営業日報の書き方とテンプレート

                              

         営業日報の書き方とテンプレート 


  ■役に立たない営業日報   

   多くの会社(店)で営業マンに日報を書かせていることと思います。

   ですが、何のために日報を書かせているのか、もう一度確認してください。

   営業マンは社外にいる時間が多く、その行動を把握することはできません。

   そこで営業マンの行動を把握するために、1日の行動記録を日報にして提出させ
   る場合が多いようですが、日報というのは行動記録を書くことなのでしょうか。

   そして、営業マンに行動記録をかかせることに、どれだけの意味があるのでしょう。

   例えば、毎日10件の顧客を訪問している営業マンと、毎日5件訪問している営業
   マンでは、どちらが評価できるでしょうか。

   きっと、多くのマネジャーが「もちろん10件の顧客を訪問している営業マンに
   決まっている」と答えるでしょう。

   しかし、訪問件数を多くすることだけを考え、準備もそこそこに、休む間もなく得意
   先を回っているかもしれません。

   その結果、訪問件数は伸びても成約に結びつかないということも考えられます。

   一方、訪問件数よりも商談の中身を重視し、訪問の前に十分な時間をかけて準備し、
   高い成約率を実現しているかもしれません。

   行動記録だけを書かせる日報では、それぞれの営業マンが「何を考えたからそういう
   行動をとったのか」といった部分は見えてこないのです。

   また、行動記録にはウソを書き込むこともできます。

   単に営業マンの行動を報告させる日報は、営業マンにとっても、会社にとっても
   何の意味もなく、ただ無駄な作業として、営業マンの負担になるだけです。

   それでは、意味がある日報とはどのようなものでしょうか。

   一言で言えば、営業マンの活動にプラスになるものです。

   本来日報とは、一日の活動を振り返り、その成果や反省点を報告するものです。

   そうであるならば、日報とは、「営業マン自身が一日の活動を振り返り、次の活
   動を改善するために書くもの」であるはずです。

   「今回の訪問の目的は何か」「なぜこの商品をこの得意先に勧めたのか」「次回
   の商談はどう組み立てるべきか」 といったことを営業マン自身に考えさせ、気づ
   いた点、感じた問題点とその対応策を書かせることです。

   単に行動記録の事後報告に終わらせるのではなく、営業マン自身が自分の活動を振り
   返り、成長するためのツールとして活用します。

   1日の営業活動を始める前に、必ずその日の目標、課題を設定してください。

   できれば前日のうちにその日の反省をふまえて目標を決めておくとよいでしょう。

   「日報を書けといわれても、書くことがない」という営業マンがよくいます。

   それは、「ただなんとなく訪問活動をしているから」ということにほかなりません。

   営業マンにとって問題意識をもつことは基本です。
   
  ■営業日報について

   日報の活用で気を付けなければならないのは、あまりにも細かい報告を義務付けて、
   営業マンの管理をがんじがらめにしてしまうことです。

   事務的な作業を増やして営業に注力できなくなったり、自由な営業に縛りがかか
   ったりとマイナス効果を生んでしまう恐れがあります。

   極力細かい日報は避け、対話ができるレベルに抑えることが望ましいでしょう。

  □営業日報の使い方(記入)

