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新人(入)社員教育 |
まず初めに教えることは、仕事の基本です。 仕事の始まりは「指示を受けること」であり、仕事の終わりは「報告すること」です。 正しい指示を与えるためには、必ずメモ帳を用意する習慣をつけさせ、無意識にメモ 次にメモを正しく取ることが必要となります。 あなたが新人に出す指示が最終的にどのような結果を求めているかを明確にする そのためには、 1)指示されたことの期限の確認をさせる 2)期限とは別に上司が資料を事前にチェックする時間が必要であることを確認 3)指示した内容(仕事)を完成させたときのフォームを確認させる 4)指示した仕事の目的が何かを明らかにする 5)指示した内容に必要なサポート(協力依頼できる人、資料 等)
新人には理解できなかったり、知らないことが多いと認識すべきです。 わからない点があれば質問させることを徹底し、詳しく丁寧に伝えることが必要です。 そして、このような段取りで仕事をすれば、指示した内容の成果物を仕上げることが 指示を終えたら、指示内容をきちんと理解したかどうかを確認するためにも復唱させ 1)ひとつの業務が終わり次第タイムリーに報告するようにさせる 2)結論から先に報告させる 3)自身ですべてやろうとさせず、できなければ早めに報告させ、指示をあおぐこ
仕事魔は報告魔と言われるように、良い仕事をしている時は必ず報告が次から次に 「ホウレンソウが会社を強くする」という本も出版されたくらい、会社に於いてはこの 報連相を自社(店)に確立(習慣化)させるためには「受動的報連相」から ・ルールどおりにきちんと報告がなされているか? ・クレームなど緊急報告事項の基準があるか? ・社内メールの工夫など、効率的な情報伝達の仕組みがあるか? ・全社員が適切な報連相が会社を成長させるという認識を持っているか? ・社員の具体的な行動基準となる規定があるか? ・定期報告のルールがない、あるいは、あいまいになっていないか? ・報告しない部下を放置していないか? ・緊急度の判断は部下に任せっぱなしになっていないか? ・緊急時のルールがなく、上司不在の場合はそこで情報が止まっていないか? ・組織人としての常識を社員に任せきりにしていないか? ・人間関係がぎくしゃくし、社員間にほかの人と関わりたくないという雰囲気が (1)事前報告 行動を起こす前に、計画の主旨、目的、並びに予測される結果を確認する。 (2)中間報告 中間時点の進行状況と終了までの見通しを報告し、上司から判断を伺う。 (3)終了報告 結果→経過→内容→対策の順序で報告する。 異常事態の報告では迅速な報告と対応が不可欠です。 ◎報告する基本的な話し方は、結論→経過・内容→対策であり、
(1)「なに」を「だれ」に報告するのか (2)報告の筋道と要点を決める (3)口頭でよいか、報告書にするか (4)必要であれば実物、図書、資料を準備 (5)実例を調べる (6)報告する「とき」と「こころ」を考える (7)口頭報告の場合は、必ず報告に行く相手の都合を聞き、アポイントを取る (1)仕事が終了したら直ちにする (2)長期に渡る仕事の場合は中間で (3)特別な事が起こって、状況が著しく変化した時 (4)仕事が予定より長引くとき (5)結果の見通しが付いたとき (6)会議、打ち合わせ、出張から帰った時
(1)複雑な内容のとき (2)数字が必要なとき (3)記録を残す必要があるとき (4)関係先(社内・外)に報告するとき
(1)命令した人へ (2)結果→経過→内容→対策の順に (3)事実を正しく、要点を強調して (4)簡単、明確、具体的に (5)報告を受ける立場に立って (6)情報、資料の出所を明示する (1)報告する前に相手の都合を確かめて (2)相手が立っている場合は立って行う (3)くずれた態度、言葉づかいをしない (4)落ち着いて要点を報告する (5)相手の理解度を確かめながら行う (6)特に電話報告は、先に資料をFAXしてから ●5W3Hでまとめると良いでしょう。 (1) When (いつ) (2) Who (誰が) (3) Where (どこで) (4) What (何を) (5) Why (なぜ) (6) How to (どのように) (7) How much (いくらで) (8) How many (いくつ) ポイントが重複したり、抜け落ちたりしないように注意することです。
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静岡・愛知県内、東京周辺を中心に中小規模企業の問題解決支援としてマーケティング・業務改善・リスクマネジメント
企業運営に欠かせない3つの仕組みづくりを支援いたします。
経営者にとって重要課題は会社をつぶさないことです。
しかし、毎年1万件以上の中小企業が倒産に見舞われています。
「知っていれば」「対策を講じていれば」倒産せずに済んだはずの企業が数
多くあったことを、私どもは見聞きしております。
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ことのないよう、私ども専門家集団は事業運営に欠かすことのできない
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