会議で「何か意見のある人」と問いかけをしても、返事がまったく返ってこないことはよく
　　あることです。

　　そういう時は、会議の場が上手くつくられていないのかもしれません。

　　　「場」とは、物理的な環境だけではなく、会議に集まる人材のピックアップや
　　会議の事前準備、始まってからの雰囲気づくりなどの総体を差します。

　　会議に対する参加感や期待感が高い状態が「場がつくられている状態」です。

　　会議で好ましいのは意見を出し合える状態です。

　　発言が少なくて、進行役が「自由に発言を」と促す会議の方が多いとしても、考えて　
　　ほしいのは、本当に「自由に発言」していいのかということです。

　　会議の開始時に「俺、忙しいんだよね」と出鼻をくじかれる。

　　または、紆余曲折の後、まとめに差し掛かったときに「俺はやっぱりその方向性は気に
　　くわない」と議論を蒸し返される。

　　あなたが進行役だとしたら、非常に困る状況です。

　　そういう状況をつくらないように、参加者は大人になる必要があります。

　　全力を尽くして情熱的に会議に参加し、進行に従って理知的に振る舞う。

　　そういう人材を必要とするのが、会議という場所です。

　　□会議という場の形成

　　　会社の人材を眺めてみると、「全力を尽くして情熱的に会議に参加し、進行に従って
　　　理知的に振る舞う」ことができそうな人ばかりでないのは、すぐに気付くと思います。

　　　組織の中にはいろいろな人がいます。

　　　その人たちの持っている能力、主に提案・調整に関する能力を、一定の手続きに
　　　則ることで、十二分に引き出せるようにするのが冒頭に述べた「場がつくられて
　　　いる状態」の会議です。

　　　会議には、問題を解決する会議、報告をする会議、アイデアを出し合う会議など、
　　　さまざまな目的がありますが、いずれにしても「場がつくられている状態」に
　　　することは、会議を有効なものにするためには不可欠です。

　　□お互いを信頼し合う状態にする

　　　会社のメンバーは、一緒に仕事を進めていく仲間であり、競争相手。

　　　また人が集まれば派閥もできます。

　　　そんな中で、会議を「場がつくられている状態」にするために一番大切なのは、参
　　　加者がお互いに信頼し合っていることです。

　　　そのためには会議の進行役を扇の要として、安心の輪を広めていく必要があります。

　　　安心は、信頼感を高める大きな足がかりとなります。

　　　会議に対する安心感を高めるには、会議は安心できる場所であるということをア
　　　ピールすることであり、大きく分けて以下の3つの方法があります。

　　　　１．会議は安心できる場所であると明言する

　　　　　　会議で発言するのは怖いものです。

　　　　　　バカにされるのではないか、へんなことを言っているのではないか、
　　　　　　良い格好をしていると思われるのではないか。

　　　　　　自分が発言しても結局大勢は変わらないのではないか。

　　　　　　そういう怖れは、会議の参加者の中に忍び込み、伝播し、まん延します。

　　　　　　この感覚を、会議という場所から取り去る必要があります。
　
　　　　　　一番簡単なのは、そういう怖れを抱かなくても良いということを折に触れて、
　　　　　　明言していくことです。

　　　　　　「誰も、他の人の発言をバカにしないこと」「みんなの意見を平等に尊重しま
　　　　　　す」「どんなことを言っても大丈夫だよ」などと言うのが効果的です。

　　　　　　特に同じメンバーで繰り返される会議であれば、遅効性ではあるものの、もっ
　　　　　　とも浸透する方法です。

　　　　２．進行役が、メンバーの発言に対する肯定表現を行う

　　　　　　メンバーが発言したとき、あるいは議論に参加したとき、進行役が肯定的な
　　　　　　態度を示すことです。

　　　　　　適切なうなずきや質問、まとめなどが、これに当たります。

　　　　　　感謝の意を表するのも肯定的な反応になります。

　　　　　　「ご意見ありがとうございます」「新しい視点ですね」などの言葉で表しても
　　　　　　よいでしょう。

　　　　３．会議を構成しておく

　　　　　　先ほども述べたとおり、会議にはさまざまなタイプがあります。

　　　　　　その会議の目的に従って、会議の流れを構成しておくということも大切です。

　　　　　　これらの作業を進行役が粘り強く行っていくと、会議参加メンバーがしだいに
　　　　　　感化されてきます。

　　　　　　さらに参加者全員が共通の会議ノートを使用することで意識統一や伝達の
　　　　　　明確化が図れます。

　　　　　　会議のありかたや肯定表現を、メンバー同士で行えるようになると、集団で
　　　　　　行う仕事である「会議」の成果を最大化する環境が構築されてきた証拠です。

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