   ○行動の記入
    商談時間と移動時間など行動の境界線は、記入者が自ら横線を引いてください。

    商談の場合は、訪問先と相談内容を書き込みます。

    その他の、社内での作業などの場合はその作業内容を記入します。

    特記事項の欄には、得意先から得た情報や、商談中に気づいた点などを記入
    しておき、帰社後に整理、確認します。


   ○目標の記入
    1日の営業活動を始める前に、必ずその日の目標、課題を設定してください。

    当日の朝、設定しても構いませんが、できれば前日のうちにその日の反省を
    ふまえて目標を決めておくとよいでしょう。

    日報に書くことがない、という営業マンは「ただなんとなく訪問活動をしている」
    ということにほかなりません。

    こうした状況に営業マンが陥らないために、毎日の営業活動に目標、課題を設
    定する必要があるのです。

    なにも難しい目標を設定する必要はなく、最初は「1日10件訪問する」とか「ラ
    イバル企業の情報を一つは聞き出す」というものでもいいのです。

    これを毎日繰り返すことで、徐々に目標のレベルは上がっていきます。

    営業マン自身が自分の力でより高いレベルに到達することができるのです。


   ○成果の記入
    問題意識を持って行動していないと書けない項目です。

    もちろん「成約」が最大の成果なのですが、毎日、成約できるわけではありま
    せん。

    ですから、日々の地道な活動の中で小さな「成果」を見つけだし、積み重ねて
    いくことが重要です。


   ○問題点と対応策の記入
    ここには営業活動中に気づいた問題点と、それに対する自分なりの解決策を
    書いておきます。

    営業マン自身に解決策を考えさせることで、問題解決能力がつきます。


   ●トップ、上司による行動管理のポイント

   ○何のために訪問するのか(その目的とネライを明確にすること)

     ・商談締結のための訪問

     ・新商品提案(販売)のための訪問

     ・契約のための訪問

     ・クレーム処理のための訪問

     ・集金・顧客先情報収集のための訪問

     ・有益情報提供のための訪問

    その目的によって指示・指導するポイントが違ってくることを忘れてはならない。


   ○日報をチェックするとともに、適切なアドバイスを即刻行なう        
     ・翌日からの行動計画内容をアドバイス

     ・計画変更の指示

     ・計画訪問不履行の場合、その理由を確認

     ・決定した訪問計画を遵守させる

     ・訪問経路・順序・食事時間のとり方をアドバイス

     ・できるかぎり行動を標準化させる


   ○行動効率を高める、良い仕事の習慣を体得させる
     ・行動内容別に時間を記録させる。

     ・販売活動の内容を、目的・ネライ・目標・成果別に分析させる。

     ・行動予定は、時間別に計画表を作成させる。

     ・週間・月間別に活動実績を整理させる。

     ・営業マンとしての仕事の組織化が十分かどうか検討させる。


    日報は書く側だけではなくそれを管理する側の能力も問われます。

    せっかくの日報も営業に生かすことができなければ書くだけ無駄に終わってし
    まいます。

    日報から集めた情報やノウハウを組織として活かすための仕組みづくりが管理
    する側の役割となります。
       
  □日報を書かない営業マンヘの対策
   営業マンのなかには、「自分の仕事の本質は販売にあり、日報を書く時間も惜し
   い」と思っている人も多いようですが、営業
   マネージャーが営業マンの行動を管理し、
   要所で適切な指導を行い、効率的な営業
   活動に結び付けるためには日報の作成が
   欠かせ日報.jpgません。

