5S、クリンリネスは経営改善の基本

         

5Sとクリンリネスは経営改善の基本

  M&Aの神様といわれる日本電産永守社長が語る企業再生の極意。

  日本電産は世界各国で30社以上の積極的なM&A戦略で業績を拡大してきた。

  そのカリスマ経営者、永守社長は世界各国にある人種や考え方の違う企業を再建する
  ためのポイントがあると言っている。

  社員のクビをいっさい切らずに全ての会社を再生を果たしている。

  最も重要視されているのが「6S・3Q」である。

  赤字の会社は、社員の士気が落ち、職場が汚れてくるとのこと。

  そして、「6Sのできていないで儲けている会社があれば1億あげる」と言ってきたが、
  どこにもないそうである。

  5Sは製造業・サービス業などの職場環境の維持改善で用いられるスローガンで6Sは
  5S+「作法」のこと。

  作法は、正しい行動ができる社員。

  永守社長は6Sを確実にできることが優秀な社員と位置づけている。

  そして、これらを確実に実践することで、「会社は儲かるようにできている」は至言で
  ある。

  これを実践すると「3Q」、つまり「良い社員(Qualityの高い社員)」、「良い会社
  (Qualityの高い会社)」、「良い製品(Qualityの高い製品)」につながる、という会社再建
  の心得。

  これらのことは決して製造業・サービス業に限った事ではなく、すべての営業会社に
  言えることです。    


  ■5S活動とは

   5Sは基本動作(12項目)の一部になります。

   5Sとは、整理(Seiri)・整頓(Seiton)・清掃(Seisou)・清潔(Seiketu)・躾
   (Situke)の頭文字Sをとったものです。

   5S活動とはこれらを全社員が徹底していくことであり、すべての会社にとって有益な
   活動といえるでしょう。

   5S活動の本当の目的はたんなる「職場の美化」ではなく、活動を通じて生産性向上など
   実際の経営改善につなげることにあります。

  □5Sの意味
   まず始めに5つのSの意味について確認してみましょう。

   なお、最初にあげる3つのSは5Sのなかでも基本中の基本として3S(サンエス)と呼ぶ
   こともあります。

    ・整理…事業活動に必要なものと不要なものをはっきりと区別して不要なものは捨
         てる

    ・整頓…誰もが必要なときに必要なものを効率的に取り出せるように配置すること

    ・清掃…汚れやゴミをなくして職場をきれいな状態にすること

    ・清潔…上記の3Sがつねに維持されているようにすること

    ・躾……決められたルールをきちんと守らせること5S.jpg

   このように、5Sのいずれも仕事の中で日ごろ当
   たり前と考えられていることばかりです。

   しかし、実際に5Sをきちんと行うのは簡単なよ
   うで難しいのが実情です。

   例えば、「使用したものは必ず元の位置に戻
   す」「自分の机は常に綺麗にしておく」「あいさ
   つをきちんとする」などは当たり前のことですが、
   仕事が忙しくなると、ついおろそかになりが
   ちです。

  □5Sの目的を明確化
   5S活動によって、職場の見た目がきれいになるだけでも一定の前進といえますが、
   本当の目的はたんなる職場の美化ではなく、5S活動を通じて経営全般の改善を図る
   ことにあります。

