業務のシステム化

  ■業務のシステム化

   Work smarter, not harder.
   (首から下を使って働くのではなく、首から上を使って働こう)

   なぜシステム(マニュアル)化をしなければならないのか?

   顧客を獲得した後、その顧客をサポートしていく強固な組織体制を持つためには、 
   業務のシステム化が必須です。
    
   システム化を行うことによって、小数の限られた組織であっても収益を確保できる体制
   にすることができるのです。

   また社員がストレスを感じることなく、効率的に仕事ができる労働環境が整えられます。

   売上が伸びると、人を採用することで各人の業務が滅って余裕がでてくると考えがち
   ですが、実際は逆で、社員数に比例して、業務は複雑化し、仕事量が増えるという状況
   に陥るのです。

   その結果、売上は伸びるが社員の忙しさは変わらず、収益率は悪くなる一方です。

   マニュアル化 = 業務のシステム化です。

   つまり、誰に代わっても同じ結果をだせるシステムをつくることです。

   業務システム化の典型はマクドナルドに見ることができます。

   マクドナルドは、どの店にいっても対応も味も変わらない。

   しかもその均一なサービスを提供している担い手は、アルバイトの社員です。

   つまりマニュアルを通して業務をシステム化することにより、経験の少ない社員を使っ
   ても十分な仕事ができるようにしているのです。

   このように誰でもできるシステムを作ってしまえば、組織が柔軟に拡大できるから、
   急速な成長にも対応できることになります。

   多くの会社は日々の業務に追われ、マニュアルを作ったり、研修をする時間をとる
   ことができません。

   結果、「仕事は自分で覚えるものだ」といって、新人をほったらかしにしてしまいがち
   です。

   自分で覚えないような人間は「だめなのだ」と考えがちになるのです。

   業務システムなど一切作らず社員に対して、時間がたてば自然に仕事を覚えて、自分の
   代わりになってもらえるだろうと期待するのです。

   しかし現実には、いつになってもトップ・幹部の望むような「人財」になりません。

   少しでも込み入った内容になると、対応できず、すぐに質問してくるので、説明するより
   は自分でやった方が早いので、自分でやってしまう。

   結果的に社員はいつまでも仕事を覚えないという悪循環にはまってしまいます。

   「仕事ができる、できない」は社員当人の能力であると片付けられ、評価されてしまって
   います。

   仕事を覚えないのは、社員の能力のせいではなく、覚えさせる機会を与えていなかった
   のです。

   代理店の多くが、毎週1 回、業務の改革・改善ミーティングと称し、現在の業務の
   問題点と解決策を、全員で議論しています。

   すると「日々の営業成績を壁にはろう!」「営業レポートの作成を自動化しよう!」 
   「日報の記載を紙から、コンピュータで見られるようにしよう」と様々な改善策が社
   員から出されます。

   しかし、決して実行できていないでいます。

   その理由を考えると、まず忙しいということである。

   関係する社員のスケジュールを合わせ、打ち合わせをするだけでも難しい状況です。

   さらに中長期にわたる業務改善は計画が必要になるので、計画を作成するのに時間
   がかかる。

   計画はできたが、計画を進めるためには常にチェック・コントロールするコーチが必要
   になってきます。

   「業務を改善しよう!」と声をあげるまではいいのだが、ほぽ100%実行できない。

   結局、効果が上がらないので、業務改革ミーティング自体、尻すぽみになり中止に
   なってしまうのです。

   簡単なものでいいから、仕事のやり方を明確に伝えていくマニュアルがあれば、短期
   間で仕事を覚えるようにできます。

   簡易マニュアルを作ることによって、考えもしなかったメリットを得ることができます。

    1.研修時間が短くても、効率的に商品を覚える。

    2.「仕事の品質」が「人の品質」によってあまり左右されなくなる。

    3.現状が明確化されるので、問題点を改善させることがスムーズである。

    4.「役割分担」* ができることで、トップ・幹部はより考える仕事に集中できるよ
      うになる。

    5.役割分担の確立により無理なく増員ができる。
            * 役割分担:「人に仕事を付ける」から「仕事に人を付ける」やり方

   完璧を目指したマニュアルづくりはムダです。

   マニュアルというのは、完璧である必要はありません。

   要するに、仕事の内容を明確化して、第三者でも仕事の流れを短時間に把握できる
   ようにすることが目的です。

   業務のシステム化に終着点はありません。

   事業を営む限り、常に改善し続けていくものです。

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