新人()社員教育


  ■仕事の基本

   まず初めに教えることは、仕事の基本です。

   仕事の始まりは「指示を受けること」であり、仕事の終わりは「報告すること」です。

   正しい指示を与えるためには、必ずメモ帳を用意する習慣をつけさせ、無意識にメモ
   を取る習慣をつけさせることです。

   次にメモを正しく取ることが必要となります。

   あなたが新人に出す指示が最終的にどのような結果を求めているかを明確にする
   ことです。

   そのためには、

    1)指示されたことの期限の確認をさせる

    2)期限とは別に上司が資料を事前にチェックする時間が必要であることを確認
      をさせる

    3)指示した内容(仕事)を完成させたときのフォームを確認させる
      ワープロか手書きでよいのか、部数は、用紙サイズは

    4)指示した仕事の目的が何かを明らかにする

    5)指示した内容に必要なサポート(協力依頼できる人、資料 等)


   指示を与える際には、「当然わかっているはずだ」と、判断しないことです。

   新人には理解できなかったり、知らないことが多いと認識すべきです。

   わからない点があれば質問させることを徹底し、詳しく丁寧に伝えることが必要です。

   そして、このような段取りで仕事をすれば、指示した内容の成果物を仕上げることが
   できるという仕事の成功イメージを持たせることが重要です。

   指示を終えたら、指示内容をきちんと理解したかどうかを確認するためにも復唱させ
   ます。

   「報告」については

    1)ひとつの業務が終わり次第タイムリーに報告するようにさせる

    2)結論から先に報告させる

    3)自身ですべてやろうとさせず、できなければ早めに報告させ、指示をあおぐこ
      とを徹底させる


   あなたは以上のことを勘と経験でやるのではなく、手順書を作成し、活用すること
   でお互いのムリ・ムダ・ムラを省くことができるようになります。

  □「報告、連絡、相談

   仕事魔は報告魔と言われるように、良い仕事をしている時は必ず報告が次から次に
   入るものです。

   「ホウレンソウが会社を強くする」という本も出版されたくらい、会社に於いてはこの
   報告・連絡・相談が信頼のコミュニケーションパイプそのものとなります。

   報連相を自社(店)に確立(習慣化)させるためには「受動的報連相」から
   「能動(自主)的な報連相」へと意識を変えていくために、「何について、いつまでに、
   どのように報告する」という「型にはめるための指導」が欠かせません。

   ○報連相の仕組みづくり事前チェック
    社(店)内における「報連相の仕組み」は多くのメリットをもたらしてくれます。
    例えば、コンプライアンス、基本動作、苦情対応、CS 等。

     ・定期報告の基準となる日報があるか?

     ・ルールどおりにきちんと報告がなされているか?

     ・クレームなど緊急報告事項の基準があるか?

     ・社内メールの工夫など、効率的な情報伝達の仕組みがあるか?

     ・全社員が適切な報連相が会社を成長させるという認識を持っているか?

     ・社員の具体的な行動基準となる規定があるか?

     ・定期報告のルールがない、あるいは、あいまいになっていないか?

     ・報告しない部下を放置していないか?

     ・緊急度の判断は部下に任せっぱなしになっていないか?

     ・緊急時のルールがなく、上司不在の場合はそこで情報が止まっていないか?
     ・報連相への関心が薄く、自分だけの仕事をすればよいとする雰囲気がないか?

     ・組織人としての常識を社員に任せきりにしていないか?

     ・人間関係がぎくしゃくし、社員間にほかの人と関わりたくないという雰囲気が
      ないか?

   1.報告の種類

     (1)事前報告

       行動を起こす前に、計画の主旨、目的、並びに予測される結果を確認する。

     (2)中間報告

       中間時点の進行状況と終了までの見通しを報告し、上司から判断を伺う。

     (3)終了報告

       結果→経過→内容→対策の順序で報告する。
       (文書による報告が一般的です)

     (4)異常報告

       異常事態の報告では迅速な報告と対応が不可欠です。
      (クレーム処理は、イの一番に行動せよ)

       ◎報告する基本的な話し方は、結論→経過・内容→対策であり、
        口頭・文書・TELによる各々の手法にも共通する基本である。


   2.報告の準備

    (1)「なに」を「だれ」に報告するのか

    (2)報告の筋道と要点を決める

    (3)口頭でよいか、報告書にするか

    (4)必要であれば実物、図書、資料を準備

    (5)実例を調べる

    (6)報告する「とき」と「こころ」を考える

    (7)口頭報告の場合は、必ず報告に行く相手の都合を聞き、アポイントを取る

   3.どんな場合に報告するか

    (1)仕事が終了したら直ちにする

    (2)長期に渡る仕事の場合は中間で

    (3)特別な事が起こって、状況が著しく変化した時

    (4)仕事が予定より長引くとき

    (5)結果の見通しが付いたとき

    (6)会議、打ち合わせ、出張から帰った時


   4.報告書を必要とするとき

    (1)複雑な内容のとき

    (2)数字が必要なとき

    (3)記録を残す必要があるとき

    (4)関係先(社内・外)に報告するとき


   5.報告の仕方

    (1)命令した人へ

    (2)結果→経過→内容→対策の順に

    (3)事実を正しく、要点を強調して

    (4)簡単、明確、具体的に

    (5)報告を受ける立場に立って

    (6)情報、資料の出所を明示する

   6.口頭・電話による報告

    (1)報告する前に相手の都合を確かめて

    (2)相手が立っている場合は立って行う

    (3)くずれた態度、言葉づかいをしない

    (4)落ち着いて要点を報告する

    (5)相手の理解度を確かめながら行う

    (6)特に電話報告は、先に資料をFAXしてから

  □報告内容のまとめ方

   ●5W3Hでまとめると良いでしょう。

    (1) When     (いつ)

    (2) Who      (誰が)

    (3) Where     (どこで)

    (4) What      (何を)

    (5) Why       (なぜ)

    (6) How to       (どのように)

    (7) How much   (いくらで)

    (8) How many  (いくつ)

   ◎以上のポイントは、報告方法が文書・口頭・TELであっても基本となります。

    ポイントが重複したり、抜け落ちたりしないように注意することです。

                                                          
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