務は本当に必要か

     ①業務の目的を説明出来るか

     ②管理者に説明出来ないものは止める

     ③やらないでよいことをやっていないか

   (2)もっと他に必要なものはないか

     ①必要なものでやられていないものはないか

     ②将来のために今やるべきことはないか

   (3)どの業務に一番時間をかけているか

     ①時間は最大の原価(人件費)である

     ②それほど時間をかける必要があるか

     ③半分の時間で出来ないか

   (4)業務を細かく分けすぎていないか

     ①みんなが同じことをやっていないか

     ②集約化・専門化出来ないか

     ③分担業務の連携はうまく行われているか

   (5)仕事は平均に割り当てられているか

     ①特定の人に片寄っていないか

     ②忙しい時と暇な時とが極端でないか

   (6)能力を有効に活用しているか

     ①業務を処理するだけの技術を持っているか

     ②能力以上、以下の業務をやらせていないか

     ③もっと他に能力を生かせる業務はないか

   (7)業務は標準化されているか 

     ①自己流でやっていないか

     ②誰がやっても同じ結果が出せるか

     ③いつでも他人と交替出来るか

                             

                             役割分担表の作成手順 

    

社長・リーダーの職務分担 


  ■経営陣の生産性を向上

   社員が各自の役割を認識できており、それが社長、経営幹部(リーダー)の認識と一
   致しているなら互いの認識にギャップは発生しないはずです。

   しかし、実際には互いの認識にギャップがあることがほとんどです。

   この原因の一つに、『役割分担が曖昧』があります。

   「我が社の課題は○○だ!」と社長・リーダーの誰もが認識しているのに、いつ
   まで経っても解決策が出てこない、あるいは、誰も具体的に手をつけようとしない
   のは、責任(遂行)者たるべき人が「これは自分の仕事」と認識していないからなの
   かもしれません。

   すなわち、社長とリーダー、リーダー同士の間でも認識のギャップがあるのではない
   でしょうか。

   各リーダー間、あるいはリーダーと社長の間の認識のギャップを調整し、改めて互い
   に納得できる職務分担表を作成することで、各自の役割を明確にし、業務効率を高
   めていかなければなりません。

   経営陣の間で互いの役割認識にギャップがないか確認し、またギャップがあるよう
   な重要業務については

    ・誰が責任者か

    ・誰が実務担当者か

    ・誰と誰は進捗を知っていなければならないか

   ということを認識し、分担していきます。


  □職務分担表の作成

   具体的には、次のようなステップを踏みます。

   (1)調査対象業務の設定

     経営者は、何の業務について職務分担を再認識するかを整理
        ▼
   (2)関係者のリストアップ

     経営者はその業務に関連すると考える人材をすべてリストアップ
        ▼
   (3)関係者の現状認識調査

     関係者(=幹部)各人に、その業務を進めるための役割をいくつか示す
        ▼
   (4)関係者の役割認識調整

     調査結果から認識のギャップなどの問題を抽出
        ▼
   (5)職務分担(表)の決定
     全員討議のうえ、新しい職務分担を決定

  経営陣は業務遂行に際して、各人の役割分担を明確にする習慣を定着させるために
  も、職務分担表の作成は不可欠です。

                      組織力強化マニュアルについてはこちら 

 

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