   現在、企業規模や業種を問わず、5Sに取り組んでいる企業は数多くみられます。

   なぜこのように多くの企業が5Sに取り組んでいるのでしょうか。

   それは、5Sに取り組むことで企業にとってプラスとなる多くの効果が期待できるから
   です。

   5Sは、特に製造業になじみの深い言葉です。

   それは、整理・整頓・清掃・清潔・しつけという5つが工場管理の基本であるからです。

   製造業では5Sを実施することにより、無駄な作業がなくなり生産性が向上するとともに、
   過剰在庫がなくなりコストダウンが図れます。

   また、不要な物を処分することで適切な作業スペースが確保でき、労働災害の減少にも
   つながります。

   製造業以外の企業でも、5Sを正しく取り入れれば作業の無駄がなくなり、従業員の生産性
   が向上することは同様です。

   清潔に保たれた職場で仕事をすることで、自分自身の身だしなみにも気を使ったり、
   職場を汚さないように気をつけながら仕事をするようになります。

   また、お客様が来社された場合に、きちんと片付いている職場と乱雑な職場から受ける
   印象は大きく異なります。

   乱雑な職場はお客様に不快な印象を与えるだけではなく、品質管理面での不安感を
   もたらすでしょう。

   こうした従業員の意識は、取引先など社外の人に対して好印象を与えることに加え、
   社内的にも気持ちよく働ける職場をつくることにつながります。

   5S活動は「短期的」には社員の負担が増すことになります。

   また、「整理・整頓なんてやっても売上が増えるわけではない」など社員からの反発も
   予想されます。

   社長はこのような反発に対して、活動の本当の目的と重要性をはっきりと示す必要が
   あります。

  □推進体制
   5S活動成功のためには全社的な取り組みが不可欠です。

   たとえば、A部門で整理や整頓が徹底されていても、B部門の職場は相変わらず乱雑
   というのでは会社全体の改善は実現しません。

   A部門のメンバーたちもいずれはやる気を失ってしまうでしょう。

   推進のためには社長をトップとする全社横断的な体制を組む必要があります。

  □計画を明確にする
   活動にあたってはいつまでに何をするのかをはっきりとさせます。

   たとえば5Sの第一歩である整理については「全部門が1カ月以内に完了する」といった
   計画を立てます。

   さらに何がどのような状態になったら整理が完了したとするのかなどの判断基準も
   あらかじめ明確にしておく必要があります。

  ■5Sの各項目と実施のポイント
  □整理
   5S活動の第一歩は整理を徹底することです。

   整理とは「事業活動に必要なものと不要なものをはっきりと区別して不要なものは捨てる
   こと」です。

   当たり前のことのようですが、会社ではそれがなかなか実行できません。

   職場にあふれる物を、必要な物と不要な物に分け、不要なものについては処分します。

   整理を行うことで、職場から不要な物が減り、仕事がしやすくなります。

   具体的な整理の進め方は、必要・不要の判断基準を設定して「不要」と判断されるもの
   は思い切って処分していきます。

   例えば、職場にある物を「よく使う物(日常的に使う)」「時々使う物(2週間に1回
   未満)」「あまり使わない物(3カ月以上使っていない)」などのように分けて、「よく
   使う物」だけを残し、「時々使う物」は別の保管場所に移動させる、「あまり使わない
   物」は処分します。

   また、複数の部署や人が共同で使うものなど、必要か不要かの判断が難しいもの
   (不明物)については、不明物を集めておく場所を作って全員に確認してもらい、確認の
   結果に基づいて処分を決定します。

   その際、不明物には品名や使用部署、当該物の状態、
   確認期限などを記したカード(目立つように赤いカード
   を添付することが多いため、「赤札」と呼ばれます)を
   添付しておくようにし
ます。

整理整頓1.jpg
   1.対象物と責任者を決める
    整理候補の対象品と、その最終的な処置に誰が責任を
    もつかを決めることも重要です。

    整理対象候補となるものは、誰にとっても使用頻度が
    低いのが通常です。

    あらかじめ責任者を決めておかないと、「それは私に
    は判断できない」という理由から、結局整理対象の網
    から漏れてしまうことがあります。

    「対象物の種類(工具、部品など)」、「現在置かれてい
    る場所(オフィスの部屋など)」に分類して、たとえば、
    「オフィスのこのコーナーにあるものはすべて○○さんが担当」というよ
    うに対象物と誰がその対象物に対して整理の判断・処置に責任をもつのかをはっきり
    させることが必要です。

