□社内会議への不満

　　　関係者が集まり何らかの問題について情報の交換を行ったり、議論を戦わせな
　　　がら共通の結論を導き出す場として、「社内会議」（以下「会議」）は企業活動の
　　　「肝」といえます。

　　　しかし、「部課長会議」「販促会議」などの公式的な会議だけではなく、非公式な　
　　　ミーティングなどもあり、「会議数が多すぎるな」と感じている人は少なくない。

　　　また、会議の進行についても「時間がかかりすぎる会議」も少なくないでしょう。

　　　こうした企業では、「ムダな会議の削減」「開催する会議については限られた時間
　　　で活発な議論が交わされる会議の実現」を図り、“会議の効率化”を進める必要
　　　があります。

　　　しかし、会議そのものは企業活動において欠かせないものですから、ただやみく
　　　もに会議の効率化に取り組むと、業務に支障を来しかねません。

　　　会議が効率的で形骸化されないためには、参加者全員が共通の会議ノートを使
　　　用することで意識統一や伝達の明確化が図れます。

　　□今すぐに実践できる会議効率化のポイント

　　　従って、会議の効率化を図る際には、さまざまな点に注意を払いながら進めてい
　　　く必要があります。

　　　以降では「今すぐに実践できる社内会議効率化のポイント」として4点について紹
　　　介します。

　　□４つの会議効率化のポイント

　　　1．会議数の削減は“伝達会議”から手をつける」

　　　　　（1）会議の目的

　　　　　　　会議の効率化を図る際の第一歩は、ムダな会議を削減することです。

　　　　　　　その際には会議の種類を把握した上で、削減すべき会議を検討します。

　　　　　　　一般的に、会議はその目的に応じて以下の4つに大別できます。

　　　　　　　①伝達会議

　　　　　　　　　経営方針の周知徹底や業況の報告など、情報の伝達・共有化・
　　　　　　　　　確認などを行うための会議

　　　　　　　②課題解決会議

　　　　　　　　　クレーム対策など、緊急かつ重要な問題に関して具体的な解決
　　　　　　　　　策の検討などを行うための会議

　　　　　　　③調整会議

　　　　　　　　　部門間などの利害調整などを行うための会議

　　　　　　　④決定会議

　　　　　　　　　討議などを通じてまとめられた議案について正式決定を行う
　　　　　　　　　ための会議

　　　　　（2）IT活用で伝達会議を削減する

　　　　　　　これらの中で、最も削減しやすい会議は伝達会議です。

　　　　　　　なぜなら、情報の伝達などが主目的であれば、わざわざ会議を開催しなく
　　　　　　　とも、通達など紙ベースの媒体に加え、電子メールや社内イントラネットを
　　　　　　　活用した掲示板など、多様化した情報伝達ツールを上手に活用することで
　　　　　　　原則的に代替することができるからです。

　　　　　　　このため、議題などを個別に検討しなければ、会議開催の要否について判
　　　　　　　断することが難しい他の3つの会議に比べて、代替手段のある伝達会議は
　　　　　　　廃止しやすいといえます。

　　　　　　　とはいえ、伝達会議にも「直接顔を合わせて話すことによって、しっかりと
　　　　　　　情報などを伝達することができ、周知徹底を図ることができる」という
　　　　　　　メリットはあります。

　　　　　　　ですから、伝達会議だからといってそれらをすべてなくす必要はない。

　　　　　　　そこで、伝達会議については「原則として会議は開催しない」とし、特別な
　　　　　　　事情や目的などがある場合については例外的に会議を開催すればよい。

　　　2．焦点を絞った議題を設定する　　

　　　　　開催する会議については、限られた時間の中で活発な議論が交わされ、実の
　　　　　ある議論が行われるように工夫する必要があります。

　　　　　その際に、まず行わなければならないのは会議の議題を絞り込むことです。

　　　　　例えば「業績不振の中で、どのような対策を講じるべきか」という議題が示され
　　　　　た場合、売り上げ向上策を考える人もいれば、コスト削減策を考える人もいる
　　　　　でしょう。

　　　　　また、特定の事業部門を対象に考える人もいれば、個別の商品について考え
　　　　　る人もいるかもしれません。

　　　　　このように議題が大きすぎる（あいまいすぎる）と論点がぼやけてしまいます。

　　　　　これでは、せっかく会議を開催しても参加者の視点がばらばらで、活発な議論　
　　　　　が期待できない上、ムダな時間ばかりが過ぎることになってしまいます。

　　　　　従って、会議を効率的にするためには、「業績不振を打開するために、A商品
　　　　　の売り上げ向上策を検討する」というようにできるだけ、具体的な議題に絞り
　　　　　込むことが重要です。

　　　　　こうした問題は、特に課題解決会議や調整会議などで起こりがちなので、注意
　　　　　する必要があります。

　　　3．関連資料は数日前に配布する

　　　　　効率的な会議を実現するためには事前準備をしっかりすることも不可欠です。

　　　　　中でも、多くの人が気づいていながら、意外と実践できていないのが「関連資
　　　　　料の事前配布」です。

　　　　　「ほかの仕事が立て込んでいて、関連資料の作成が会議当日にならないと終
　　　　　わらない」などといった理由で、関連資料を会場で配布している会議というの
　　　　　は誰もが経験したことがあるでしょう。

　　　　　しかし、これでは貴重な会議の時間を「資料を読む」ために費やさなければな
　　　　　りません。

　　　　　また、限られた時間内での不十分な理解に基づく議論では、充実した議論は
　　　　　期待できません。

　　　　　関連資料は、遅くとも会議の2〜3日前には参加者に配布することです。

　　　4．トップマネジメント自らが率先垂範

　　　　　会議は部門レベルやプロジェクトレベルなど社内の至る所で行われています。

　　　　　従って、会議の効率化を図るためには、広く社内に対して会議の効率化に対
　　　　　する意識付けを行うことが不可欠です。

　　　　　この点においてはトップマネジメントが果たすべき役割は決して小さくない。

　　　　　社内に会議の効率化の必要性を説くことはもちろんだが、自らが出席依頼を
　　　　　受けた会議については、担当者に「今回の会議の議題を説明してください」「関
　　　　　連資料は、会議の3日前までに持ってくるようにしてください」などと働きかける
　　　　　ようにして、上記のポイントを自らチェックするなどして率先垂範してください。

　　　　　また、トップマネジメントが出席しない会議についても折をみてチェックしてみる
　　　　　ことも忘れないようにしてください。

　　　　　例えば、自身が出席しなくとも、開催する旨の報告を受ける会議、あるいは会
　　　　　議の結果のみ報告を受ける会議などを対象に、上記で紹介したポイントを
　　　　　チェックしてみるとよいでしょう。

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