   営業マンが日報を書かない、あるいは書
   きたがらい理由は、
    ・営業の仕事ができていれば、日報は必 
     要ないと考えている

    ・一生懸命日報を書いても、上司がきち
     んと読んでくれない
     仮に読んでも具体的な指示などがない

    ・日報の報告は要点しか伝わらず、結局
     は口頭による報告も必要になる

    ・外出が多く文章を書く機会が少ないため、書くこと自体が苦手である

    ・字が汚いので書くことが嫌いである

   などさまざまです。

   上記のように営業マンの日報否定をまとめると、

    1.書く意味がない
     日報は、営業活動におけるさまざまな情報を上司やそのほかの部門に知ら
     せる重要なツールです。

     しかし、それが有効に活用されなければ営業マンが「書くことが無意味だ」と
     思うようになるのは仕方のないことでしょう。

     日報に対しては確実にフィードバックすることが必要です。

     その際には、業務上のフィードバックとともに、日報の書き方や内容について
     のフィードバックも行いましょう。

     両方のフィードバックを行うことで営業マンの日報に対する意識が高まり、より
     質の高い日報を書くことができるようになります。

     【対策】
      ・週に1〜2度、日報のフィードバックを行うための打ち合わせの時間を決
       め、これを習慣化する

   2.書く時間がない
     1日に何件も訪問した後に帰社してから書こうとしても、時間がかかるうえに
     正確な報告は書きにくいものです。

     営業マンの日常業務の流れのなかで、日報作成の時間を割けるよう指導し
     ましょう。

     【対策】
      ・帰社後一定の時間を日報記入にあてるように指導する

      ・商談時にメモをとり、日報にそのコピーを添付させる

      ・移動に電車などを使う場合は、移動時間を利用して書かせる

   3.書くことが苦手
     書くことが苦手という人には「きちんとしたものにしなくてはならない」とい
     う気持ちが強いことが多いものです。

     営業日報は社内だけのものですから、必要なポイントさえ押さえていれば、
     極端にいえば、単語の羅列でもかまわない、ということを教える必要があり
     ます。

     毎日書いて慣れることで苦手意識を克服することもできます。

     【対策】
      ・一定の期間を区切って、その間は全部の欄を埋めるように指導する

      ・初めは箇条書きなどの書きやすい形で書く

   4.書く内容がない
     「定期訪問」や「打ち合わせ」といった決まり文句の繰り返しになることがあり
     ます。

     しかし、たとえルートセールスであっても訪問ごとに在庫状況の確認などを行
     っているはずです。

     営業活動の内容を整理・確認するとともに、書くべき事柄を指導していく必要
     があります。

     【対策】
      ・営業活動の内容を、より具体的にとらえるように訓練する

      ・書くべき項目を設定し、それについて具体的に記入するように指導する

      ・訪問ごとの目的を明確にさせ、それが達成できたかどうか、要因分析も含
       めて記入させる

  □営業日報の目的 
   営業日報の目的は営業マンの行動管理であり、収益に直結させるものです。

   営業日報は単なる事後の報告書ではなく、行動計画書、顧客情報の蓄積として
   活用することで、営業マネージャーにとって営業管理に欠かせないツールとなり
   ます。 

   従来の日記式の日報で、営業活動の報告書を営業マンに提出させるやり方では、
   実はほとんど意味がない。

   たいていは、今日できなかったことをクドクドと記述した日報が多いためか、上司
   もウンザリするような顔をして、読んだのか読まないのかわからずじまいとなって
   しまう。

   結局、完全なフィードバックもせずに、放置されるケースが多い。

   営業日報の提出が、このようにマンネリ化した作業となっているのが、たいてい
   の企業の営業部門の実態ではないだろうか?

   これでは売上げが上がるはずがない。

   だからその場合は、思い切って営業日報の書き方を変えてしまう必要があります。

    ・営業活動に対する管理、指導のためのツールとして活用する

    ・営業マン自身に行動の反省を促すためのツールとして活用する

    ・営業活動により得られた情報の報告を(確実に)行う

   営業日報は訪問活動の過程や商談の進行過程を知る基礎資料となります。

   これにより、1日の訪問活動の内容を確認でき、次回訪問の指針が得られます。

   しかし、日報を書いても上司からの反応がなかったり、その日報が部門報告など
   にかされていなかったりすると、営業マンは日報を書く意欲をなくしてしまいます。

   それどころか、営業意欲を減退させてしまうことにもなりかねません。

   日報をいかすためには、書く側、読む側の双方が日報活用のための意識を高め
   る必要があるのです。

   よく日報を作成しない理由に、「営業マンの人数が少ないから」「書かせても効果
   がないから」という理由で日報を作成せずに、ミーティングだけを行うという会社
   もありますが、それでは個人の記録が残りません。

