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業務のシステム化 |
■業務のシステム化 Work smarter, not harder. なぜシステム(マニュアル)化をしなければならないのか? 顧客を獲得した後、その顧客をサポートしていく強固な組織体制を持つためには、 また社員がストレスを感じることなく、効率的に仕事ができる労働環境が整えられます。 売上が伸びると、人を採用することで各人の業務が滅って余裕がでてくると考えがち マニュアル化 = 業務のシステム化です。 つまり、誰に代わっても同じ結果をだせるシステムをつくることです。 業務システム化の典型はマクドナルドに見ることができます。 マクドナルドは、どの店にいっても対応も味も変わらない。 しかもその均一なサービスを提供している担い手は、アルバイトの社員です。 このように誰でもできるシステムを作ってしまえば、組織が柔軟に拡大できるから、 多くの会社は日々の業務に追われ、マニュアルを作ったり、研修をする時間をとる 自分で覚えないような人間は「だめなのだ」と考えがちになるのです。 業務システムなど一切作らず社員に対して、時間がたてば自然に仕事を覚えて、自分の しかし現実には、いつになってもトップ・幹部の望むような「人財」になりません。 結果的に社員はいつまでも仕事を覚えないという悪循環にはまってしまいます。 「仕事ができる、できない」は社員当人の能力であると片付けられ、評価されてしまって 仕事を覚えないのは、社員の能力のせいではなく、覚えさせる機会を与えていなかった すると「日々の営業成績を壁にはろう!」「営業レポートの作成を自動化しよう!」 しかし、決して実行できていないでいます。 関係する社員のスケジュールを合わせ、打ち合わせをするだけでも難しい状況です。 さらに中長期にわたる業務改善は計画が必要になるので、計画を作成するのに時間 計画はできたが、計画を進めるためには常にチェック・コントロールするコーチが必要 結局、効果が上がらないので、業務改革ミーティング自体、尻すぽみになり中止に 簡単なものでいいから、仕事のやり方を明確に伝えていくマニュアルがあれば、短期 簡易マニュアルを作ることによって、考えもしなかったメリットを得ることができます。 1.研修時間が短くても、効率的に商品を覚える。 2.「仕事の品質」が「人の品質」によってあまり左右されなくなる。 3.現状が明確化されるので、問題点を改善させることがスムーズである。 4.「役割分担」* ができることで、トップ・幹部はより考える仕事に集中できるよ 5.役割分担の確立により無理なく増員ができる。 マニュアルというのは、完璧である必要はありません。 要するに、仕事の内容を明確化して、第三者でも仕事の流れを短時間に把握できる 業務のシステム化に終着点はありません。 事業を営む限り、常に改善し続けていくものです。
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静岡・愛知県内、東京周辺を中心に中小規模企業の問題解決支援としてマーケティング・業務改善・リスクマネジメント
企業運営に欠かせない3つの仕組みづくりを支援いたします。
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