   2.期限を決める
    整理を進めていくと、「今すぐにはどうしても判断できない」というものも出てくるで
    しょう。

    その場合は前述のような「廃棄予定札」を貼っておき、判断期限を決めておくことが大
    切です。

    「いつか使うかもしれない」と考えて、ずっと保留にしてしまえば整理は進みません。

    また、保留品のなかで動かせるものについては、保留品保管棚を作っておき、期限
    ごとに分類しておくことも効果的です。

    保留期限を過ぎても棚に残っているものは処分します。

   3.整理のポイント
    ・必要、不要の基準と処分の方法やルールを決めます。
    ・必要かどうか分からない物は、一カ所に集めて関係者に確認させます。
    ・確認するものには、「赤札」を付けておきます。
    ・確認の期間を決めておきます。


  □整頓
   「整頓」とは、物の配置を決め、必要な時に必要な物をすぐ取り出せるようにしておく
   ことです。

   整頓を行うことで、「必要な物がどこにあるのか分からない」という状態をなくし、物を
   探す無駄を省くことができます。

   具体的な整頓の進め方は、「どこ」に「何を」置くかを決め、それを誰が見ても分かる
   ように掲示します。

   また、「どれだけ」あるべきかを決めることも大切です。

   工場で大量に使用する部品やオフィスでの消耗品などは在庫が底をつくこと恐れて、
   つい多めに保管しがちです。

   しかし、必要以上の在庫を抱えることはスペースを無駄にすることであり、資金を固定化
   することでもあります。

   さらに、適正な在庫量の基準がないと、発注担当者によって追加注文のタイミングや
   量が変わってしまいます。

   過去の使用量の推移、発注から納品までのタイムラグなども考慮して、「在庫量が
   この水準まで減少したらどれだけ発注する」という基準を決めておくことが大切です。

   「どこに何を置くか」を掲示している例としては、スーパーマーケットの売場を思い浮か
   べてみてください。

   スーパーマーケットの売場では、エリアごとに吊り看板などで品目を表示するとともに、
   棚にはプライスカードで個別の商品が掲示されています。

   プライスカードの目的は本来「客に対して商品の価格を示す」ことですが、プライス
   カードがあることにより、商品の補充を行う店員にとっても「棚のどこに、どの商品を置く
   か」が分かります。

   このように「どこに何を置くか」が明確に分かる状態をつくり出すことが整頓を行う上で
   重要です。

   整頓のポイント
    ・基本的に目で見て分かる整頓を行います。
    ・使用場所や使用頻度、移動の容易性などで保管場所を決めます。
    ・保管場所の定位置を決め、分かりやすく表示します。
    ・保管場所や保管量をルール化して明文化します。

   (参考資料 整理整頓チェックリスト) 

  □清掃
   「清掃」とは、職場のゴミをなくし、汚れのない状態にすることです。

   特に製造業の場合、工場内のゴミや汚れは異
   物混入などにつながり、製品の品質を左右す
   る場合があります。

   清掃を徹底することでそうした事態を防ぎ、
   製品の品質を保つことができます。

   具体的な清掃の進め方は、「1つ作業が終わ 
   る度に作業場所の周辺を清掃する」「毎週月
   曜日は作業前に30分間清掃を行う」など、清
   掃に関するルールを定めます。

   そしてルールに従って全員で清掃に取り組み
   ます。

   ここでは、「作業が終わる度に作業場所の周辺を
   清掃する」をルールの例として挙げましたが、清掃
   を徹底するには、できるだけこまめに清掃を行うことが有効です。

   こまめに清掃を行うことで1回当たりの清掃時間を短縮することができ、忙しくても清掃
   が実践できます。

   なお、こまめに清掃を行うためには、清掃用具を使いやすいように整えておくことも重要
   です。

   清掃用具は、取りやすいように職場内で何カ所かに分散させて置いておくとよいで
   しょう。

   わずかのゴミを片付けるために職場の端まで清掃用具を取りに行かなければならない
   とすると、「清掃用具を取りに行くのが面倒だし、このくらいのゴミなら放っておいても
   大丈夫だろう」と、つい清掃を怠ってしまうことがあるからです。