   ミーティングはたとえ議事録という形でまとめても、
    ・個人の経過がつかみにくい
    ・経過の変化を後から確認しにくい

   というデメリットがあります。

   これは、日報の作成内容、管理、活用が正しく行われていないからです。

   したがって、会社の規模や営業マンの人数にかかわらず、日報を作成して管理
   することが必要であるといえます。

  □効果的な日報の書き方
   1.日報の書式設定のポイント

     ・日報の利用目的を明確にし、そのために必要な項目を設定する

     ・ほかの管理ツールと重複させない

     ・営業マンが記入しやすいように工夫する

     日報に記入するべき内容が毎日の行動の記録のみで、日報を書く目的が
     不明確な書式があります。

     これでは、せっかく書かれた内容を今後の営業活動にいかすことができま
     せん。

     逆に、いろいろな項目を盛り込みすぎ、記入に時間がかかる書式もみられ
     ます。

     これでは営業マンも記入が面倒になりますし、管理する側もチェックに手間
     がかかってしまう。

     日報の書式はその利用日的に沿って、営業マンの1日の活動の要点を的確
     にとらえることができ、なおかつ記録しやすい形にします。

     また、書き込む用紙は1枚にまとめたほうがよいでしょう。

   2.内容の構成
     日報は以前に記録したことが現在どのようになって現れ、さらにこれからどの
     ような営業活動を展開していくかを記入できるようにします。

     そのためには、次の事項を盛り込むと
     よいでしょう。

     懸案事項はどうなったか(過去からの
     つながりを記入)
      ・売掛金の回収はできたか
      ・顧客からの要望は解決したか
      ・出荷は計画通りに行われたか
      ・クレームの対応は完了したか
      ・解決したことは何か

     新しい事項は何か(今回始めてお 
     きたかったことを記入)
      ・受注内容(何を、どれだけ、いつ
       までに)
      ・顧客からの新しい要望
      ・新しい顧客

     予想される事項と見通し(どのようになるか、またどうすべきかを記入)
      ・売上の予測、見込み
      ・目標達成の度合いと進捗状況
      ・新しい顧客の獲得状況
      ・他社の動きと見解

     また営業に出かける際には、あらかじめ今日の面談の目的を明確化しておく
     必要があります。

     たとえば「先方担当者に新商品の有用性を認めてもらい、次回はその上司との
     面談を設定してもらう」、「次回正式な提案書を提出するために必要な情報をす
     べて集める」などできるだけ具体的に目的を設定することが大切です。

     日報にも訪問の目的を書く欄を設け、実際の面談後にそれが達成されたか、
     未達成の場合はその理由を分析し、記入するようにします。

  □営業日報の活用
   営業日報を有効に活用するには、営業マネージャーが日報をもとに営業活動
   チェックし、営業マンに確実にフィードバックを行うことが重要です。

    ・計画通り行われているか

    ・効率的に行われているか

    ・抜けているところはないか

    ・クレームを受けるような活動を行っていないか

   そして、うまくいった場合は成功要因の分析を、うまくいかなかった場合は失敗
   要因の分析を、営業マン自らに考えさせることで、営業マンの能力を伸ばし、
   現在よりもさらに効率的に営業活動を行えるよう指導します。

   有効なフィードバックを行うことにより、営業マンは日報の必要性を再確認でき
   ます。

   日報は行動計画書であり、情報収集に欠かせないものです。

   日報が有効に活用されていないようであれば、緊急に見直す必要があります。

  □上司コメント
   単に行動記録だけを書かせる日報だと、ただ「移動時間」「商談時間」「企画書作
   成」などと書いてあるだけですから、上司もコメントのしようがありません。

   ですが、「考えて行動する」ためのツールとなる日報では、営業マンが何を考え
   て、どう行動しようとしたのかがわかります。

   例えば、「なぜA社には○○を売り込むのか」「何の目的でどのような企画書を書い
   たのか」といったことについて、営業マン自身の考え方が書いてあるのですから、
   上司も具体的なコメント、指示を書くことができるのです。  

