情報漏えいを防止する秘密(機密)保持契約書


  ■従業員の秘密(機密)保持義務と契約書の必要性

  □従業員の秘密(機密)保持義務
   ここ数年、企業の情報漏洩に関するニュースが後を絶ちません。

   顧客情報、技術情報、経営情報、個人情報など従業員の故意にせよ紛失や盗難と
   いった過失にせよ、それらの秘密情報が外部に漏れて悪用された場合の損失は計り
   知れません。 

   情報漏洩に対する一層の対策が求められるなか、多くの会社では就業規則に秘密
   (機密)保持義務を定めていると思いますが、それだけでは十分とはいえません。

   なぜなら、「従業員は会社の秘密を漏らしてはならない」という条文だけでは、どの
   情報が秘密(機密)情報であるのかが特定できず、また、秘密情報の管理・使用方法
   などがルール化されていないと、日常業務における情報の取り扱いもずさんになり、
   情報漏洩を招きやすくなってしまうためです。 

   まずは、どんな情報が「秘密情報」に該当するのかを明確にしたうえで、従業員への
   周知を徹底し、それらの情報を「秘密扱い」として取り扱うことが重要です。

   そのようにして情報管理を徹底し、従業員の意識を高めるために有効なのが「秘密
   保持契約書」です。

   この契約書は、基本的には入社時に取り交わしますが、それ以外にも昇進、転勤、
   配置転換、重要プロジェクト参加時、そして退職時などのタイミングでも取り交わして
   おくべきです。

   なお、いずれの時点で取り交わすにせよ、在職中のみならず退職後の守秘義務に
   ついても明記しておくことは必須です。

  □退職者の秘密(機密)保持義務 
   転職やヘッドハンティングなど、雇用の流動化が活発になっている現在、退職者に
   よる情報漏洩の可能性も念頭におかなくてはなりません。 

   秘密書類などをすべて返還させるとともに、ほかに一切秘密書類などを保持していな
   いかを確認するのはもちろん、在職中に知り得た秘密情報を退職後も決して漏らさな
   いよう誓約させるために、改めて秘密保持契約書を取り交わしておくべきです。

   万が一、違反があったときの責任追及のみならず、労働契約終了後の守秘義務に
   関する明確な根拠となります。

   なお、いかなる情報が「秘密情報」であるのかを明確に記しておくことが不可欠です。

  □不正競争防止法による保護 
   会社が費用と時間をかけて蓄積した営業秘密を保護するのが不正競争防止法です。

   これは、会社の財産ともいえる営業秘密が競争相手に漏れて大きな損失を受けぬ
   よう、不正な方法で営業秘密を取得し第三者に開示したり自ら使用したりする行為を
   禁止する法律で、従業員や退職者による営業秘密の侵害があった場合には損害賠償
   などを請求することができます。 

   ただし、保護される営業秘密は、一般に入手が困難で、事業活動に有用かつ秘密
   扱いとして管理されているものに限られるため、情報セキュリティ対策を万全にして
   おく必要があります。

  秘密(機密)保持規定作成のポイント 
   社内における情報管理の徹底および守秘義務に対する意識を高めるためにも、従業
   員との間に秘密保持契約を結ぶことはとても重要です。

   しかし、秘密保持契約書のなかにすべてのルールを記そうとすると、文章量が膨大と
   なるだけでなく、その時々で変化する状況にも対応しづらくなりがちです。 

   そこで、秘密保持契約書の元となる秘密保持規定を作成し一元的に管理をすれば、
   改定などがあった際にも柔軟に対応することが可能です。 

   秘密保持規定に規定しておくポイントは次のとおりです。
    ・規定の目的・秘密情報の定義、対象となる情報、従業員の範囲
    ・秘密情報の管理方法(漏洩の禁止、アクセスの制限、パスワード管理、廃棄等)
    ・秘密情報の使用方法(使用者の制限、第三者に秘密情報を提出する際の措置等)
    規定に違反した場合の措置、損害賠償に関する規定

  秘密(機密)保持契約書
   ・入社時の秘密保持契約書 

   ・退職時の秘密保持契約書

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