   清掃とは「汚れやゴミをなくして職場をきれいな状態にすること」です。

   気付いた人が気付いたときに清掃するというやり方ではなく、きちんとルール化して会社
   全体で取り組むことが大切です。

   また、清掃時のチェックポイントを工夫することで日常的な点検につなげることもでき
   ます。

   チェック表を用意するなどして誰もが同じ視点で清掃点検ができるようにしましょう。

    清掃のポイント
     ・まずは職場をきれいに掃除します(床、壁、窓、設備、机など)。
     ・清掃のタイミングなどをルール化して、全員で清掃に取り組みます。
     ・製造機械などの設備は、設備ごとに清掃マニュアルを作成します。
     ・清掃用具は使いやすい状態にしておきます。

  □清潔
   5Sでいう「清潔」とは3S(整理、整頓、清掃)がつねに維持されているようにすること
   です。

   3Sはそれぞれにルールを決めてそれを実行することでいったんは実現します。

   しかし、その状態を維持していくことは簡単ではありません。

   整理・整頓・清掃の仕組みを維持し、職場を常にきれいな状態に保っておくことを指し
   ます。

   具体的な進め方は、チェック表を作成し、整理・
   整頓・清掃の状況を定期的に確認するよう清潔.jpgにし
   ます。

   そして、確認の結果不十分な点があれば、その
   場で指摘して改善を指導します。

   確認→改善→確認→改善という流れを繰り返
   すことで、清潔が保たれるようになるのです。

   なお、確認は、経営者や工場長など、職責が上
   の人間が行うようにします。

   これにより確認時の甘えや馴れ合いをなくし、
   清潔の維持を徹底することができます。

   また、チェック表を作成する際には、
    ・チェック項目は実際に現場を見てできるだけ具体的に記述する
    ・項目ごとの評価は5段階や10段階などで評価し、前回の確認時から改善されたか
     否かが分かるようにする

   などに注意すると、効果的なチェック表が作成できるでしょう。

   清潔のポイント
    ・定期的に職場を巡回し、清潔の維持状況を確認する。
    ・確認は上席者が行うようにする。
    ・定期確認用のチェック表を使用し、明文化された基準に従って確認を行います。
    ・チェック表にない指摘点があった場合には、現状を写真に撮っておき、次回確認時
     に改善状況を確認します。

  □しつけ
   「しつけ」とは、ルールを順守を習慣化させることです。

   従業員に対し、当たり前のことが当たり前にできるように指導・教育していくことが
   しつけです。

   具体的な進め方は、就業規則や職場のルールを従業員に対してしっかりと通知します。

   そして、「就業規則に定められたことは守ること」「職場で働きやすくするために、皆で
   決めたルールを守ること」「職場の礼儀やマナーに気を配ること」などを、機会がある
   ごとに繰り返し説明します。

   しつけは、職場において最も基本的なことのようですが、実際には、忙しいなどの理由で
   おろそかになっていることも多いものです。

   また、「今さら言わなくても分かっているだろう」と考え、そうした教育を怠ってしま
   うこともあります。

   私たちは子ども時代から親や年長者による躾を受けてきました。

   やってよいことといけないことについて徹底した指導を受けたおかげで、日常生活では
   大抵のことは善し悪しの判断ができます。

   社会人になってからも多くの人は過去に受けた
   躾を応用して正しく振る舞うことができますが、しつけ.jpg
   そんな人でも、身近に指導してくれる人がいな 
   い状態が長く続くと、「このくらいなら」と自分を
   律しきれないこともあるでしょう。

   自社の社員に対して、自社のルールを詳細に
   説明して、それを確実に守らせていくことが会
   社における躾です。

   ルールブックを渡して「このとおりにやれ」と指
   示するだけではなく、ルールを決めた理由や目
   的なども説明して、社員が習慣として当たり前
   のように実行していくレベルまで(「頭」ではでは
   なく自然と「体」が反応するレベルまで)、粘り強く指導する必要があります。