  営業日報テンプレート 

   営業日報の書き方は「文字の多用」から「記号・数値化」 

   日報を文字の多用から「数値化」「記号化」して、一目見ただけで営業活動を継
   続的に評価できる手法をとることです。

   そうすれば、営業社員はスムーズに報告書が書けるし、長々とした記述もない
   ので読むほうも結果をつかみやすくなる。

   「営業活動の結果を記号化・数値化」した営業日報を作成すれば、読むほうも
   ずっと報告者にフィードバックしやすくなります。

   また、面談時の相手の反応(感覚)も記号化することです。

   面談の印象を記述させようとすると、またしても長々とした文章を書くことになり、
   書くほうも読むほうもマンネリ化してしまいます。

   詳しくは、数値・記号で記入された営業日報への対応と日報記入手順をご覧くだ
   さい。

   また、不在で面談ができなかった場合には、「不在表」を置き、さらに帰社した後で
   ハガキを郵送することをしなければ、子供の使いと化してしまう。

   問題は面倒くさがらずに、継続的な実行ができるかどうかです。


   業務の見える化に日報は欠かせません。

   特に、営業日報は単なる事後の報告書ではなく、
   行動計画書、顧客情報の蓄積として活用すること
   で、営業活動の効果を発揮させることができるの
   です。
日報.gif
   あなたは社員が今日どんな仕事をしているかを
   知っているだろうか。

   トップ、責任者はこの問いかけに「Yes」と答
   えられるでしょうか。 

   顧客との約束を期限までに回答しているか?

   仕事はうまくいっているか?

   今日やるべきことを先延ばししていないか?

   これらの問題を解決していくために活用されているのが「日報」です。

   しかし、この日報を部下の行動管理と位置づけているトップ、責任者が大多数
   ではないでしょうか。

   営業担当者がサボらないよう、サボらせないようにするため「日報」を報告書
   として捉え、書かせることでまじめに仕事をしているかどうかをチェックしよう
   としていませんか。

   日報の誤った使われ方により、本人の自己申告に基づいて書かれたものだ
   から、都合の悪いことは書かないことも考えられ、なかには嘘を書く人も出て
   くるでしょう。

   このような日報では、単なる事後報告書と化し、時間の浪費としかいいようがあ
   りません。

   日報は社員の行動管理のためではなく、収益を上げるため活用していくことが
   本来の趣旨です。

   なぜ日報がこのような使われ方になってしまうのでしょう。

   原因として、営業マンの例で言えば、彼ら個人に、集客(見込み客開拓)から顧客
   管理までのすべてのプロセスを任せてしまっているからです。

   これでは継続した売上げアップは望めず、モチベーションは下がり、コンプラ問題
   にも発展しかねません。 

   営業マンが日報を正しく活用することで、見込み客へのアプローチに専念でき、
   有効な面談(収益に直結した)時間の拡大につながります。  


  営業日報は行動計画書

   日報を事後報告書と捉えるから営業担当者などはついごまかしを交えた内容を
   書いてしまうのです。

   日報に次回行動予定の欄を設けることでトップ、責任者のアドバイスが入れや
   すくなります。

   ○営業であれば商談内容を記載し、内務であれば業務内容を記載

   ○営業であれば商談中に感じたこと、内務であれば業務中に感じたことを
    それぞれ記載

   ○次回の行動予定

   今では日報を紙ベースで活用しているところは少ないと思いますが、せっかくの
   ITを活用しない手はありません。

   エクセルでも十分ですし、安い市販のソフトでもいいでしょう。

   要は収益を上げる道具として日報をどう
   活用するかです。

   正しい日報の使い方によって、

    ○業務(営業、内務)が時系列に見える

    ○情報の共有化が図れる

    ○チーム営業(役割分担・営業のプロセス)
     が明確になる

    ○「決められたことを決められたとおり
     実行する」を評価することができる

   ある雑誌のアンケート調査によると、営業スタッフ・営業責任者にある問題として、

    ○営業スタッフ
 
    ・顧客の立場になった提案ができていない
     ・活動量が少なく、やる気がない
     ・場当たりなトークに終始し、適切なトークを知らない
     ・セールスの決め手が価格や商品の特徴だけになっている
     ・アポがとれず、顧客との接点が希薄

