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会議は重要なコミュニケーション手段 |
経営者や幹部は勤務時間の多くを会議にかけているが、それほどの時間をかけてど 原因は会議が的確に運営されている例がとても少ないのが現状だからです。 会議のほとんどが責任をあいまいにする場として使われているか、お知らせか伝達ま それは会議のルールが守られていないか、参加者が会議のルールを知らないためです。 本来、会議というものは、始まる前に参加者の一人ひとりが大変でも十分な準備をし そのためには、会議のテーマと必要な関連資料が事前に参加者に届けられているこ 一人か少数の常連のみが演説をぶつこともなくなり、参加者全員の意見が公開される そして会議の最後には、何らかの結論が示されることになります。 一般的な会議は、あくまでも教育訓練の手段か、あるいは討論の場でなければならな 言い換えれば、会議はあくまでもコミュニケーションの手段なのです。 つまり、経営意思決定のための会議とコミュニケーションの手段として行なわれる会議 第一、 先に述べたように、会議のテーマと必要な関連資料とが事前に参加者に届いていること。 第二、 会議は当然、定刻に始まらなければ準備を した意味がなくなり、遅刻は許されません。 会議開始の2分前には着席していることも、絶対原則であるのです。 第三、 会議で討論する出席者は7人以内が原則とされ、これ以上多いと適切な討論ができなく 2時間を超えると、討論は堂々巡りになってしまう。 会議の内容は、最初にテーマの提案理由と結論の範囲(程度)を明示することです。 会議は本来、全出席者が発言するものであり、同時に、繰り返し発言の場がなければ 討論を効率よく進めるためには、退席や中座、電話取次ぎは、完全なルール違反とし ・参加者数が多すぎる ・テーマがあいまい ・参加者の事前の準備不足 のいずれかが原因です。 このマイナス点を議長が指摘し、次回はもっと有効に会議が進行するよう注意をして 会議で発言をしない人は、議長が指名して発言を求め、それでも発言がない場合は、 会議は、マネジメントを展開する上で最も重要なコミュニケーションの手段です。 実際、経営者や幹部は勤務時間の4〜8割を会議にかけている。 主任、係長、課長、部長、本部長、取締役と階層を示す肩書きが上がっていくにつ では、それほどの時間をかけてどれだけの効果が上がっているのかと言えば、会議 会議のほとんどが責任をあいまいにする場として使われているのではないだろうか。 そうでない場合は、お知らせか伝達または訓示に終始している。 伝達や訓示だけなら聞き取っておくだけで負担は軽いが、会議の席上しばしば職務 このような大人の会議の実情を家庭で子供に聞かせれば、とたんに親のほうが馬鹿 なぜなら、義務教育では会議の正しいあり方が何度も繰り返しロールプレイングで教 どうして的確な運営ができないのか。 それは会議の原則が守られていないた つまり、会議のあるべき形が理解されて 本来、会議というものは、始まる前に参加 そのためには、会議のテーマと必要な関連資料が事前に参加者に届けられている 一人か少数の常連のみが演説をぶち続けることもなく、参加者全員の意見が公開さ そして会議の最後には、何らかの結論が示されるはずです。 一つは、座長か議長になった人が、次の会合につなげるために今回の論旨をまとめ いま一つは、会議に参加している人びとの中で階層が最も上の大きな権限を持つ立 ただし、ここで表明された上司の意志は会議参加者の直属の部下に対してのみ有効 ところが、会議は何かを決定する場であると思い込んでいる人が多い。 しかし、会議で何かを決定できるのは、株主総会と労働組合大会、取締役会、理事 それ以外の会議は、あくまでも教育訓練の手段かあるいは討論の場でなければなら つまり、経営意思決定のための会議とコミュニケーションの手段として行なわれる会 会議がお知らせや伝達、訓示と化さないためには、参加者全員が共通のノートを使
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