   また、躾は月に1度まとめて行うというものではなく、毎日少しずつ積み重ねていく
   ものです。

   ルール違反に対してはできるだけその場で改善点を指摘することが大切です。

   社長は常日頃から経営幹部などへの躾を行うとともに、彼らが部下に対して適切な躾を
   行っているかどうかの確認も行う必要があります。

   さらに社長自身についても、自分が部下を躾けるにふさわしい行動ができているか
   どうかを自問することが求められます。

   しつけのポイント
    ・職場のルールは全員に確実に通知します。
    ・ルールを守ることの重要性を繰り返し説明します。

  □5Sの実施により得られる7つの効果
   1.職場安全の確保や向上につながる。

   2.職場がきれいになり、仕事がしやすくなる。

   3.仕事が楽しくできるようになる。

   4.無駄な在庫がなくなり、在庫の量や場所がすぐ分かるようになる。

   5.時間の無駄がなくなり、コストダウンにつながる。

   6.結果的に生産性が向上して利益率が上がる。

   7.全員で取り組むことにより、職場に一体感が生まれる。

 

 

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5Sとクリンリネス

        

店舗経営に欠かせないクリンリネス


  クリンリネスはマクドナルドが店舗運営の基本としたQSC(Quality:品質、Service:
  サービス、Cleanliness:清潔感)3つの原則の1つで、今ではほとんどのチェーンがQSCを
  店舗運営の基本としています。

  一般的にクリンリネスは店舗運営(外食産業、カフェ業界、宿泊業、整備業界)において
  「いつもきれいになっている」といった意味で使われています。

  事務所などでは基本動作(12項目)がこれにあたります。

  ■クリンリネス(清潔さ、清潔感)

   ほとんどの若いユーザーや女性客はきれいな店舗や工場を好んで求め、きたない
   お店、よごれた工場を敬遠します。

   これは若いユーザーや女性客に限らず、すべてのユーザーに言えることです。

   今では、クリンリネスが店舗や工場を選ぶ時の基準になっています。

   例えば、一日中、いろいろな型式や大きさの車が出入りし、様々な故障を分解し、
   修理する自動車整備業で「クリンリネス(清潔さや清潔感)が確保されている」とは
   どんな状態を指すのでしょうか?

   いくら朝晩全員で一生懸命に工場内を清掃しても、
   肝心のお客様が見る日中はリフト回りを中心に
   部品や工具が散乱しています。

   入庫がたくさんあって忙しく、盛業中のお店や
   工場ほどクリンリネス確保(常に清潔感あふ
   れる店作り)は難しい問題と言えます。

  □クリンリネスができていない
   1.大切なお客様が来店されても「来客専用
     駐車場」が設定してなかったり、あっても
     そこには修理車や代車が置きっぱなしに
     なっている

   2.フロントのカウンターの上に、雑然と商品やチラシが置いてあるし、待合コーナー
     の机には先客が使った湯飲みが片付けてなかったり、椅子には新聞や雑誌が散
     らかっている

   3.工場内は全体に暗くて、壁には部品や工具が雑然と掛けてあり、リフト回りには取
     り外した部品、使用中の工具、これから使う部品が所狭しと置いてある

   4.駐車スペースには、完成車、待機車両、代車やサービスカー、個人車両が前向き、
     後向き構わず雑然と置いてある

   5.工場の周囲には、ドラム缶やペール缶、古タイヤにバッテリー、取り外した板金物
     などが未整理のまま、風雨にさらされている

  □峻別
   1.パブリックスペース(お客様スペース)
     お客様専用スペースであり、最高度のクリンリネスを確保し、プライベートスペース
     としての混用を避け、整理整頓、清潔清掃に留意し、お客様に見られることを前提
     としつつ、くつろげるスペース作りをします。