    ○営業責任者
     ・適切な活動指示・助言ができていない
     ・営業戦略を立てられない
     ・営業手法がワンパターンで改革できていない
     ・部下のやる気を高められない
     ・ターゲットとなる市場・営業先を部下に指示できない

   今必要なことは、単に件数を増やした訪問ではなく、一件一件の訪問で如何に
   効果のある活動をするかということなのです。

   「言われたことだけこなしさえすればいい」、「指示がなければ動かない」といった
   ことであれば営業のアウトソーシングもあれば、人材派遣もありますから、わざ
   わざ固定給を払って正社員の営業担当者を雇う意味がありません。

   アウトソーシングや人材派遣にすれば、決めたことはやってくれますし、仕事ぶ
   りが不満なら契約を解除するだけでよいのです。

   このような無意味な日報をどのようにしたら生かすことができるでしょうか。

   日報が行動管理のための報告書と思うから、営業担当者もごまかしを交えた事後
   報告書を書いてしまうのです。

   「○○様に見積書を提出しました」「△△社に新商品の説明をしました」といったよ
   うに、自分がその日何をしたかという報告が書き込まれるだけになってしまい
   ます。

   このように、今までの日報の考え方からでは次の行動へつながる内容がありま
   せん。

   日報に必要なのは、「相手の反応はどうだったのか」そして「次回のアプローチ
   はどうするのか」が書かれたものでなくてはなりません。

   このように次回行動予定欄を設けることで、トップ・責任者が事前のアドバイスが
   できます。

   「次回訪問時には、○○の資料を持参し、トークに□□を織り交ぜて話すと効果的
   な提案ができるよ」。

   逆に、事後のアドバイスになれば、「どうしてもっと早く見積書を提出しないんだ」
   といったようなコメントになりがちです。

   このような内容で日報を書かせることで、日報自体が行動計画書となり、場当たり
   な御用聞き営業から脱するために、日々、次回の行動予定を考えていくようになる
   のです。

  営業活動の見直し 
   日報は営業活動の見直しにも役に立ちます。

   営業活動の見直しとは、各営業マンごとの販売計画と営業活動内容を検討する
   ことです。

   営業会議の場でこのような内容の反省会が行われる企業もあるようですが、
   たんなる状況報告に終始しがちです。

   営業マンがしっかりと自分の営業活動を見直すには、個別に時間をとり、自分の
   日報をもとにじっくりと検討することが効果的です。

   また、長期的な見直しは日報だけでは不十分なので、週報や月報とあわせて営業
   マンの活動の軌跡が分かるようにしましょう。

   日報が正しく使われなければ、せっかくの営業マン個人の情報が会社の共有物
   にならず、有益情報が垂れ流し状態になってしまいます。

   これは会社にとって大きな損失です。

   日報は江戸時代の商人が活用した大福帳にさかのぼります。

   顧客とのやり取りを時系列に書き込んだ帳面です。顧客との履歴を蓄積し、情報の
   共有化を図るために誰が見てもわかるようにしたのです。

   同様に、あなたもご存知の富山の薬売りも「懸場帳」と呼ばれる帳面で顧客管理
   をしていました。

   今で言うデータベースです。

   日報を行動計画書、顧客情報の蓄積として活用していくためには仕組みづくりが
   欠かせません。

   営業担当者に限らず、組織自体の場当たりな行動の原因は無計画と顧客情報の
   整備不足
にあります。

   熱意や根性といった精神論をかざし、がんばっても売れない時代だからこそ1件
   1件の訪問を中身の濃いものにしていくかということです。

   日報を事実だけを書かせた事後報告書にさせないためにも、事実だけでなく
   「相手の反応」、「担当者の考え」、「感じたこと」などニュアンスでよいから
   書かせることです。

   労働環境や雇用制度も変化しています。

   今までのような、営業担当者の行動を管理するといった日報では通用しないこと
   だけは確かです。

   どんなに業務の「見える化」を図っても組織の根底にあるのは「理念」、
   「ビジョン」であり、「ES(従業員満足)です。

   「見える化」を実現させる成否は「人(従業員)」であるということです。

 

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