      ・事務室、受付カウンター、商談コーナー、待合スペース、カタログラックや
       部用品展示ショーケース、ポスターボード、社員の執務スペースなど。

   2.プライベートスペース(社員のためのスペース)
     社員が更衣したり、食事や休憩したりするスペースは当然必要です。

     さらに書類や物品の格納庫や会議室などもプライベートスペースになります。

      ・休憩室(昼の食事と休憩、午後の休憩時間にはここでゆっくりと寛ぎ、疲れを取
       れるような配慮が必要です。)

  □クリンリネス向上維持3つのステップ
   クリンリネス(清潔さや清潔感の維持向上)には整理整頓と清掃の実行が不可欠です。

    1.整理整頓(不要な物を捨てる)
      社内では毎日毎日多くの不要物が発生します。

      ゴミのように誰が見ても「捨てられる」ものばかり
      ではありません。

      廃棄を即断する最も難しい代表は「大物部品の
      コア」や「補修し再利用可能な板クリンリネス1.jpg金物」などです。

      あれも必要、これも必要と保管しておくと場所も取
      られますし、工場内は一層雑然としてしまいます。
      責任者が判断し本当に必要と思われるもの以外
      は勇気を持って廃棄します。

     2.整理整頓(残した必要な物の置き場所を決める)
       第一ステップで不要な物を捨てたら、第二ステッ
       プは、残された必要なものについてお客様から
       見て心地よく感ずる置きかたと使う社員から最も
       便利で効率的な場所に配置を決定する。

       従来はとかく社員にとって便利なところに優先配
       置してしまうため、お客様の目からは整理整頓が
       悪いと見えていました。

     3.整理整頓(使ったら必ず元に戻す習慣付け)
       合理的な置き場所を考え決めても、使った社員全員が使用後に必ず元に戻す
       習慣がつかないと、翌日からすぐ乱雑になって整理整頓全体が元の木阿弥と
       なり、ステップ1、2でいくら努力してもクリンリネス状態を保つことはできま
       せん。

       最終的にクリンリネス維持向上にとって「社員のしつけ」が最も重要に
       なります。

  □整理整頓の3ステップ
   どこの工場、店舗でも「朝晩の清掃」は当たり前として実行されています。

   ここではその方法見直しについて考えてみたいと思います。

    1.床をきれいにするだけでは清掃ではない
      多くの工場・店舗の朝晩の清掃方法を見ますと、床の汚れをなくすことが主眼の
      清掃です。

      クリンリネス維持向上を目的とした朝晩の清掃は
      (1)整理整頓3つのステップを基準にして不要な物が新たに発生してないか、決
        められたところにキチンと物は置かれているかをチェックする

      (2)床はもちろん、壁や天井も含め徹底してきれいにすることを意味します。

    2.ストール回りは一台完成ごとに清掃する
      作業を完了したらその都度ストール周辺を清掃することも大切です。

      作業に使った工具や部品、消耗品などを元に戻し、次の作業を行うために清掃
      します。

      床やリフトに油は付着していないか、小さい部品が足元に散乱していないか、作
      業場は汚れていないか、次の作業を安全快適にスピードをもって行う準備でも
      あります。

      事務室内でお客様が帰った都度、応接セット回りを清掃するのも同じです。

      灰皿を洗い、出した湯飲みを片付け、使った読み物などを所定の位置に戻し、
      次のお客様を迎える万全の準備をするのは当たり前のことです。 

    3.汚さない習慣が完成段階
      汚すから清掃が必要になるのです。

      汚さなければ清掃したままの状態が維持できます。

      店舗や事務所のようにお客様が来店されて、そのお客様が汚すような場合に清
      掃は必要ですが、工場のように社員しか使わないところは汚さなければ清掃も
      不要になります。

      全く汚さずに仕事はできないかも知れませんが、クリンリネス維持には、「汚さな
      いような仕事の仕方を身につける段階」が最終段階と言えます。

   参考にクリンリネスチェックシートを載せておきます。   

 

 

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